Informationsvorlage - 2022/IV/3188

Sachverhalt:

Mit Beschluss Nr. 2021/AN/2614 vom 03.11.2021 beauftragte die Rostocker Bürgerschaft den Oberbürgermeister mit der Evaluation der bisherigen Wirkung des Ortsbeiratsetats unter Berücksichtigung folgender Kriterien:

1. die regionale Verteilung der Mittel,

2. Hinweise und Anregungen der Antragsstellerinnen und Antragsteller sowie der Ortsbeiräte zum formalen Ablauf,

3. eine Aufstellung und qualitative Bewertung der zu unterstützenden Projekte,

4. eine Einschätzung zur schlussendlichen Umsetzung der Projekte.

 

Bei der Evaluation waren die Ortsbeiräte zu beteiligen.

 

Die Verwaltung hat die Evaluation unter Berücksichtigung der festgelegten Kriterien mit folgenden Ergebnissen durchgeführt:

 

Zu 1. 

 

Zur Darstellung der Verteilung der regionalen Mittel wurden folgende Verteilungsaspekte ausgewertet:
 

• Verteilung der zur Verfügung stehenden Mittel laut Richtlinie zum Budget der Ortsbeiräte je Haushaltsjahr
• Tatsächliche Inanspruchnahme der Mittel je Haushaltsjahr gegliedert nach Stadtteilbereichen

 

Zu 2.

 

Die Ortsamtleiterinnen und Ortsamtsleiter nahmen von allen Ortsbeiräten Hinweise und Anregungen entgegen. Bereits vorliegende Kenntnisse und Erfahrungen wurden mit einbezogen.

 

Zu 3.

Alle bisher geförderten Maßnahmen wurden aufgelistet und nach Stadtteilbereichen gegliedert. Die Verwaltung hat einen entsprechenden Auswertungsbogen erarbeitet und den Ortsbeiräten zur Verfügung gestellt (siehe Anlage).

 

Hierbei konnte eine Einschätzung über die Qualität der Maßnahmen anhand einer Skala von 1 - 5 (1 = sehr gut, 2 = gut, 3 = befriedigend, 4 = ausreichend, 5 = mangelhaft) erfolgen.

 

Im selben Auswertungsbogen wurden die Ortsbeiräte gebeten, die Einschätzung der schlussendlichen Umsetzung der Maßnahmen zu bewerten. Hierzu stand eine Skala von 1 - 3 (1 = sehr zufriedenstellend, 2 = zufriedenstellend, 3 = nicht zufriedenstellend) zur Verfügung.

 

 

 

 

 

 

Zu 1. - Regionale Verteilung der Mittel                                                                                             

Haushaltsjahr 2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zu 1. - Regionale Verteilung der Mittel

Haushaltsjahr 2020

 

 

 

Anmerkung

Durch Beschluss der Bürgerschaft vom 11.11.2020 (Nr. 2020/AN/1628) wurde eine Übertragung nicht verbrauchter Mittel vom Haushaltsjahr 2020 ins Haushaltsjahr 2021 beschlossen. Das Jahr 2020 war zu diesem Zeitpunkt nicht vollständig abgerechnet, daher erfolgte eine Erhöhung der Planansätze pauschal um 90.000 € für das Haushaltsjahr 2021. Die Aufteilung erfolgte nach dem Berechnungsschlüssel entsprechend der Richtlinie zum Budget der Ortsbeiräte.

 

Zur grundsätzlichen Übertragbarkeit in Folgejahren erhielten die entsprechenden Produktsachkonten entsprechende Vermerke.

 

 

Zu 1. - Regionale Verteilung der Mittel

Haushaltsjahr 2021

 

 

Anmerkung

Da das Haushaltsjahr 2021 noch nicht abschließend abgerechnet ist, kann es hinsichtlich der verbrauchten und nicht verbrauchten Mittel noch zu Veränderungen kommen. (Stand: 14.04.2022).

