Stellungnahme - 2024/AM/0377-01 (SN)

Sachverhalt:

1.) Auf wie vielen Rechnern in der Stadtverwaltung Rostock ist zum Stichtag 01.11.2024 Microsoft Office in folgender Version installiert:

 

 

            a.     Microsoft Office 2016 oder älter

b.     Microsoft Office 2019,

c.     Microsoft Office 2021,

d.     Microsoft Office 2024,

e.     Microsoft Office 36

Antwort:

Folgende Installationen sind Stand 28.11.2024 auf den Rechner der Stadtverwaltung vorhanden:

  Microsoft Office 2016 oder älter

	3233
Microsoft Office 2019	19
Microsoft Office 2021	0
Microsoft Office 2024	0
Microsoft Office 365	0

 

2.) Auf wie vielen Rechnern plant die Verwaltung für das Jahr 2025 mit einer Aktualisierung der Office-Version?

Antwort:

Derzeit werden in einem Projekt mit dem Titel „Arbeitsplatz 2.0“ u.a. die weitere Vorgehensweise bei der Softwarebereitstellung und die Bereitstellungsverfahren ermittelt. Der Support für die eingesetzten Office-Versionen wird durch Microsoft am 14.Oktober 2025 (end of life) beendet. Somit besteht für die Stadtverwaltung Handlungsbedarf. Die Anzahl der zu ersetzenden Office-Versionen hängt von der Kompatibilität zu Microsoft Office abhängigen Fachverfahren ab. Zur Zeit weisen die Erkenntnisse aufgrund einer starken Korrelation zu den Anwendungsverfahren auf einen flächendeckenden Einsatz hin. Anwendungsverfahren benötigen Microsoft Office bzw. dessen Komponenten.

Arbeitsplätze, die nicht primär auf diese Komponenten angewiesen sind, werden jedoch aufgrund von Kompatibilitätsanforderungen derzeit in den Microsoft-Office Anwendungsfall gezwungen. 

3.) Mit welchen Kosten rechnet die Verwaltung für eine Aktualisierung der  Software-Lizenzen auf Office-Produkte der Firma Microsoft die auch nach dem 15.10.2025 noch Sicherheitsupdates zur Verfügung gestellt werden?

Antwort:

Die Kosten für das Update der Versionen belaufen sich auf etwa 1.100.000 Euro für klassische Office-Versionen. Nutzerbasierte Office 365 Versionen Lizenzen werden über 4 Jahre gerechnet in der gleichen Größenordnung veranschlagt. Dabei handelt es sich bereits um vergünstigte Microsoft Lizenzen des öffentlichen Sektors. Die genauen Beträge richten sich nach der Lizenzanzahl der konkret benötigten Office-Varianten, die derzeit noch nicht zur Verfügung stehen.

4.) Auf wie vielen der in der Antwort zu Frage t, genannten Rechner muss zwingend Microsoft Office installiert sein um die notwendige Arbeit erledigen zu können.

Antwort:

Konkrete Zahlen sind in der Kürze der Zeit nicht ermittelbar. Jedoch benötigen eine Vielzahl der großen Fachverfahren (geschätzt aufgrund Anwenderzahl der Verfahren > 70%) die Office-Komponenten, um Outputs zu erzeugen. Dazu haben wir eine Abfrage der IT-Betreuer in den Ämtern gestartet. Die Integrationen des D.3 Systems sind derzeit auf die Nutzung von Microsoft Office ausgelegt. Auch andere Kunden/ Verwaltungen von d.velop habe keine alternativen Office-Produkte im Einsatz. Viele Formulare und Vordrucke sind mit Microsoft Office abgebildet. 

5.) Wird oder wurde ein Ersatz der Microsoft Office - Software durch Office-Pakete anderer Hersteller (z.B. SoftMaker Office, LibreOffice, OpenOffice) geprüft und falls ja mit welchem Ergebnis?

Antwort:

Derzeit erfolgt keine Prüfung eines Einsatzes von Office Produkten aus dem Open Source Bereich. Frühere Untersuchungen haben festgestellt, dass die Abhängigkeiten von den Microsoft Office Produkten signifikant sind. Diese Abhängigkeit ergab sich überwiegend aus den Anforderungen der Fachverfahren. Auffällig war die ungenügende Qualität der implementierten Standards in den Dateiformaten, was einen qualitativ ausreichenden Austausch mit den externen Ansprechpartnern und auch intern erschwerte. Diese Aussagen stammen jedoch aus mündlichen Darstellungen von Mitarbeitern und sind nicht belastbar.

6.) Wann wurde die unter Frage 5. angefragte Prüfung zuletzt durchgeführt?  Welche Office-Pakete in welcher Version wurden dabei geprüft.

Antwort:

Es existieren keine Aufzeichnungen zu den in der Vergangenheit durchgeführten Untersuchungen, die laut Überlieferungen vor ca. 10 Jahren und früher durchgeführt wurden. Ein Versionsvergleich ist nicht oder nicht auffindbar dokumentiert.

7.) Welche Einsparungen an Lizenzkosten lassen sich durch einen Ersatz von  Microsoft Office durch ein anderes Office-Paket auf einem Rechner  erzielen.

Antwort:

Durch den notwendigen Einsatz von Microsoft Office Produkten auf nahezu allen Rechnern der Stadtverwaltung lassen sich derzeit kaum Lizenzkosten einsparen. Eine Abstufung der Nutzung von Office Varianten in der Stadtverwaltung erscheint hinsichtlich der Lizenzierungskosten zunächst überlegenswert. Erfahrungsgemäß verursachen solche Versuche Folgekosten und Inkompatibilitäten.

Inwiefern die politischen Bestrebungen hin zu mehr Souveränität gelingen, bleibt abzuwarten und werden zusammen mit einer hohen Verbreitung im öffentlichen Sektor vom Amt für Digitalisierung und IT als Voraussetzungen für einen Einsatz von Open Source Office Produkten in der Stadtverwaltung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock angesehen. 

 

 

 

 

Dr. Chris von Wrycz Rekowski