Stellungnahme - 2012/AN/3744-02 (SN)

Der Oberbürgermeister wird beauftragt innerhalb der Stadtverwaltung ein umfassendes computergestütztes Prozessmanagement einzuführen. Hierzu soll die Ausschreibung einer entsprechenden Software erfolgen.

Die Einführung eines Prozessmanagements wird durch einen beim Land angesiedelten Arbeitskreis vorbereitet. Diesem Arbeitskreis gehört auch die Hansestadt Rostock an.  Nach mehreren Arbeitsgesprächen und –prozessen des Arbeitskreises prüft er nunmehr, ob die praktische Einführung eines Prozessmanagements bei einem oder bei mehreren Teilnehmern gefördert werden soll.

Die Einführung von Prozessmanagement ist eine freiwillige Aufgabe.

Die Methodik wurde im Projekt „Prozessmanagement in M-V“ erarbeitet und soll in den Pilotverwaltungen validiert werden. Zur Pilotierung haben sich kommunale Gebietskörperschaften mit unterschiedlicher Größe und unterschiedlichem Aufgabenspektrum bereit erklärt.

Große Städte

·         Landeshauptstadt Schwerin

·         Stadt Neubrandenburg

·         Hansestadt Rostock

Ämter und Gemeinden

·         Amt Dorf-Mecklenburg-Bad Kleinen

·         Amt Rehna

·         Amt Feldberger Seenlandschaft

Landkreise

·         Landkreis Ludwigslust-Parchim

·         Landkreis Nordwestmecklenburg

Die Hansestadt Rostock beabsichtigt im Rahmen dieses Prozesses ein Pilotprojekt zu initiieren. Im ersten Schritt sollen im Amt für Management und Controlling sowie im Hauptverwaltungsamt mit der Projekteinführung auf den Gebieten e-Direktory und Dokumentenmanagementsystem die Auswirkungen auf Stellen, Personal, Arbeitsplätze, Berechtigungen und Schriftgutordnung untersucht werden.

Als Bibliothek für Prozesse und Prozesswissen sowie als Kommunikationsplattform soll die Nationale Prozessbibliothek (NPB) genutzt werden, die derzeit von der Humboldt-Universität Berlin im Auftrag des Bundesministeriums des Innern aufgebaut wird.

Die NPB besteht zum einen aus einer Sammlung aller deutschen Verwaltungsprozesse und zum anderen einer Community-Komponente mit der die notwendige Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltungen und verwaltungsübergreifend organisiert werden soll. Die für die öffentliche Verwaltung kostenfreie Plattform unterstützt somit auch die weitere Nutzung und den Ausbau des vorhandenen Prozesswissens über Verwaltungsgrenzen und –ebenen hinaus.

Aufwendungen können in beiden Ämtern für die externe Schulungsbegleitung/Coaching sowie für die Beschaffung der notwendigen Software entstehen, die im Rahmen des Projektes förderfähig wären.

Die Hansestadt Rostock muss sich für eine Modellierungssprache (Notation) entscheiden. Die hierfür notwendige Modellierungssoftware soll, nach erfolgter Erprobung, schrittweise in allen Organisationseinheiten eingeführt werden, um eigene Prozesse im Rahmen der Produktverantwortung aufnehmen und gestalten zu können.

Hinsichtlich einer Entscheidung zur Notation ist im Rahmen der Projektvorbereitungsphase zunächst festzulegen, wie das Prozessmanagement in der Verwaltung umgesetzt werden soll. Das bedeutet, eine Entscheidung zur Pilotierung durch einzelne Organisationseinheiten oder ganzheitlich. Erst wenn die Bedürfnisse erfasst und analysiert sind, kann eine Entscheidung für eine Notation getroffen  werden.

Roland Methling