Zu 1. – Bewertung der Verwaltung

Die Umsetzung der Richtlinie zum Budget der Ortsbeiräte begann im Frühjahr 2019. Im Jahr 2019 hat sich unter Berücksichtigung der Neuartigkeit des Verfahrens die Inanspruchnahme des Budgets der Ortsbeiräte recht schnell durchgesetzt. Für den verbliebenen Jahresabschnitt konnten 70 % der finanziellen Mittel ausgeschöpft werden, was dafür spricht, dass das Angebot auf großen Zuspruch gestoßen ist.

Die Jahre 2020 und 2021 waren geprägt von der Corona-Pandemie. Hier wirkte sich insbesondere die Absage zahlreicher Veranstaltungen (Bürgerfeste, Kinderfeste, Aufführungen, Auftritte etc.) maßgeblich auf die Inanspruchnahme des Budgets der Ortsbeiräte aus. Positiv rückblickend ist jedoch feststellbar, dass es im Jahr 2021 beinahe zu einer Erfüllung des Haushaltsansatzes ohne Berücksichtigung der Mittelübertragung aus dem Jahr 2020 gekommen ist.

Dies spricht trotz Pandemielage für eine weitgehende Ausschöpfung des Budgets der Ortsbeiräte unter Betrachtung der Vielfältigkeit der Maßnahmen.

Hier ist eine optimistische Entwicklung hinsichtlich des Wachsens des Bekanntheitsgrades des Budgets der Ortsbeiräte in der Stadtgesellschaft festzustellen.

 

Zu 1. Regionale Verteilung der Mittel grafisch dargestellt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zu 2. Hinweise und Anregungen der Antragsstellerinnen und Antragsteller

           

Einem Teil der Antragstellerinnen und Antragsteller ist das bereits verkürzte Antragsverfahren noch zu umständlich. Vordergründig wird das durch die Antragstellerinnen und Antragsteller so gesehen, die über keinerlei Erfahrungen in dergestalt verfügen.

 

Die Kenntnisse wurden durch mündliche Gespräche, hauptsächlich in den Ortsämtern, erlangt. Diese sind jedoch nicht repräsentativ, da es überwiegend positiven Zuspruch gibt.

 

Hinweise und Anregungen der Ortsbeiräte zum formalen Ablauf

Die folgende Auflistung stellt eine Zusammenfassung von Einzelmeinungen einiger Ortsbeiratsmitglieder dar. Diese sind daher nicht repräsentativ für alle Ortsbeiräte.

• Die Umsetzung der Maßnahmen soll künftig mehr in den Fokus gestellt werden. Nach Beschluss des Projektes sollen die Antragsstellerinnen und Antragssteller erneut eingeladen werden, um von den Projekten zu berichten.

 

• Eine persönliche Vorsprache der Antragstellerinnen und Antragsteller auf den Ortsbeiratssitzungen sollte zwingend erfolgen, um den Nutzen der Zuwendungen noch näher zu erläutern.

 

• Eine genauere Bezifferung und Verwendung des benötigten Betrages aus dem Budget der Ortsbeiräte sollten durch die Antragstellerinnen und Antragsteller erfolgen.

 

• Durch gezieltere Aufklärungsarbeit soll der Bekanntheitsgrad des Budgets der Ortsbeiräte gesteigert werden, damit der Kreis der Antragstellerinnen und Antragssteller vergrößert werden kann.

 

• Eine digitale Abwicklung des Antragsverfahrens, sowie der Online Abstimmung zum Antrag wäre wünschenswert.

 

• Aus Punkt 3 der Richtlinie des Ortsbeiratsbudgets geht hervor, dass die Maßnahme 3.000,- EUR nicht übersteigen sollte. Es wird vorgeschlagen, dass die verwendeten Mittel pro Maßnahme auf 3.000,- EUR zu beschränken sind.

 

• Ein Leitfaden für die Ortsbeiräte und die Antragsstellerinnen und Antragsteller zum Ablaufprozess wäre wünschenswert.

 

Es besteht der Wunsch, dass sich Ortsbeiräte zusammenschließen können, um ein gemeinsames Projekt voranzubringen und zu finanzieren.

