Informationsvorlage - 2021/IV/2019

Stand: 16.02.2021, 18.00 Uhr

 

Sachverhalt:

 

Die Bürgerschaft hat mit Beschluss Nr. 2021/DA/1873 (im Folgenden „Beschluss“ genannt) am 20. Januar 2021 den Ausschüssen der Bürgerschaft, den Ortsbeiräten und sonstigen Gremien ermöglicht, die Sitzungen bis zum 16.06.2021 auch als Videokonferenz oder Hybridsitzung durchzuführen. Der Beschluss stand unter dem Vorbehalt des Inkrafttretens des Gesetzes zur Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit der Kommunen während der SARS-CoV-2-Pandemie (im Folgenden „Gesetz“ genannt). Das Gesetz wurde nach Beschlussfassung im Landtag M-V ausgefertigt und im Gesetz- und Verordnungsblatt für M-V am 29.01.2021 verkündet. Entsprechend § 5 Abs. 1 des Gesetzes ist es am Tage nach der Verkündung in Kraft getreten.

 

Unabhängig davon hat die Verwaltung unmittelbar nach Beschlussfassung durch die Bürgerschaft die weiteren Gremien über den Beschluss in Kenntnis gesetzt und diese gebeten, sich zu Ziff. I.1 des Beschlusses wie dort beschrieben zu verhalten.

 

Bis heute haben sieben von 15 Ausschüssen Rückmeldung gegeben und sich für Video- und/ oder Hybridsitzungen ausgesprochen. Etwas unterschiedlicher verhält es sich bei den 19 Ortsbeiräten. Unter den bisher 12 eingegangenen Rückmeldungen haben sich sechs Ortsbeiräte gänzlich gegen eine digitale Sitzungsform ausgesprochen, der Rest für Video- und/ oder Hybridformat.

 

Zur verwaltungsseitigen Beschlussumsetzung wurden themenbezogene Arbeitsgruppen, bestehend aus Büro der Präsidentin der Bürgerschaft, Fachbereich Sitzungsdienst, Rechtsamt, Behördliche Datenschutzbeauftragte, Hauptamt und Amt für Digitalisierung und IT gebildet, welche bisher folgende Arbeitsergebnisse mit o. g. Stand erzielen konnten.

 

 

Rechtliche Betrachtung:

Zunächst galt es, unscharfe Formulierungen aus dem Beschluss auszulegen. Daraus resultiert zum Beispiel das Erfordernis einer Klarstellung, welche mit der Beschlussvorlage Nr. 2021/BV/1964 vollzogen werden kann.

 

Zusammenfassend war festzustellen, dass alle Rechte und Pflichten sowohl für die Mitglieder als auch für die weiteren Teilnehmerkreise der Gremiensitzungen, die aus der Kommunalverfassung M-V erwachsen, auch für Sitzungen im Video- und Hybridformat fortbestehen und zu wahren sind. Insbesondere Rede- und Stimmrechte und die Wahrung des Öffentlichkeitsgrundsatzes dürfen durch veränderte Sitzungsformen nicht gehemmt werden. Der Öffentlichkeit ist der Zugang zu Video- und Hybridsitzungen so einfach wie möglich zu gestalten, um dem Wortlaut des § 2 (1) des Gesetzes zu entsprechen.

 

Mit Bezug auf nichtöffentliche Sitzungsteile wurde festgestellt, dass ein Datenabfluss an die Anbieter von Konferenzsoftware oder Dritte zwingend zu vermeiden ist. Gegenüber Anfragenden aus dem politischen Raum musste bezüglich nichtöffentlicher Sitzungen im Video- oder Hybridformat mehrfach klargestellt werden, dass Abstimmungen in nichtöffentlicher Sitzung nicht gleichzusetzen sind mit Abstimmungen, die geheim erfolgen können (z. B. Wahlen), weil sie ebenso durch Handzeichen erfolgen wie Abstimmungen in öffentlicher Sitzung. In diesem Zusammenhang ist auch korrigierend festzustellen, dass Ziff. I.2 S. 2 des Beschlusses so nicht umsetzbar ist, da Mitglieder, die per Video an nichtöffentlichen Sitzungen teilnehmen, dieselben Rechte und Pflichten innehaben, wie Mitglieder in Präsenz.

 

Hardwareseitige Betrachtung:

Die Abfrage unter den Mitgliedern zum Bedarf an erforderlicher Hardware erfolgt über die geschäftsführenden Ämter der Ausschüsse und Ortsbeiräte. Abgefragt wurde dabei auch, ob die Bereitschaft besteht, privat vorhandene Technik zur Teilnahme per Video zu nutzen.

