Informationsvorlage - 0094/04-IV
Grunddaten
- Betreff:
-
Zentrales Immobilienmanagement der Hansestadt Rostock
- Status:
- öffentlich (Vorlage abgeschlossen)
- Vorlage freigegeben:
- 26.01.2005
- Vorlageart:
- Informationsvorlage
Beratungsfolge
Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
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●
Erledigt
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Bürgerschaft
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26.01.2005
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Nummer |
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DER OBERBÜRGERMEISTER |
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Amt |
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Gremium |
Sitzungstermin |
Datum |
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Beratungsfolge |
Sitzungstermin |
Genehmigungsvermerk |
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Gegenstand |
federführend |
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beteiligt |
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„Zentrales Immobilienmanagement“ (ZIM) steht für die
Optimierung der Immobilienverwaltung durch Bündelung der mit Immobilien
verbundenen Bewirtschaftungsaufgaben in einer Organisationseinheit mit dem Ziel
der Kostensenkung und
Effizienzsteigerung.
Wesentliches Merkmal der Immobilienwirtschaft der HRO ist deren
dezentrale Organisation. Alle Senatsbereiche sowie eine Vielzahl von Ämtern
kümmern sich teilweise völlig unabhängig voneinander um Immobilien bzw.
Teilbereiche der Immobilienwirtschaft. Hieraus resultieren Reibungsverluste,
eine erheblichen Zersplitterung von Zuständigkeiten sowie eine fehlende
Gesamtverantwortung. Aussagekräftige immobilienwirtschaftliche Kennzahlen sowie
die Kosten für die Nutzung kommunaler Räume und Gebäude sind nur unzureichend
bekannt.
Im Rahmen der 2003 im
Baubereich durchgeführten Organisationsuntersuchung ist die Fa. Mummert
Consulting im Wesentlichen zu dem Ergebniss gelangt, dass eine weitere
Zentralisierung der Aufgaben des Immobilienmanagements nach dem
organisatorischen Grundmuster des Vermieter-Mieter-Modell erfolgen sollte und
zwar in der Rechtsform eines Eigenbetriebes, der an den Vorbildern von
Immobilienunternehmen orientiert ist. In einer ersten Stufe sollte das
Leistungsspektrum lediglich die Kernleistungen des technischen,
infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagements umfassen.
Mittelfristig sollten jedoch alle - auch unbebaute - Flächen in das Zentrale
Immobilienmanagement übertragen werden.
Die Vorteile einer Zentralisierung liegen im Wesentlichen in einer
Steigerung der Effizienz sowie in einer höheren Professionalität der
Immobilienverwaltung und Bewirtschaftung. Einheitliche Standards werden möglich
und die zu erwartende Kostentransparenz erleichtert strategische Entscheidungen
in Bezug auf Vermarktung, Neubau etc. Weiterhin werden die Ämter von
fachfremden Immobilienaufgaben entlastet und können sich auf die Kernaufgaben
konzentrieren.
Mit Maßn.-Nr.: 2003 / 063
– Optimierung der Gebäudeverwaltung – der Ergänzung zum
Haushalts-sicherungskonzept 2003 – 2005, Fortschreibung 2006, Ziff.
II.2.2. - Stand: 02.04.2003 hat die Bürgerschaft bezogen auf die
Gebäudeverwaltung die Grundlage für die Errichtung eines ZIM geschaffen.
Festgelegt wurde u.a., dass die Verwaltung sämtlicher städtischer Immobilien
(incl. Rathaus, Sportplätze etc.) sowie die Verwaltung sämtlicher Mietverträge
auf einen Eigenbetrieb oder eine städtische Gesellschaft übertragen werden
soll. Weiterhin wurde die Auflösung des Hochbauamtes und Übertragung der
verbleibenden Aufgaben an einen Eigenbetrieb oder eine städtische Gesellschaft
beschlossen. Die Umsetzung soll unter Berücksichtigung der Ergebnisse der
Organisationsuntersuchung der Bauverwaltung erfolgen.
