Stellungnahme - 2015/AN/1333-01 (SN)

Sachverhalt:

In der nächsten Zeile den Betreff eintragen

Die Verwaltung hat bereits seit 2006 intensiv und sorgfältig mit den Arbeiten zur Erstellung der Eröffnungsbilanz begonnen. Die Erarbeitung der Eröffnungsbilanz und die Festlegung der internen Regelungen zur Erfassung und Bewertung des Vermögens wurden von beginn an unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes durchgeführt.

Die im Prüfbericht aufgeführten Einschränkungen werden aus Sicht der Verwaltung grundsätzlich als nicht wesentlich eingeschätzt.

Zu den im vorliegenden Prüfbericht aufgeführten Feststellungen, beziehe ich wie folgt Stellung.

zu C I. Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung

Die gemäß § 28 Abs. 1 GemHVO-Doppik zu erlassene Geschäftsanweisung wurde im Jahr 2011 durch die Verwaltung erarbeitet und am 08. Mai 2012 mit Bekanntgabe in der AGA in Kraft gesetzt. Mit Überarbeitung der Geschäftsanweisung Ende des Jahres 2014 wurde am 08. Januar 2015 bereits die zweite Fassung der Geschäftsanweisung zur Organisation des Rechnungswesens in Kraft gesetzt. 

zu C II. Einsatz der Finanzsoftware „H&H Pro Doppik“

Die Leiterin des Finanzverwaltungsamtes der Hansestadt Rostock bestätigte in Vorbereitung der Freigabe mit Datum vom 15.12.2011, dass die eingesetzte Finanzsoftware in mehreren Testszenarien umfassend getestet und jegliche Konstellationen im Buchungsgeschäft sowohl haushaltsmäßig als auch kassenrechtlich abgeprüft wurden.

Die Freigabe der Buchungssoftware nach § 26 Abs.10 Nr. 1 GemHVO-Doppik durch den Oberbürgermeister im Jahr 2013 zwar verspätet, wurde jedoch nachgeholt und lag im Prüfungsverfahren zur Eröffnungsbilanz vor. Das Datum der Freigabe 17.Juni 2013 ist nur im Eingangsstempel des Oberbürgermeisters zu erkennen.

Die wesentlichen Ein- und Umstellungen der Buchungssoftware auf die doppischen Bedingungen erfolgten im Haushaltsjahr 2010 und 2011. Es liegen umfangreiche Protokolle zum Projektstand vor, dazu gehören Unterlagen zu den Überleitungen von den kameralen Haushaltsstellen auf den Kontenplan der Hansestadt Rostock, den  Projektabschnitten der Schnittstellentests, dem Pilotprojekt im dezentralen Anwenderbereich sowie Unterlagen zur Planung und Durchführung von gemeinsam mit dem Hersteller und den Anwendern nach den Erfordernissen der Hansestadt Rostock durchgeführten Einstellungen der doppischen Module mit anschließenden Funktionstests und Schulungen (Projekttagebuch).

Planmäßig zum Umstellungsdatum 01.01.2012 ist es gelungen, die Finanzsoftware voll funktionsfähig und uneingeschränkt sowohl für das Buchungsgeschäft als auch für den Zahlungsverkehr einzusetzen.

zu C IV. Ziffer 2.1.2 Sachanlagen

Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte

Der größte Teil der bebauten Grundstücke ging bereits in den Jahren 2010-2011 in das Anlagevermögen des Eingenbetriebes Kommunale Objektbewirtschaftung und –entwicklung (KOE) über. Die restlichen Gebäude wurden in den Jahren 2012-2014 übertragen.

Die Bilanzierung der festeingebauten, nutzerbedingten Betriebsausstattungen der Gebäude wird beim Eigenbetrieb KOE in den folgenden Jahresabschlüssen vorgenommen.

Infrastrukturvermögen

Aufgrund der ausgewählten Stichproben kann nicht von erheblichen oder oberhalb der Wesentlichkeitsgrenze liegenden Abweichungen ausgegangen werden, da die Stichprobe der Realität der Straßenverhältnisse in der Hansestadt Rostock nicht ausreichend Rechnung trug.

