Beschlussvorlage - 0451/08-BV

HANSESTADT ROSTOCK			Nummer
DER OBERBÜRGERMEISTER			0451/08-BV
Beschlussvorlage			Amt
			32,20
Beschlussvorschriften			Datum
§ 51 der Kommunalverfassung MV i. V. mit § 6 (3) Hauptsatzung			25.07.2008
Gremium		Sitzungstermin	Genehmigungsvermerk
Hauptausschuss		23.09.2008 17:00	I, gez. Methling
Beratungsfolge		Sitzungstermin	federführend
Finanzausschuss		28.08.2008 17:00	II, gez. Scholze
Gegenstand			Beteiligt
Außerplanmäßige Bewilligung im Vermögenshaushalt 2008 für das Vorhaben "Kauf und Installation eines Kassenautomaten" in Höhe von 73.000 EUR
bereits gefaßte Beschlüsse	zu ändernde Beschlüsse		aufzuhebende Beschlüsse
Beschlussvorschlag
Die Zustimmung zur außerplanmäßigen Ausgabe im Vermögenshaushalt wird für folgende Haushaltsstelle erteilt:   02.1100.96000001 Installation Kassenautomat   in Höhe von 73.000 EUR   Die Deckung erfolgt aus der Haushaltsstelle 02.5101.98100001 Krankenhaus-Investitionskostenbeitrag in Höhe von 73.000 EUR

 

finanzielle Auswirkungen

Mehrausgabe auf der Haushaltsstelle 02.1100.96000001 in Höhe von 73.000 EUR Deckung aus der Haushaltsstelle 02.5101.98100001 Krankenhaus-Investitionskostenbeitrag in Höhe von 73.000 EUR

 

Begründung

Mit dem Kassenautomat soll sichergestellt werden, dass bare Zahlungsvorgänge für Dienstleistungen, die im Objekt Charles-Darwin-Ring 6 erbracht werden, jederzeit realisiert werden können. Es ist bereits festzustellen, dass geplante Vertretungsregelungen immer wieder durch ungeplante und längerfristige Ausfälle durchbrochen werden. Gerade aber die massenhaften Bezahlvorgänge im Bereich Kfz-Zulassung, aber auch die der anderen Abteilungen, die in diesem Objekt untergebracht sind, bedürfen einer sachgerechten organisatorischen Absicherung.

Diese ist, auch unter Berücksichtigung der mit einer Stellenreduzierung verbundenen Realisierung des kw-Vermerkes für die ehemalige Kassiererstelle 32 11 000 011, nicht mehr gegeben.

Die prioritäre Aufrechterhaltung der Kassenabsicherung während der Öffnungszeiten führte im SG Verwaltung/Haushalt/Fundwesen bereits zu Leistungsausfällen in anderen Aufgabenbereichen, wie z. B. Fundbüro oder Sterbefälle.

Die geplante Installation des Kassenautomaten ist darüber hinaus die Voraussetzung für eine Flexibilisierung der Öffnungszeiten für bestimmte Kundengruppen und Einzelfälle, welche bisher regelmäßig an der fehlenden Kassenabsicherung scheiterte.

 

Die Anschaffung und Installation eines Kassenautomaten war Entscheidungsgrundlage zur Umwandlung eines Wiederbesetzungsvermerkes in einen kw-Vermerk der Kassiererstelle

32 11 000 011.

Der Kassenautomat soll im Rahmen der durch Technik im Amt verfolgten Konsolidierungseffekte menschliche Arbeitskraft durch Technik ersetzen und zur dauerhaften Aufrechterhaltung des Einspareffektes durch die im Februar 2008 weggefallene Planstelle beitragen.

