Stellungnahme - 2014/AF/5436-01 (SN)

Sachverhalt:

1.)   Ist bekannt, für welche kommunalen Leitungs- und Schlüsselpositionen rechtzeitig eine Nachfolgeregelung geschaffen werden muss, damit die Funktion im Falle eines Dienstausscheidens des Funktionsinhabers übergangslos neu besetzt werden kann?

Ja, auf der Grundlage des seit 2009 jährlich erscheinenden Stellen- und Personalberichtes, der u. a. auch die Entwicklung des Stellen- und Personalbestandes in der Stadtverwaltung der HRO in den nächsten zehn Jahren abbildet. Im Zuge der jährlichen Abstimmung und Aktualisierung der Daten werden auch die Stellen ermittelt, für welche sich das Bedürfnis einer nahtlosen oder gar „überlappenden“ Nachbesetzung ergibt.

2.)   Welche konkreten Maßnahmen sind diesbezüglich im Personalentwicklungskonzept festgelegt?

Das Personalmanagementkonzept (kurz: PERMAKO, 2012/BV/3969)

beinhaltet u. a. die strategische Steuerung in Form eines Personalcontrollings: Steuerung der Personalbedarfsplanung.

Neben den Stellen- und Personalbasisdaten, die für o.g. Stellen- und Personalbericht ausschlaggebend sind, gibt es eine quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung, ausgerichtet auf ein 10-Jahres-Fenster, sowie die Personalentwicklungspläne (PEP).

Das Hauptamt führt jährlich gemeinsam mit allen Amtsleitungen Nachsteuerungs- und Personalentwicklungsgespräche (PEP-Gespräche) für die jeweiligen Organisationseinheiten durch. U.a. wird in den PEP eine 10-Jahre-Vorschau bzgl. der Fluktuation der Mitarbeiter/innen gegeben. Dargestellt werden die vorhersehbaren Austritte aufgrund des Abschlusses einer Altersteilzeitvereinbarung, oder den Eintritt in die reguläre Rente bzw. in den regulären Ruhestand. Bei allen anderen Stelleninhaber/innen wird prognostisch der Eintritt in den regulären Ruhestand bzw. Renteneintritt angenommen, wobei die gesetzliche Regelung berücksichtigt wird.

Gemeinsam mit den Organisationseinheiten werden die Möglichkeiten der Nachsteuerung freier und frei werdender Stellen abgestimmt. Jede freie bzw. frei werdende Stelle wird dahingehend gekennzeichnet, ob diese intern oder extern nachbesetzt werden sollte oder eine direkte Nachbesetzung mit in der Stadtverwaltung Rostock Ausgebildeten möglich ist.

Ein weiteres Augenmerk des PERMAKO liegt auf dem externen und internen Personalmarketing sowie der Personalauswahl.

Geplante und bereits praktizierte Maßnahmen zum

Externen Personalmarketing:

• Erarbeiten und Evaluieren von Werbestrategien unter Berücksichtigung der genutzten Distributionswege
• laufende Modifikation der Auswahlkriterien

Internen Personalmarketing:

• Fördern der internen Mobilität von Mitarbeiter/innen (Bewerbung auf freie Stellen innerhalb der Stadtverwaltung)
• Gezielte Nachwuchs(führungs)kräfteförderung über modular angelegte Qualifizierungsmaßnahmen oder andere Personalentwicklungs­maß­nahmen (z.B. vorübergehende Übertragung von Führungsaufgaben)

Personalauswahl:

• Durchführen strukturierter Auswahlverfahren anhand von differenzierten Auswahlkriterien
• Festlegen von Auswahlrichtlinien für potentielle Nachwuchs­(führungs)kräfte

3.)   Welche Maßnahmen werden ergriffen, um mögliche Nachfolgekandidaten rechtzeitig auf ihre Leitungsfunktion vorzubereiten und diese im Falle eines Leitungswechsels in ihre Funktion einzuarbeiten?

Wie unter 2.) bereits erläutert werden potenzielle Nachwuchsführungskräfte über die Qualifizierung auf die Leitungsfunktion vorbereitet. Einen entsprechenden Modullehrgang enthält das Allgemeine Qualifizierungsprogramm der Stadtverwaltung. Außerdem wird die Möglichkeit der Übertragung einer Projekt-und Arbeitsgruppenleitung sowie einer Stellvertretung genutzt, um auf eine Leitungsfunktion vorzubereiten.

Für die Einarbeitung im Falle eines Leitungswechsels gibt es neben der Tätigkeitsübergabe durch den vorherigen Funktionsinhaber,  Möglichkeiten des kollegialen Austausches auf gleicher Führungsebene. Darüber hinaus ist die Maßnahme des Wissensmanagements in Planung, in Form der Entwicklung und Implementierung eines Mentoringprogramms sowie die Initiierung verschiedener Methoden zur Wissenssicherung und zum Wissenstransfer: beispielsweise über die Wissensdokumentation. Außerdem sind die Praxisberatung sowie das Patensystem angedacht.

4.)   Wird hierzu die zeitweilige Doppelbesetzung einer Leitungsfunktion im Vorfeld eines absehbaren Dienstausscheidens des Funktionsinhabers als zielführend erwogen?

Ja. Dies wird im Einzelfall praktiziert, vgl. oben unter 1).

Roland Methling