Der große Anteil der Gemeindestraßen am Gesamtstraßennetz wurde bei der Prüfung nicht ausreichend berücksichtigt, sodass sich festgestellte Unregelmäßigkeiten auf den verhältnis- und wertmäßig kleinen Anteil der Bundes-, Landes- und Kreisstraßen beziehen.

zu den aufgeführten systematischen Fehlern:

Die Ermittlung der durchschnittlichen Straßenbreite wurde nicht willkürlich vorgenommen. Die im Leitfaden Infrastruktur empfohlene Methode ist nicht verbindlich. Demnach sind andere Verfahrensweisen zulässig.

Es gibt interne Vorgaben innerhalb des Tief- und Hafenbauamtes hinsichtlich der Straßenbreitenermittlung, die insbesondere Mindestmesspunkte definieren und zudem die Beachtung der örtlichen Gegebenheiten garantieren. Lediglich die Dokumentation dieser war unzureichend.

Bezüglich der Dopplungen im Kreuzungsbereich weise ich darauf hin, dass die landesrechtlichen Regelungen keine Durchführung exakter Geomessverfahren erfordern, da dies für alle Straßen nicht finanzierbar und auch zeitlich nicht umsetzbar gewesen wäre. Geringfügige Abweichungen wie sie im Kreuzungsbereich überhaupt nur entstehen können, sind daher methodisch bedingt und folglich unbeachtlich.

Weder die städtische Inventurrichtlinie AGA II / 2-21 noch die Bewertungsrichtlinie AGA II / 2-9 Anlage 14 wurden seit 2010 geändert. Das Tief- und Hafenbauamt hat den von ihnen selbst erstellten Bewertungsbogen, der Teil der Bewertungsrichtlinie GA 2/9 Anlage 14 ist, angepasst verwendet, da sich im Rahmen der Durchführung der Inventur die von ihnen selbst geschaffenen Vorgaben als unrealistisch herausstellten.

Die zunächst fehlende Erklärung über die Änderung des Bewertungsbogens gegenüber dem Finanzverwaltungsamt wurde mit Erlass einer Sonderrichtlinie auf Grundlage der Ziffer 9 der Inventurrichtlinie am 24.08.2015 nachgeholt.

zu C  IV. Ziffer 2.2.2 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

Die Forderungen werden insgesamt in ihrem Wertumfang korrekt bilanziert. Stattdessen erfolgen lediglich falsche Ausweise auf den Forderungskonten in Bezug auf die Schuldner.

Der Bestand der befristeten Niederschlagungen wurde manuell in die Bilanz eingebucht und über die Wertberichtigungskonten entsprechend den Vorgaben des Neuen Kommunalen Haushaltsrechtes berichtigt. Die Nachverfolgung der Niederschlagungen erfolgt im Niederschlagungsmodul der Finanzsoftware. Zur buchhalterischen Behandlung der befristeten Niederschlagungen besteht eine interne Dienstanweisung im Finanzverwaltungsamt. Es besteht kein weiterer Regelungsbedarf.

zu C  IV Ziffer 3.2 Sonderposten

Bekannt ist lediglich die fehlende Bilanzierung der im Prüfbericht aufgeführten Landeszuweisung für ein Löschfahrzeug an den Flughafen Rostock-Laage-Güstrow.

zu E. Nicht korrigierte Prüfungsfeststellungen

An dieser Stelle wird eine möglicherweise wesentliche Vermögensänderung vermutet.

Bei der größten Position (Bäume – Schätzung ca. 8,0 Mio. EUR) ist eine Änderung in wesentlicher Höhe nicht zu erwarten.

Eine Nichtbeachtung der Bewertungs- und Bilanzierungsrichtlinien liegt nicht vor. Darüber hinaus ist anzunehmen, dass die fehlerhafte Bewertung im Bereich der Straßen nicht wesentlich ist.

Die fehlende Bilanzierung ist als nicht wesentlich einzuschätzen.

4.

Die Unterpositionen der Forderungen und Verbindlichkeiten, gemessen an den Wesentlichkeitsgrenzen, werden nur in unwesentlichen Teilen automatisch durch das Finanzverfahren falschen Unterpositionen zugeordnet. Der Ausweis des Gesamtbestandes der Forderungen und Verbindlichkeiten erfolgt in korrekter Höhe.