 

 

Nachweis der Mehrausgaben

 

Haushaltsstelle	Haushaltsjahr	Betrag in EUR
02.1100.96000001	2008	73.000
Bezeichnung der Haushaltsstelle
Kauf und Installation eines Kassenautomaten

 

 

Berechnung der Gesamtausgaben

			in EUR
Haushaltsansatz und/oder Haushaltsrest für o. a. Haushaltsjahr			0,00
bisherige genehmigte Ansatzüberschreitungen		+	0,00
neu beantragte Haushaltsüberschreitung insgesamt		+	73.000
Summe der voraussichtlichen Gesamtausgabe		=	73.000

 

 

Begründung der vorgesehenen Mehrausgabe

 

unabweisbar:

 

Seit der Realisierung des kw-Vermerkes für die ehemalige Kassiererstelle 3211000011 im Febr. 2008 steht für die Absicherung der Barzahlungsvorgänge nunmehr nur noch eine Stelle zur Verfügung. Als eine der Voraussetzungen für die Umsetzung des kw-Vermerkes

wurde der Ersatz menschlicher Arbeitskraft durch Technik in Form der Beschaffung und Installation eines Kassenautomaten gesehen.

Mit dem Kassenautomat soll sichergestellt werden, dass bare Zahlungsvorgänge für Dienstleistungen, die im Objekt Charles-Darwin-Ring 6 erbracht werden, jederzeit realisiert werden können.

Bedingt durch die massenhaften Bezahlvorgänge im Bereich KfZ-Zulassung aber auch die der anderen Abteilungen, die in diesem Objekt untergebracht sind - es handelt sich hier um ein durschnittliches Einnahmevolumen von ca. 10 000 EUR an den Öffnungstagen, welches auf hunderte Einzahlungsvorgänge verteilt ist - bedarf die Sicherstellung der Barkassierung zwingend einer sachgerechten organisatorischen Absicherung. Diese ist nach der Stellenreduzierung, verbunden mit der Nichtrealisierung des Projektes „Kassenautomat“, nicht mehr gegeben.

Es ist bereits jetzt festzustellen, dass hilfsweise geplante Vertretungsregelungen immer wieder durch nicht planbare und längerfristige Ausfälle durchbrochen werden.

 

 

 

 

Ggf. möglich erscheinende Alternativvarianten für die Bezahlung, wie z. B. die Einführung eines Lastschriftverfahrens oder die einzelfallbezogene Rechnungslegung mittels Kostenbescheids an die Kostenschuldner, ist mit einem nicht leistbaren internen Mehraufwand sowie mit einem hohen Risiko hinsichtlich der Realisierung der Außenstände verbunden.

 

Beim Lastschriftverfahren ist jeder Vorgang einzeln zu erfassen und dementsprechend zu

bearbeiten. Dies erfordert, dass für jeden Vorgang eine Einzugsermächtigung mit vollständiger Adresse, Bankverbindung und Gebührensumme erfasst wird.

Diese Belege sind dann mit dem Kassenabschluss an die interne Haushaltsbearbeitung zu senden. Hier beginnt die Weiterbearbeitung, indem jeder Beleg bei der Finanzadressdatei abgefragt wird. Ist der Zahlungspflichtige nicht erfasst, erfolgt die Einpflege in die Finanzadressdatei durch die Stadtkasse, währenddessen die Bearbeitung im Stadtamt ruht. Am darauffolgenden Tag muss der Beleg wieder über die Adressdatei abgeprüft werden. Ist die Einpflege vorgenommen worden, kann die Buchung in der AS 400 erfolgen. Somit muss jeder einzelne Beleg mindestens 4 x für die Abarbeitung in die Hand genommen werden.

Mit dem vorhandenen Personal im Bereich Haushalt kann diese zusätzliche Aufgabenstellung nicht bewältigt werden, zumal eine zusätzliche Einbindung auch der Haushaltssachbearbeiter in die Kassentätigkeit erfolgen musste, da die geplante Kompensation der entfallenen Kassiererstelle durch Technikeinsatz (Kassenautomat) nicht realisiert werden konnte.

