Informationsvorlage - 2012/IV/3164

Beschlussvorschriften:

§ 22 KV M-V

bereits gefasste Beschlüsse:

2011/AN/2655

Sachverhalt:

Zur Bearbeitung des Prüfauftrages wurde eine kleine Projektgruppe gegründet. Die Projektgruppe beschäftigte sich mit der Frage, ob die rechtlichen und datenschutztechnischen Voraussetzungen zur Einführung der elektronischen Briefzustellung gegeben sind und welche wirtschaftlichen Effekte erwartet werden können. Schon jetzt ist erkennbar, dass die rechtlichen Voraussetzungen für die Einführung der elektronischen Briefzustellung in der öffentlichen Verwaltung nicht umfassend vorliegen.

Die öffentliche Verwaltung muss auf eine rechtssichere und nachweisbare Kommunikation zurückgreifen. Dabei ist die Verwaltung darauf angewiesen, dass sie Antragsteller sicher identifizieren kann, dass Formulare dauerhaft nachweisbar ausgefüllt, Schriftformerfordernisse erfüllt werden und der Beweis über den Zugang bestimmter Dokumente erbracht werden kann. Diesen Rahmen bietet die klassische Briefpost, die klassische E-Mail hingegen nicht. Der E-Postbrief füllt diese Lücke. Er kann ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und dem Empfänger klassisch mittels Briefpost zugestellt werden. Es wird sichergestellt, dass das Dokument auch jeden Empfänger erreichen kann, egal, ob dieser über einen PC verfügt oder nicht.

Betrachtung der Belange des Datenschutzes: Die Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltungen unterliegen dem Schutzbereich des Artikels 10 (1) des Grundgesetzes der Bundesrepublik Deutschland. Diese sind bei der Übermittlung von Nachrichten in Papierform durch das Post- und Briefgeheimnis und bei der Übermittlung nichtkörperlicher Nachrichten durch das Fernmeldegeheimnis geschützt.

Regelungen für die elektronische Kommunikation sind insbesondere durch folgende Normen bestimmt:

-          § 3a VwVfG zum Einsatz der elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren und zur Ersetzung der Schriftform durch elektronische Dokumente

-          § 10 VwVfG zur Nichtförmlichkeit des Verwaltungsverfahrens

-          §§ 41 und 43 VwVfG zur Bekanntgabe von Veraltungsakten „durch die Post“ oder auf elektronischem Weg,

-          Verwaltungszustellungsgesetz (VwZG)

-          zahlreiche spezifische Regelungen u.a. in Fachgesetzen zur Schriftform und Zustellung.

Neben der deutschen Post beabsichtigen auch andere Anbieter, den elektronischen Briefverkehr anzubieten. Bisher haben 4 Unternehmen die Akkreditierung beantragt, jedoch bisher nicht abgeschlossen.

Es ist auch mittelfristig davon auszugehen, dass nicht alle Bürger mit Verwaltung elektronisch kommunizieren wollen. Die Verbindung zwischen der elektronischen Kommunikation und dem klassischen Brief kann mittels des elektronischen Briefes hergestellt werden. Obwohl die Deutsche Post das Akkreditierungsverfahren bisher nicht abgeschlossen hat, verfügt sie nach allgemeiner Einschätzung mit dem E-Postbrief über die umfassendsten Voraussetzungen zur elektronischen Kommunikation.

Ein Rechtsgutachten der Universität Kiel (Der E-Postbrief in der öffentlichen Verwatung. Chancen, Einsatzoptionen, rechtliche Handlungsspielräume. Kiel 2011) beschäftigt sich mit den Einsatzmöglichkeiten des  E-Postbriefes in der öffentlichen Verwaltung:

„…Mangels gesetzlicher Vorgaben bestimmt sich der Einsatz elektronischer Kommunikation überwiegend auf Grund der Rechtssprechung, die immer auch Bezug auf die tatsächlich eingesetzten Systeme nehmen muss…und bis heute keinen Grad an Rechtssicherheit bieten konnte, der die Verwaltungen in größerer Zahl dazu angehalten hätte, auf elektronische Kommunikation umzustellen. Um diese dennoch zu ermöglichen, finden sich in Teilbereichen Übergangslösungen….Diese Lösungen sind jedoch einerseits im Einzelnen weiterhin mit Rechtsunsicherheiten belastet, andererseits ist es vor allem die fehlende Praktikabilität, die der Verbreitung entgegensteht. Es ist zwar zu erwarten, dass in einigen Punkten aktuelle oder zukünftige Projekte (elektronischer Identitätsnachweis, De-Mail-Gesetz, E-Government-Gesetz) Abhilfe schaffen, allerdings adressieren diese nur die ausschließlich elektronische Kommunikation, nicht auch hybride Formen. …“

Das bedeutet, dass die Möglichkeit der elektronischen Briefzustellung immer für den Einzelfall zu prüfen ist.

Dabei sind neben den anzuwendenden Einzelnormen auch die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu prüfen. Es wurden Verfahren mit großen Fallzahlen ermittelt, die eine wirtschaftliche Nutzung des E-Postbriefes vermuten lassen Selbst wenn ausgewählte Verfahren den gegebenen datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen, sind unter Umständen technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen (z.B. nach § 78a SGB X) zu ergreifen. Zum Teil fehlt es an übergreifenden organisatorischen und technischen Voraussetzungen der IT-Landschaft. Zu nennen sind beispielsweise:

-          Einführung der qualifizierten Signatur,

-          Einführung der elektronischen Ablage,

-          Fachverfahren, die einen medienbruchfreien Zugang zum Kommunikations-Gateway der DP ermöglichen.

Die Wirtschaftlichkeit dieses Kommunikationsverfahrens hängt auch von der Anzahl der jährlich zu versendenden (elektronischen) Post ab. Konkrete Aussagen zu Kosten sind zurzeit nur näherungsweise möglich. Auf Nachfrage bei der Deutschen Post wurde mitgeteilt, dass für das Individualkommunikations-Gateway (IKG) nach heutigem Stand einmalige Anbindungskosten von bis 25.000 EUR, eine monatliche Wartungs- und Bereitstellungsgebühr von etwa 500 EUR sowie Portokosten nach Transaktionsvolumen anfallen.

Eine Anfrage bei der KGSt ergab, dass bisher aus keiner Kommune eine umfassende Einführung des elektronischen Briefes bei der KGSt bekannt ist. Eine Kommune, die mit der Einführung der elektronischen Post bereits umfassende Erfahrungen hat, konnte nicht benannt werden.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass die elektronische Post ein wichtiger Bestandteil der E-Governmentlandschaft in der Verwaltung werden muss. Deshalb wird bei der Einführung neuer IT-Verfahren die Nutzung elektronischer Kommunikationsverfahren Bestandteil der Einführungsprüfung sein. An den allgemeinen Voraussetzungen, wie Signatur und elektronische Ablage, wird die Verwaltung entsprechend den zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Kapazitäten weiter arbeiten.

Die elektronische Briefzustellung ist als ein Baustein der elektronischen Verwaltung zukünftig bei der Einführung neuer IT-Verfahren hinsichtlich der möglichen Nutzung zu prüfen. Die allgemeinen Rahmenbedingungen für eine Einführung der elektronischen Post sind weiter zu forcieren.

Sofern ein qualitativ neuer Stand der Einführungsbedingungen der elektronischen Post vorliegt, wird die Bürgerschaft unterrichtet.

Roland Methling