Der KOE ist die geeignete Basis zum Aufbau eines zentralen
Immobilienmanagements. Zu diesem Ergebnis gelangt auch die Fa. Mummert
Consulting. Dafür spricht zum einen, dass mit ihm bereits ein Eigenbetrieb
existiert, der die von einem zentralen Immobilienmanagement wahrzunehmenden
Aufgaben bereits heute – wenn auch in einem verkleinerten Maßstab –
für die in seiner Verwaltung befindlichen Objekte weitestgehend wahrnimmt. Zum
anderen hat dies positive Auswirkungen auf die Personalentwicklung. Das
vorhandene Personal wird dem Eigenbetrieb zur Erfüllung der übertragenen
Aufgaben in dem erforderlichen Umfang zugeführt und weiterhin entsprechend der
vorhandenen Qualifikation sinnvoll eingesetzt. Der Personaleinsatz wird an
betriebswirtschaftlichen Grundsätzen gemessen, d.h. freiwerdende Stellen werden
aufgrund der Aufgabenbündelung nicht zwangsläufig neu zu besetzen sein. Die
wird am Ende des Prozesses zu Personaleinsparungen geführt haben.
Im Rahmen der Umsetzung
der Maßn.-Nr.: 2003 / 063 wurden die für eine Übertragung der Verwaltung auf
den KOE in Betracht kommenden Objekte erfasst und eine Rahmenregelung für die
Nutzung von Objekten durch städtische Organisationseinheiten erarbeitet. Ferner
wurde eine Reihenfolge zur schrittweisen Umsetzung der Übertragung der Objekte
und Anmietverträge festgelegt.
Parallel zu den
vorbereitenden Maßnahmen wurde im Hauptamt ein zentraler Nutzervertreter
etabliert. Dieser wird das Pendant zum Eigenbetrieb in seiner Funktion als
zentraler Immobiliendienstleister darstellen. Wesentliche Aufgabe wird u.a. die
Bündelung und Koordinierung der Nutzerinteressen unter besonderer
Berücksichtigung der „Konzerninteressen“ der HRO sein.
In einem Pilotverfahren sind zum 01.07.2004 die im Hauptamt
bewirtschafteten Verwaltungsgebäude und
Anmietverträge in die Verwaltung des KOE übertragen worden. Die
Nutzungsverträge für die betroffenen Ämter sind in Vorbereitung. Aufbauend auf
den hieraus resultierenden Erkenntnissen wurden und werden derzeit weitere
Übertragungen vorbereitet. Bis Ende 2005 soll die schrittweise Übertragung
sämtlicher Objekte und Verträge - ausgenommen der des Schul- und Sportamtes -
nach der festgelegten Reihenfolge auf den KOE abgeschlossen sein. Für die
Schul- und Sportobjekte ist wegen der Vielzahl und der Besonderheiten der
betroffenen Objekte eine längere Vorbereitungszeit erforderlich. Die
Übertragung ist bis spätestens zum 01.01.2007
vorgesehen.
Die Zusammenführung der Aufgaben des Hochbauamtes mit
der Immobilienbewirtschaftung ist ein weiterer Schritt zur Errichtung eines
„ZIM“. Mit Wirkung vom 01.09.2004 wurde das Hochbauamt als
selbständige organisatorische Einheit aufgelöst und die Aufgaben sowie das
Personal zunächst dem Hauptamt zugeordnet. Dort wird die Übertragung
verbleibender Aufgaben und notwendigen Personals an den Eigenbetrieb
vorbereitet. Mit Wirkung zum 01.01.2005 wird die Inkorporation der
verbleibenden Aufgaben des Hochbauamtes und die Eingliederung des benötigten
Personals in den Eigenbetrieb vollzogen.
Durch
die Ausweitung bestehender und der Übertragung zusätzlicher Aufgaben und der
erforderlichen Personalausstattung wird der Eigenbetrieb dahingehend
entwickelt, dass er den Anforderungen der Stadt an ein zentrales
Immobilienmanagement erfüllt. Als ZIM wird er nicht nur Dienstleister für,
sondern auch im Interesse der Stadt sein. Das heißt, dass neben dem Angebot von
immobilienwirtschaftlichen Leistungen den Nutzern auch Serviceleistungen im
Sinne von „Kundendienst“ und „-betreuung“ zu erbringen
sind.
In Vertretung
Peter Grüttner
Beauftragter in der Funktion
des
Ersten Stellvertreters des Oberbürgermeisters