 

Die Realisierung der Bezahlvorgänge mittels Kostenbescheide bedingt die zusätzliche Bescheiderstellung für jeden einzelnen Bezahlvorgang und seine Übersendung an den Kostenschuldner. Hier ist erheblicher Mehraufwand für Schreibarbeiten, Papier, Porto und Einzahlungsüberwachung zu leisten, welcher mit dem vorhandenen Personal nicht abgedeckt werden kann.

 

Beide Varianten beinhalten gemeinsam ein nicht unerhebliches Risiko bei der Einnahmerealisierung.

 

Das Lastschriftverfahren als Zahlungsmöglichkeit bereitet der Stadtkasse viele Probleme, da oftmals der Einzug der geforderten Gebühr nicht erfolgen kann, da die Konten nicht in entsprechender Höhe gedeckt sind und somit Kosten für die Stadt zusätzlich entstehen und dann mit dem Bürger wieder Kontakt gesucht werden muss, um die Gebühren einzuziehen.

Auch die Vollstreckung von rechtskräftigen Kostenbescheiden bereitet erhebliche Probleme hinsichtlich der Ermittlung der Kostenschuldner (falsche Adresse), nicht gegebener finanzieller Leistungsfähigkeit und der Einbindung externer Vollstreckungsbehörden (einzelfallbezogene Kostenforderung oftmals unter der finanziellen Vollstreckungsgrenze im Aufwand - Nutzen - Verhältnis).

 

Die sich hieraus ergebende Zwangslage zur prioritären Absicherung der Kassentätigkeiten während der Öffnungszeiten führte im Sachgebiet Verwaltung/Haushalt/Fundwesen bereits zu Leistungsausfällen in anderen Aufgabenbereichen, wie z.B. Sterbefälle (Sozialbestattungen), Leistungsbescheiden oder dem Fundbüro.

Da es sich durchweg um pflichtige Aufgaben oder deren Aufgabenbestandteile handelt, führen diese Ausfälle zum Protest der Betroffenen und könnten ggf. Haftungsansprüche gegen die Hansestadt Rostock begründen. Auf die hohe Sensibilität des Bereiches Sterbefälle wird hingewiesen.

 

Die geplante Installation des Kassenautomaten ist darüber hinaus die Voraussetzung für eine Flexibilisierung der Öffnungszeiten für bestimmte Kundengruppen und Einzelfälle, welche bisher regelmäßig an der fehlenden Kassenabsicherung scheiterte.

 

unvorhersehbar:

Die Anschaffung und Installation eines Kassenautomaten war Entscheidungsgrundlage zur Umwandlung eines Wiederbesetzungsvermerkes in einen kw-Vermerk der Kassiererstelle 3211000011. Der Kassenautomat soll im Rahmen der durch Technik im Amt verfolgten Konsolidierungseffekte menschliche Arbeitskraft durch Technik ersetzen und zur dauerhaften Aufrechterhaltung des Einspareffektes durch die im Febr. 2008 weggefallene Planstelle beitragen.

 

2.  Nachweis der Deckung durch Minderausgaben

 

Haushaltsstelle	Bezeichnung der Haushaltsstelle
02.5101.98100001	Krankenhaus-Investitionskostenbeitrag

 

		in EUR
Haushaltsansatz und/oder Haushaltsrest für o. g. Haushaltsjahr		2.800.000,00
bisher bereitgestellte Mittel für andere Haushaltsstellen	./.	0
bereits angeordnete Mittel für o. g. Haushaltsstelle	./.	2.681.527,78
noch zur Verfügung stehende Mittel für o. g. Haushaltsjahr	=	118.472,22
als Deckungsquelle eingesetzt		73.000,00

 

Begründung der Minderausgaben

Durch das Ministerium für Gesundheit und Soziales M-V wurde für die Hansestadt Rostock zur Beteiligung an den Kosten der Krankenhausförderung 2008 ein Bescheid in Höhe von 2.681.527,78 EUR am 30.05.2008 erlassen.

 

 

 

 

 

 

 

 

Roland Methling