Informationsvorlage - 0094/04-IV

HANSESTADT ROSTOCK		Nummer
DER OBERBÜRGERMEISTER		0094/04-IV
Informationsvorlage		Amt
		20
Gremium	Sitzungstermin	Datum
Bürgerschaft	26.01.2005 16:00	06.01.2005
Beratungsfolge	Sitzungstermin	Genehmigungsvermerk
		I, gez.i.V. Grüttner
Gegenstand		federführend
		II, gez. Schröder
		beteiligt
Zentrales Immobilienmanagement der Hansestadt Rostock

 

 

 

„Zentrales Immobilienmanagement“ (ZIM) steht für die Optimierung der Immobilienverwaltung durch Bündelung der mit Immobilien verbundenen Bewirtschaftungsaufgaben in einer Organisationseinheit mit dem Ziel der  Kostensenkung und Effizienzsteigerung.

 

Wesentliches Merkmal der Immobilienwirtschaft der HRO ist deren dezentrale Organisation. Alle Senatsbereiche sowie eine Vielzahl von Ämtern kümmern sich teilweise völlig unabhängig voneinander um Immobilien bzw. Teilbereiche der Immobilienwirtschaft. Hieraus resultieren Reibungsverluste, eine erheblichen Zersplitterung von Zuständigkeiten sowie eine fehlende Gesamtverantwortung. Aussagekräftige immobilienwirtschaftliche Kennzahlen sowie die Kosten für die Nutzung kommunaler Räume und Gebäude sind nur unzureichend bekannt.

 

Im Rahmen der 2003 im Baubereich durchgeführten Organisationsuntersuchung ist die Fa. Mummert Consulting im Wesentlichen zu dem Ergebniss gelangt, dass eine weitere Zentralisierung der Aufgaben des Immobilienmanagements nach dem organisatorischen Grundmuster des Vermieter-Mieter-Modell erfolgen sollte und zwar in der Rechtsform eines Eigenbetriebes, der an den Vorbildern von Immobilienunternehmen orientiert ist. In einer ersten Stufe sollte das Leistungsspektrum lediglich die Kernleistungen des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagements umfassen. Mittelfristig sollten jedoch alle - auch unbebaute - Flächen in das Zentrale Immobilienmanagement übertragen werden.

 

Die Vorteile einer Zentralisierung liegen im Wesentlichen in einer Steigerung der Effizienz sowie in einer höheren Professionalität der Immobilienverwaltung und Bewirtschaftung. Einheitliche Standards werden möglich und die zu erwartende Kostentransparenz erleichtert strategische Entscheidungen in Bezug auf Vermarktung, Neubau etc. Weiterhin werden die Ämter von fachfremden Immobilienaufgaben entlastet und können sich auf die Kernaufgaben konzentrieren.

 

Mit Maßn.-Nr.: 2003 / 063 – Optimierung der Gebäudeverwaltung – der Ergänzung zum Haushalts-sicherungskonzept 2003 – 2005, Fortschreibung 2006, Ziff. II.2.2. - Stand: 02.04.2003 hat die Bürgerschaft bezogen auf die Gebäudeverwaltung die Grundlage für die Errichtung eines ZIM geschaffen. Festgelegt wurde u.a., dass die Verwaltung sämtlicher städtischer Immobilien (incl. Rathaus, Sportplätze etc.) sowie die Verwaltung sämtlicher Mietverträge auf einen Eigenbetrieb oder eine städtische Gesellschaft übertragen werden soll. Weiterhin wurde die Auflösung des Hochbauamtes und Übertragung der verbleibenden Aufgaben an einen Eigenbetrieb oder eine städtische Gesellschaft beschlossen. Die Umsetzung soll unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung der Bauverwaltung erfolgen.