 

Bewertung der Verwaltung

 

Bereits kurz nach Inkrafttreten der Richtlinie wurde sehr schnell deutlich, dass die dort geregelten Verfahrensabläufe in der Praxis zu komplex und aufwendig waren. Aus diesem Grunde reagierte die Verwaltung zeitnah und verschlankte das Verfahren unter Beachtung aller förderrechtlichen Vorgaben wie folgt:

 

1. Möglichkeit der Beratung zu geplanten Maßnahmen beim verantwortlichen Sachgebiet in der Verwaltung (telefonisch, per E-Mail, persönlich).
2. Projektvorstellung beim Ortsbeirat unter Begleitung des zuständigen Ortsamtes. Eine formlose Darstellung der Maßnahme ist möglich.
3. Unmittelbar nach Beschluss der Maßnahme informiert das Ortsamt den verantwortlichen Sachbereich über das Ergebnis.
4. Der Sachbereich übernimmt den Vorgang und nimmt umgehend den Kontakt zur Antragstellerin/zum Antragsteller auf.
5. Im anschließenden Antragsverfahren werden die Unterlagen geprüft und abschließend beschieden. Die Unterlagen können hierbei per Post oder per E-Mail eingereicht werden. Der Zuwendungsbescheid wird vor Bekanntgabe per Post bereits vorab per E-Mail übersandt.

 

Hinweis: Ein elektronisch ausfüllbarer Vordruck des Antrages, sowie des vereinfachten Verwendungsnachweises und die Richtlinie befinden sich auf der Homepage der Hanse- und Universitätsstadt Rostock unter:

 

https://rathaus.rostock.de/de/rathaus/politik_wahlen/ortsbeiraete/budget_ortsbeiraete/264693

 

Dieses Angebot soll noch um Informationen zum verantwortlichen Ansprechpartner sowie um einen Leitfaden zum Verfahrensablauf erweitert werden.

 

Die erfolgreiche Umsetzung zahlreicher Projekte (2019: 84, 2020: 65, 2021: 78) hat gezeigt, dass das verkürzte Verwaltungsverfahren durch die Stadtgesellschaft begrüßt wird und das Budget der Ortsbeiräte somit rege in Anspruch genommen worden ist.

 

Die Bearbeitung der Antragsverfahren erfolgte in fast allen Fällen problemlos, da der Großteil der Antragsteller antragserfahren ist. In diesem Zusammenhang sei jedoch darauf hingewiesen, dass der Aufwand für Erstantragstellerinnen und Erstantragsteller ohne Vorkenntnisse mit einem erhöhten Beratungsbedarf verbunden ist. Im Rahmen dieser Aufgabenerfüllung hat die Verwaltung hierfür eigens eine Stelle eingerichtet, welche den Beratungsbedarf und die Antragsbearbeitung absichert. Feststellbar ist jedoch, dass von dem Beratungsangebot noch nicht ausreichend Gebrauch gemacht wird.

 

Um die Antragstellerinnen und Antragsteller zusätzlich zu unterstützen, beabsichtigt die Verwaltung innerhalb des Jahres 2022 ergänzend einen Leitfaden zum Verfahrensablauf zur Publizierung zu erarbeiten.

 

In der Gesamtbetrachtung wird deutlich, dass die Normativen der Richtlinie zum Budget der Ortsbeiräte folglich angepasst werden müssen.

 

Dies gilt insbesondere auch für die Regelung gemäß der Tz. 9 der Richtlinie, welche die eigenverantwortlichen Auszahlungen des Ortsbeiratsvorsitzenden i. H. v. bis zu 500 € (insgesamt 9.500 €) normiert. Hier herrscht Unsicherheit über die Möglichkeiten der Verwendung der Mittel. Dies wird anhand der geringen Inanspruchnahmen erkennbar, welche sich wie folgt darstellen:

 

• 2019: 7 Vorgänge; Gesamtsumme:  579,90 €
• 2020: 3 Vorgänge; Gesamtsumme:    70,70 €
• 2021: 2 Vorgänge; Gesamtsumme:  174,42 €

 

Zwischen den Ortsbeiräten und der Verwaltung ist inzwischen abgestimmt, dass die Richtlinie im Jahre 2022 angepasst werden soll.

 

 

 

 

 

Claus Ruhe Madsen