Informationsvorlage - 0045/05-IV

HANSESTADT ROSTOCK		Nummer
DER OBERBÜRGERMEISTER		0045/05-IV
Informationsvorlage		Amt
		10
Gremium	Sitzungstermin	Datum
Bürgerschaft	22.06.2005 16:00	24.05.2005
Beratungsfolge	Sitzungstermin	Genehmigungsvermerk
Finanzausschuss	02.06.2005 17:00	I, gez. Methling
Gegenstand		federführend
		II, gez. Schröder
		beteiligt
Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan der Stadtverwaltung der Hansestadt Rostock (Geschäftsverteilungsplan – GVP)

 

 

 

Wie in der Informationsvorlage Nr. 0029/04-IV der Bürgerschaftssitzung vom 5. Mai 2004 angekündigt, gebe ich Ihnen hiermit nach erfolgter Aufgabendiskussion in den Organisationseinheiten den Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan der Stadtverwaltung der Hansestadt Rostock (Geschäftsverteilungsplan – GVP) in seiner Fassung vom 1. Juni 2005 zur Kenntnis (Anlage).

 

 

1        Ziele und Aufgaben des Geschäftsverteilungsplans

 

Der Geschäftsverteilungsplan ist ebenso wie der Stellenplan und Produktplan ein Organisationsinstrument der Verwaltung. Er ist ein Instrumentarium, das den Aufgabenbestand von grundsätzlicher Bedeutung, unabhängig von Priorität und Umfang der einzelnen Aufgabe, systematisch, nachvollziehbar, unabhängig von der Verwaltungsstruktur nach sachlichen Gesichtspunkten gliedert. Gleichzeitig erfolgt die Aktualisierung der jeweiligen Geschäftsverteilung, d. h. es wird festgelegt, welche Organisationseinheit für die Aufgabenerledigung federführend zuständig ist und welche wirkt mit. Anhand eines aktuellen Datenbestandes können unverzüglich vielfältige Auskünfte gegeben werden.

Es ist jedoch nicht Ziel und Aufgabe des Geschäftsverteilungsplans eine vollständige Abbildung der Aufgaben der Stadtverwaltung widerzuspiegeln. Allerdings muss jede Aufgaben einer entsprechenden Gliederungsstufe zu geordnet werden können. Eine genaue Aufgabenbeschreibung ist lediglich dort notwendig, wo die Erledigung unterschiedlichen Organisationseinheiten zugeordnet ist.

Die Neufassung berücksichtigt außerdem, auf welcher gesetzlichen Grundlage die Aufgabenwahrnehmung im eigenen und übertragenen Wirkungskreis erfolgt.

Der Geschäftsverteilungsplan bildet die Grundlage für folgende Aufgaben:

 

-      der stetigen Aufgabenkritik (effektive und wirtschaftliche Aufgabenerfüllung, Vermeiden von Aufgabenüberschneidungen);

-      Bilden von Produkten;

-      Bilden von sachlich fundierten Organisationseinheiten (z. B. Ämter, Abteilungen, Sachgebiete);

-      Untersetzen der Aufgaben in den jeweiligen Geschäftsverteilungsplänen der Organisationseinheiten;

-      Erarbeiten von Stellenbeschreibungen;

-      Postverteilung und Verfügungen;

-      Erstellen und Anpassen der jeweiligen Aktenpläne und somit Bilden der Aktenzeichen bzw. Geschäftszeichen;

-      Einsatz des Dokumenten-Management-System (DMS);

-      schnelles Zuordnen von Aufgaben bei der anstehenden Verwaltungs- und Strukturreform in Mecklenburg-Vorpommern.

 

 

2        Erläuterungen zum Aufbau

2.1    Struktur des Geschäftsverteilungsplans

 

Der Geschäftsverteilungsplan fasst in Anlehnung an die Empfehlungen der KGSt die Aufgaben der Verwaltung nach Art, Artverwandtschaft und Zweckbestimmung wie bisher zu den Aufgabenhauptgruppen (AHG) 1 bis 8

1 = Allgemeine Verwaltung	5 = Soziales, Jugend und Gesundheit
2 = Finanzen	6 = Bauangelegenheiten
3 = Recht, Sicherheit und Ordnung	7 = Umwelt
4 = Schule und Kultur	8 = Wirtschaft und Verkehr

und anschließend zu Aufgabengruppen (AG)

z. B. 11 = Personal
         33 = Einwohner- und Meldeangelegenheiten

zusammen.

Eine weitere Zusammenfassung der Aufgaben erfolgt in den Gliederungsstufen, Aufgabenuntergruppe (AUG) und Aufgabensachgruppe (ASG). Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung in ist in den nachfolgenden Unteraufgaben (UA1, UA2) oder in der Spalte Erläuterungen/Hinweise ersichtlich. Sachlich wurden die Aufgaben zum größten Teil neu formuliert und geordnet.

Es ist zu beachten, dass die Ziffern der Aufgabengruppen nicht zu verwechseln sind mit dem oft gleichen organisatorischen Kurzzeichen eines Amtes. Die weitere Systematik ist dem Abkürzungsverzeichnis zu entnehmen.

 

2.2    Struktur der kommunalen Aufgaben, Rechtsgrundlagen

Nach Art. 28 Abs. 2 des Grundgesetzes muss den Gemeinden das Recht gewährleistet sein, alle Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft im Rahmen der Gesetze in eigener Verantwortung zu regeln. Der Kreis der gemeindlichen Aufgaben ist aber nicht endgültig festgelegt, sondern er unterliegt einem stetigen gesellschaftlichen und politischen Wandel. Die verschiedenen Aufgaben sind im Geschäftsverteilungsplan unter „Typ“ gekennzeichnet.

