Beschlussvorlage - 2021/BV/2808

Beschlussvorschlag:

 

Die Zustimmung zu überplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen in Höhe von 99 TEUR in der Verwaltungstätigkeit für das Haushaltsjahr 2021 im TH 06 für das Produktkonto 11404.5(7)6251040 - Vergütungen einschließlich Reisekosten an Sachverständige wird erteilt.

Die Deckung erfolgt aus dem TH 62 Produktkonto 11402.5(7)2311020 - Unterhaltung der Grundstücke - Baufreimachung für den Wohnungsbau.

 

Beschlussvorschriften:
§ 6 (4) Nr. 1 Hauptsatzung der HRO

bereits gefasste Beschlüsse:
keine

Sachverhalt und Begründung der Dringlichkeit für den Finanzausschuss:

 

Gemäß § 10 EGovG M-V sollen Behörden ab dem 01.01.2020 ihre Akten elektronisch führen. In der Hanse- und Universitätsstadt Rostock werden ca. 1.800 Mitarbeitende mit
PC-Arbeitsplätzen betroffen sein.

 

Zurzeit werden pandemiebedingt Verzögerungen bei der verwaltungsweiten Einführung der E-Akte verzeichnet. Dennoch soll bis spätestens II. Quartal 2023 dieses Ziel erreicht werden.

Mit den beantragten finanziellen Mitteln wird temporäre externe Unterstützung für die Leitung von Teilprojekten zur Verfügung stehen, damit diese Anforderungen erfüllt werden können.

 

Die Dringlichkeit der externen Unterstützung ergibt sich auch aus einem Stellenabgang im Team E-Akte. Die Nachbesetzung und Einarbeitung wird zu weiteren Verzögerungen führen und damit die Erreichung des gesetzlich gebotenen Zieles gefährden.

Die Projektumsetzung mit weiteren bestehenden vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Umsetzen neuer Module des DMS d.3 und Schnittstelleneinbindung) kann ohne die externe Unterstützung nicht gewährleistet werden.

 

Da voraussichtlich bis zum 3. Quartal des Haushaltsjahres 2022 die Bestimmungen der vorläufigen Haushaltsführung gelten werden, muss ein Vertrag noch in diesem Jahr geschlossen werden, um auch in 2022 über die Mittel verfügen zu dürfen.

 

Um die Leistungen des Onlinezugangsgesetzes wie vorgeschrieben bis 2022 für den Bürger anbieten zu können, wird die E-Sachakte als grundlegende Infrastrukturkomponente und somit als Voraussetzung gesehen, um die Erfordernisse in der Verwaltung umzusetzen. Ohne E-Akte besteht die Gefahr, dass Online Anträge der Bürger in den Organisationseinheiten (OE) analog weiterverarbeitet werden müssen.

 

Des Weiteren zeigt die neue Situation der Corona-Pandemie deutlich, dass die elektronische Akte die Basis für mobiles Arbeiten der Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rostock darstellt und somit eine schnellere, verwaltungsweite Einführung den vermehrten Anforderungen entspricht.

 

Die aufgeführten Begründungen zeigen, dass die externe Auftragsvergabe ohne Verzögerung noch im Jahr 2021 stattfinden muss.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Teilhaushalt: 06

Ergebnishaushalt          - in EUR –

 

laufende Nr. EHH	Bezeichnung	Gesamt-ermächtigung	Verfügbar	zu bewilligender Mehrbedarf
10	Summe der ordentlichen Erträge	39.000	38.587,66	0
19	Summe der ordentlichen Aufwendungen	718.488,11	295.771,77	99.000
20	Ordentliches Ergebnis	-679.588,11	-269.297,95	-99.000

 

Finanzhaushalt         - in EUR –

 

laufende Nr. FHH	Bezeichnung	Gesamt-ermächtigung	Verfügbar	zu bewilligender Mehrbedarf
9	Summe der ordentlichen Einzahlungen	39.000	37.588,23	0
17	Summe der ordentlichen Auszahlungen	718.488,11	329.431,52	99.000
18	Saldo der ordentlichen Ein- und Auszahlungen	-679.588,11	-291.753,52.	-99.000

 

1. Mehraufwendungen/- auszahlungen 

 

Produkt: 11404  Bezeichnung: IuK

 

		Ergebnishaushalt	Finanzhaushalt
Produktsachkonto		11404.56251040	11404.76251040
Bezeichnung		Vergütungen einschließlich Reisekosten an Sachverständige	Vergütungen einschließlich Reisekosten an Sachverständige
Ansatz		368.600	368.600
über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen	+/-
AO	-	140.016,65	148.449,07
Aufträge	-	4.950,40	4.950,40
noch verfügbar	=	223.632,95	215.200,53
Neue Haushaltsüberschreitung		99.000,00	99.000,00

 

Begründung der vorgesehenen Mehraufwendungen/-auszahlungen zur

 

a) Unabweisbarkeit

Gemäß § 10 EGovG M-V sollen Behörden ab dem 01.01.2020 ihre Akten elektronisch führen. In der Stadtverwaltung Rostock werden ca. 1.800 Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplätzen betroffen sein. Mit dem Projekt „Flächendeckende Einführung der elektronischen Akte und Vorgangsbearbeitung“ soll in den nächsten Jahren die Umsetzung der gesetzlichen Forderung schrittweise erfolgen.