 

Der KOE ist die geeignete Basis zum Aufbau eines zentralen Immobilienmanagements. Zu diesem Ergebnis gelangt auch die Fa. Mummert Consulting. Dafür spricht zum einen, dass mit ihm bereits ein Eigenbetrieb existiert, der die von einem zentralen Immobilienmanagement wahrzunehmenden Aufgaben bereits heute – wenn auch in einem verkleinerten Maßstab – für die in seiner Verwaltung befindlichen Objekte weitestgehend wahrnimmt. Zum anderen hat dies positive Auswirkungen auf die Personalentwicklung. Das vorhandene Personal wird dem Eigenbetrieb zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben in dem erforderlichen Umfang zugeführt und weiterhin entsprechend der vorhandenen Qualifikation sinnvoll eingesetzt. Der Personaleinsatz wird an betriebswirtschaftlichen Grundsätzen gemessen, d.h. freiwerdende Stellen werden aufgrund der Aufgabenbündelung nicht zwangsläufig neu zu besetzen sein. Die wird am Ende des Prozesses zu Personaleinsparungen geführt haben.

 

Im Rahmen der Umsetzung der Maßn.-Nr.: 2003 / 063 wurden die für eine Übertragung der Verwaltung auf den KOE in Betracht kommenden Objekte erfasst und eine Rahmenregelung für die Nutzung von Objekten durch städtische Organisationseinheiten erarbeitet. Ferner wurde eine Reihenfolge zur schrittweisen Umsetzung der Übertragung der Objekte und Anmietverträge festgelegt.

Parallel zu den vorbereitenden Maßnahmen wurde im Hauptamt ein zentraler Nutzervertreter etabliert. Dieser wird das Pendant zum Eigenbetrieb in seiner Funktion als zentraler Immobiliendienstleister darstellen. Wesentliche Aufgabe wird u.a. die Bündelung und Koordinierung der Nutzerinteressen unter besonderer Berücksichtigung der „Konzerninteressen“ der HRO sein.

 

In einem Pilotverfahren sind zum 01.07.2004 die im Hauptamt bewirtschafteten  Verwaltungsgebäude und Anmietverträge in die Verwaltung des KOE übertragen worden. Die Nutzungsverträge für die betroffenen Ämter sind in Vorbereitung. Aufbauend auf den hieraus resultierenden Erkenntnissen wurden und werden derzeit weitere Übertragungen vorbereitet. Bis Ende 2005 soll die schrittweise Übertragung sämtlicher Objekte und Verträge - ausgenommen der des Schul- und Sportamtes - nach der festgelegten Reihenfolge auf den KOE abgeschlossen sein. Für die Schul- und Sportobjekte ist wegen der Vielzahl und der Besonderheiten der betroffenen Objekte eine längere Vorbereitungszeit erforderlich. Die Übertragung ist bis spätestens  zum 01.01.2007 vorgesehen.

 

Die Zusammenführung der Aufgaben des Hochbauamtes mit der Immobilienbewirtschaftung ist ein weiterer Schritt zur Errichtung eines „ZIM“. Mit Wirkung vom 01.09.2004 wurde das Hochbauamt als selbständige organisatorische Einheit aufgelöst und die Aufgaben sowie das Personal zunächst dem Hauptamt zugeordnet. Dort wird die Übertragung verbleibender Aufgaben und notwendigen Personals an den Eigenbetrieb vorbereitet. Mit Wirkung zum 01.01.2005 wird die Inkorporation der verbleibenden Aufgaben des Hochbauamtes und die Eingliederung des benötigten Personals in den Eigenbetrieb vollzogen.

 

Durch die Ausweitung bestehender und der Übertragung zusätzlicher Aufgaben und der erforderlichen Personalausstattung wird der Eigenbetrieb dahingehend entwickelt, dass er den Anforderungen der Stadt an ein zentrales Immobilienmanagement erfüllt. Als ZIM wird er nicht nur Dienstleister für, sondern auch im Interesse der Stadt sein. Das heißt, dass neben dem Angebot von immobilienwirtschaftlichen Leistungen den Nutzern auch Serviceleistungen im Sinne von „Kundendienst“ und „-betreuung“ zu erbringen sind.

 

 

 

In Vertretung

 

 

 

Peter Grüttner

Beauftragter in der Funktion des
Ersten Stellvertreters des Oberbürgermeisters