 

Die Mitglieder der Bürgerschaft können die ausgegebenen Tablets nutzen, verbunden mit dem Nachteil, dass bei einer Teilnahme per Video keine Sitzungsunterlagen mehr eingesehen werden können. Der Beschaffungsprozess von Hardware für die weiteren Endnutzer gestaltet sich aufgrund bestehender Lieferengpässe schwierig. Außerdem fehlt noch in Größenordnungen der Rücklauf aus der Abfrage an die Gremien. Die bereits erfolgten Rückläufe konnten aus Zeitgründen noch keiner detaillierten Auswertung unterzogen werden. Grob ist festzustellen, dass unter den Sitzungsteilnehmenden Bedarf an Beschaffung von Hardware besteht.

 

Für die Durchführung von Hybridsitzungen wurde die Beschaffung von mobiler Konferenztechnik für die Beratungsräume in Form von Stativkameras und Raummikrofonen (so genannte Konferenzspinnen) initiiert. Die Lieferung mit einem Anschaffungswert i. H. v. 4.200,- EUR soll zum Ende der 7. KW 2021 erfolgen.

 

Softwareseitige Betrachtung:

Hauptauswahlkriterien waren die Datenschutzanforderungen und die barrierearme Teilnahmemöglichkeit für die Öffentlichkeit. Die Markterkundung ist noch nicht abgeschlossen. Momentan verdichtet sich die Abwägung der Vor- und Nachteile in Richtung der Konferenzsoftware DFNconf pexip des Deutschen Forschungsnetzes. Die Software ermöglicht einen Stream der abgehaltenen Videokonferenz und damit die Teilnahme von Öffentlichkeit, ohne dass diese Anmeldeprozesse o. Ä. zu vollziehen hat und somit keine personengebundenen Daten erfasst werden müssen.

 

Praktische Betrachtung:

Eine Gegenüberstellung der momentan drei möglichen Sitzungsformen kann der Anlage entnommen werden.

 

Am 10. Februar 2021 wurde in Anwesenheit der Präsidentin der Bürgerschaft und unter Beteiligung der Fraktionsgeschäftsstellen eine erste Testhybridsitzung im Sitzungssaal der Bürgerschaft durchgeführt.

 

Positiv kann angemerkt werden, dass alle Teilnehmenden ohne detaillierte Anleitung den Weg in die Sitzung gefunden haben. Nachteilig gestaltet sich die Nachvollziehbarkeit von Abstimmungsverhalten zwischen den Teilnehmenden im Sitzungsraum und den Teilnehmenden per Video. Hier wird eine neue Form der Moderation durch die Sitzungsleitung zu etablieren sein. Zusätzlich wird eine weitere Person gebunden werden, um den Überblick bezüglich Wortmeldungen und Ähnlichem sowohl im Sitzungsraum als auch in der Konferenz behalten zu können.

 

Darüber hinaus bedingt die Durchführung einer Hybridsitzung eine ständige Begleitung durch eine in der Bedienung von Veranstaltungstechnik geschulte Person. Im Hauptamt ist eine Person mit dieser Qualifikation beschäftigt, eine weitere durch einen Dienstleistungsvertrag gebunden. Durch die zeitgleichen Sitzungstermine an den üblichen Sitzungstagen Dienstag bis Donnerstag wird hier Personalzuführung und damit Mehraufwand notwendig werden. Eine entsprechende Prüfung erfolgt derzeit im Hauptamt.

 

Fazit:

Die Durchführung von Video- und Hybridsitzungen ist möglich, jedoch mit erheblichem organisatorischen und Betreuungsaufwand sowie Einschränkungen im Vergleich zu der etablierten Sitzungsform verbunden. Vor dem Hintergrund der ohnehin schon bestehenden, pandemiebedingten Mehrbelastung in der Verwaltung wird empfohlen, von den Video- und Hybridsitzungen nur im Härtefall Gebrauch zu machen, solange Präsenzsitzungen nach der Corona LVO M-V noch zugelassen sind und die Durchführung dieser für Vertretbar gehalten werden. Vor dem Hintergrund der aktuell bestehenden 7-Tages-Inzidenz für Rostock i. H. v. 20,1 ist seit Beschlussfassung eine erhebliche Verbesserung eingetreten.

 

Sobald alle notwendigen Voraussetzungen, zu denen neben der technischen Ausstattung auch die Qualifizierung der MitarbeiterInnen der Verwaltung und die Beschreibung der Verfahren für alle Teilnehmenden hinzuzudenken sind, geschaffen werden konnten, werden alle Gremien unverzüglich darüber in Kenntnis gesetzt.

 

 

 

 

 

Claus Ruhe Madsen