 

Die Bedarfe (fachliche, gesetzliche, politische oder wirtschaftliche Notwendigkeit) in den Organisationseinheiten der Stadtverwaltung Rostock, die Akten zukünftig elektronisch zu führen, wachsen stetig. Des Weiteren zeigt die neue Situation der Corona-Pandemie deutlich, dass die elektronische Akte die Basis für mobiles Arbeiten der Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rostock darstellt und somit eine schnellere, verwaltungsweite Einführung den vermehrten Anforderungen entsprechen würde.

 

Es existieren klare Zielvorgaben der obersten Führungsebene (Senator für Finanzen, Digitalisierung und Ordnung) in Bezug auf die Einführung der E-Sachakte. Möglichst bis 2022 sollte die verwaltungsweite Einführung abgeschlossen sein.

 

Zurzeit werden pandemiebedingt Verzögerungen bei dem Projektvorgehen beobachtet. Dennoch wird alles daran gesetzt, bis spätestens II. Quartal 2023 dieses Ziel zu erreichen. Mit den beantragten finanziellen Mitteln wird temporäre externe Unterstützung für die Leitung von Teilprojekten zur Verfügung stehen, damit diese Anforderungen erfüllt werden können.

 

Die Stadtverwaltung Rostock benötigt dringend Digitalisierung in unterschiedlichen Ausprägungen, um die Leistungen des Onlinezugangsgesetzes für den Bürger anbieten zu können. Die E-Akte kann als Infrastrukturkomponente und somit als Voraussetzung gesehen werden, um die Erfordernisse des Onlinezugangsgesetzes in der Verwaltung umzusetzen. Ohne E-Akte besteht die Gefahr, dass Online Anträge der Bürger in den OE analog weiterverarbeitet werden müssen.

 

Es kann davon ausgegangen werden, dass die Unterstützung bei der Erfüllung der verwaltungsweiten Einführung der E-Sachakte für einen abgegrenzten Zeitraum notwendig ist. Nach Abfederung der Spitzenanforderungen können nachfolgende Aufgaben durch die Mitarbeiter*innen des Teams E-Akte bewältigt werden.

 

b) Unvorhersehbarkeit:

Die pandemiebedingten Verzögerungen beim Projektvorgehen waren so nicht vorhersehbar. Die seit 2020 vorherrschende Situation der Corona-Pandemie erforderte viele zusätzliche Maßnahmen, die auch zusätzliche Ressourcen in Anspruch nahmen, wie z.B.:

• Anpassung der Einführungsplanung und –durchführung durch kurzfristige Engpässe der OE,
• Stornierung und Neuplanung der Schulungen, Verringerung der Teilnehmerzahl der Schulungen und Arbeitssitzungen, dadurch vermehrte Ressourcenauslastung
• Aufbau eines „E-Learning-Tools“ und Organisation von Online-Seminaren, um den Projektfortschritt trotz Auflagen zu Kontaktbeschränkungen zu ermöglichen

 

c) Überschreitung des Teilhaushaltes lt. Punkt 8.1.7 (GA 2/15)

Die derzeit zur Verfügung stehenden Mittel im TH 06 sind bereits gebunden und kommen in naher Zukunft zur Auszahlung.

 

2. Nachweis der Deckung durch Minderaufwendungen/- auszahlungen
   in Höhe von 99.000 EUR

 

Teilhaushalt: 62

Produkt: 11402  Bezeichnung: Liegenschaften

 

		Ergebnishaushalt	Finanzhaushalt
Produktsachkonto		11402.52311020	11402.72311020
Bezeichnung		Unterhaltung der Grundstücke - Baufreimachung für den Wohnungsbau	Unterhaltung der Grundstücke - Baufreimachung für den Wohnungsbau
Ansatz		1.510.000	1.510.000
über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen	+/-
AO	-	70.059,78	70.059,78
Aufträge	-	85.008,94	85.008,94
bereitgestellt für Deckungskreis	-
noch verfügbar	=	1.354.931,28	1.354.931,28
Als Deckungsmittel einzusetzen		99.000,00	99.000,00

 

Begründung der Deckung

 

Minderaufwendungen/-auszahlungen durch Verzögerung der Maßnahmen zur Baufreimachung, z  B. im Bereich Grother Pohl. Diese werden in Folgejahren zu Aufwendungen führen und es ist die Bildung von HAR in Höhe von 510 TEUR geplant. Der Rest i.H.v. 750 TEUR wird nach aktueller Einschätzung nicht in Anspruch genommen.

 

 

 

Claus Ruhe Madsen