Die Kommunalverfassung (KV M-V) unterscheidet in § 2 und § 3 die kommunalen Aufgaben in solche des eigenen und des übertragenen Wirkungskreises. Das Selbstverwaltungsrecht der Gemeinde kommt dabei nur im eigenen Wirkungskreis zur Geltung.

Bei den Aufgaben im übertragenen Wirkungskreis (ü) erfüllt die Gemeinde Aufgaben, die der Staat (Bund oder Land) aus Gründen der Zweckmäßigkeit kraft Gesetz der Gemeinde zur Erledigung übertragen hat. Die Gemeinde vollzieht diese Aufgaben zwar im eigenen Namen, sie unterliegt aber dem staatlichen Aufsichts- und Weisungsrecht.

Selbst im eigenen Wirkungskreis muss eine sachliche Differenzierung beachtet werden. Hier können die Gemeinden (§ 2 Abs. 3 KV M-V) zur Erfüllung einzelner Selbstverwaltungsaufgaben durch Gesetz verpflichtet werden, pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben (p). Nur bei den freiwilligen Selbstverwaltungsaufgaben (f) hat die Gemeinde einen echten Gestaltungsspielraum, der allerdings ist abhängig von den finanziellen Möglichkeiten.

Grundsätzlich ist die Gemeinde nach den allgemeinen Haushaltsgrundsätzen verpflichtet, ihre Haushaltswirtschaft so zu planen, dass die stetige Aufgabenerfüllung gesichert ist. Der Umfang und das Maß der Aufgabenerfüllung sind gesetzlich nicht definiert, dies ist bei sachgerechter Begutachtung im Grunde auch nicht möglich. Das bedeutet, dass die aufgezeigte Aufgabenabgrenzung der einzelnen Aufgabentypen zwar geeignet ist, eine Entscheidungsfindung, ggf. auch das Setzen von Prioritäten, zu unterstützen, doch die Praxis zeigt, dass eine eindeutige Zuordnung in vielen Fällen nicht möglich ist.

 

Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht die Struktur kommunaler Aufgaben:

 

Kommunale Selbstverwaltung Aufgabenarten und Entscheidungsspielräume

 

Eigener Wirkungskreis

Übertragener Wirkungskreis

 

Aufgabenart	freiwillige Selbstverwaltungsaufgaben		pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben		Pflichtaufgaben nach Weisung		Auftragsangelegenheiten
Beispiele	- öffentl. Verkehrs- mittel - öffentl. Grün - Sportstätten - Museen - Theater - Bäder		- Feuerwehr - Straßenbau - Schulen - Bauleitplanung		- Bauaufsicht -Gewerbeaufsicht - Meldeangelegen- heiten - Wohnungsbauförderung		- Passangelegen-heiten - Wahlen - Veterinärange-legenheiten - Gesundheit

 

Entscheidungsspielraum	Ob und wie sind der Gemeinde überlassen.		Ob ist geregelt, wie ist der Gemeinde überlassen.		Ob ist geregelt, beim Wie hat die Gemeinde teilweise Ermessensspielraum.		Ob und wie sind geregelt
							Rechts- und Fachaufsicht
Kontrolle, Staats-aufsicht					Rechts- und Fachaufsicht
			Rechtsaufsicht
	Rechtsaufsicht

 

Für die Erledigung der verschiedenen Aufgabenarten sind auch Funktionsaufgaben (sog. Querschnittsaufgaben) notwendig, die nicht aus einer gesetzlichen Verpflichtung heraus direkt erkennbar sind, z. B. Organisations-, Personal oder Haushaltsangelegenheiten, Liegenschaften, Hochbau. Diese Aufgaben bilden einen eigenen Typ (FA).

Es gibt zu den Gesetzen bzw. Verordnungen immer Zuständigkeitsregelungen die bestimmen, wer Auftraggeber und wer zuständig für die Erledigung der Aufgabe ist. So wurde im Geschäftsverteilungsplan ebenfalls festgehalten, ob es sich um Gemeinde- bzw. Kreisaufgaben handelt. Da die Hansestadt Rostock gemäß § 7 KV M-V kreisfreie Stadt und Gemeinde ist, wurden die jeweiligen Rechtsgrundlagen entsprechend zugeordnet. Zu den Aufgaben zu denen es keine gesetzliche Regelung zu Kreis- oder Gemeindeaufgaben gibt, wurden diese Angelegenheiten mit einem „X“ gekennzeichnet.

 

2.3    Geschäftsverteilung und Aktualisierung

Bei der Geschäftsverteilung wird unterschieden in federführende bzw. die für die Erledigung der Aufgabe zuständigen Organisationseinheit (OE) und zwischen den für die jeweilige Aufgabe mitwirkenden Organisationseinheiten (Mitwirkung).

Der Aufgabenbestand muss regelmäßig der Gesetzgebung, der kommunalen Aufgabenstellung durch Beschlüsse der Bürgerschaft und den organisatorischen Veränderungen angepasst und mittels Organisationsverfügung oder Geschäftsanweisung umgesetzt werden.

Aufgrund der ständigen Aktualisierung wird der Geschäftsverteilungsplan in Papierform nur im Hauptamt vorliegen. Vorläufig wird der GVP auf dem Austauschserver:

SRHS111\ .usr. .\ alle \ info \ GVP \ GVP_gesamt.xls bereitgestellt. Die Bereitstellung im Intranet ist zukünftig geplant.

 

 

 

 

Roland Methling

 

Anlage