Informationsvorlage - 2021/IV/2005

Sachverhalt:

 

Die Corona-Pandemie stellt die Rostocker Stadtverwaltung, so wie praktisch jede Organisationseinheit weltweit, vor die Herausforderung, die langjährig eingeübten Arbeitsweisen zugunsten des Gesundheitsschutzes der Mitarbeiter/innen drastisch zu verändern und gleichzeitig die eigene Arbeitsfähigkeit und Leistungserbringung möglichst weitgehend aufrecht zu erhalten. Hinsichtlich der internen Arbeitsprozesse stand dabei die weitgehende Minimierung persönlicher Kontakte durch erhebliche Ausweitung von Homeoffice und digitaler Kommunikation im Vordergrund. In Bezug auf die Außenbeziehungen zu Kunden, Klienten, Unternehmen etc. bestand die Strategie darin, Verwaltungsdienstleistungen online zugänglich zu machen und die verbleibenden Besucherströme durch Terminvergaben zu entzerren.

 

Gleichzeitig arbeitet das Team e-Akte mit Hochdruck an der weiteren Einführung des Dokumentenmanagementsystems.

 

Damit ergaben sich im Bereich von Digitalisierung und IT der Stadtverwaltung kurzfristig neue Kernaufgabenstellungen, die sich wie folgt umreißen lassen:

 

1. Möglichkeiten der IT-Arbeitsplatzverlagerung außerhalb der Dienstgebäude ausweiten
2. neue digitale Kommunikationswege aufbauen und etablieren
3. Online-Services (insb. in Bezug auf Kernprozesse mit hohen Fallzahlen) der Verwaltung weiterentwickeln und medienbruchfrei an die internen Fachverfahren anbinden

 

zu 1:

Möglichkeiten zur Arbeitsplatzverlagerung vom Dienststandort wurden durch IT-Planungs-änderungen und die Bereitstellung zusätzlicher Mittel für die Beschaffung und die Umrüstung von mobilen Endgeräten (insbesondere Notebooks) erreicht und vollzogen. Die Temporär aus dem Bestand der Schulen verwendeten Geräte sind seit August vollständig zurückgeführt.

So wurden neben der Umrüstung von 172 vorhanden Laptops zusätzlich 383 neue Geräte beschafft, konfiguriert und in den mobilen Einsatz gebracht.

 

Zusätzlich sind zur Zeit 293 Endgeräte (i.d.R. private Endgeräte) internetbasiert für den sicheren Zugriff auf dienstliche Anwendungen eingerichtet worden.

 

Es ist grundsätzlich möglich, mit jedem Dienstgerät aus dem Internet zu arbeiten, sofern dieses sicherheitstechnisch freigeschaltet wurde (Zweifaktorautorisierung). Dabei gibt es keine Limitierung durch VPNs oder Netzbandbreiten.

 

Daneben wurde bereits im Juli die Internet-Netzanbindung der Verwaltung auf 20 Gbit/s erhöht, um dem erhöhten Kommunikationsaufkommen zu entsprechen.

 

Kurzfristige Arbeitsplatzverlagerungen innerhalb der Verwaltungsgebäude sind bereits seit langer Zeit grundsätzlich möglich, da jede/r Mitarbeiter/in sich an jedem Platz anmelden kann.

 

Bereits heute können alle Fachverfahren, die in der HRO eingesetzt werden, mit den vom Amt für Digitalisierung und IT bereitgestellten Technologien mobil genutzt werden. In Zukunft sollen alle am Arbeitsplatz zur Verfügung stehenden festen IT-Dienste (neben den Fachverfahren auch Kommunikationsdienste und Sprachkommunikation) vollständig virtualisiert werden, um an einem beliebigen Standort mit einem beliebigen Endgerät sicher PC-Arbeiten ausführen zu können. Dazu wurden 600.000 EUR für die Erweiterung des Rechenzentrums (Server), die Umstellung der Telefonanlage und für die notwendigen Virtualisierungslizenzen zur Verfügung gestellt.

 

zu 2:

Neben der Bereitstellung einer großen Zahl von mobilen internetbasierenden Endgeräten wurde der Aufbau von Kommunikationsplattformen in Richtung Mobilität und Internet entwickelt.

 

Die Stückzahl der dienstlichen Smartphones einschließlich der Groupwaredienste wurde auf 452 erhöht. Die zentrale Groupwareplattform (Mail/Kalender/Datenfreigabe) wurde allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch im Internet zur Verfügung gestellt.

Weiterhin werden Kommunikationssysteme wie der Messaging-Dienst von Micro Focus, die Kollaborationsplattform Vibe und das Dateiaustauschsystem Filr im Internet für alle Mitarbeiter/innen (unbegrenzte Lizenz) zum Informationsaustausch sicher angeboten.

 

Für die Gruppenarbeit wurden Videokonferenzsysteme wie GotoMeeting mit einem erweiterten Funktionsumfang (100 Lizenzen) und für Standardkonferenzen das System Pexip vom Deutschen Forschungsnetz (unbegrenzte Lizenzanzahl) eingeführt, dazu wurden bislang 182 neue externe Kameras beschafft und installiert.

 

Weiterhin sind die Beratungsräume auf audiovisuelle Technik für virtuelle Veranstaltungen umgerüstet worden, um hybride Beratungen, Bewerbungsgespräche etc. möglich zu machen.

 

Um perspektivisch weitere Erfahrungen zu sammeln und darüber hinausgehende Maßnahmen zu testen, wurde außerdem das Kämmereiamt modellhaft zu großen Teilen auf mobiles Arbeiten umgestellt. Dies betrifft z. B. das Ermöglichen des Mobilen Arbeitens mit Virtualisierungssystemen (virtuelle Desktops und Telefonie).    

 

Parallel wurden alle Möglichkeiten des mobilen Arbeitens für das Führungspersonal und die Belegschaft im Intranet ausführlich beschrieben und vorgestellt, erweiterte Services 24 Stunden täglich bereitgestellt inkl. der internen Supporthotline -2929.

 

zu 3:

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist – wie alle Kommunen in Deutschland – seit geraumer Zeit darum bemüht, ihre Verwaltungsleistungen zu digitalisieren und den Bürgerinnen und Bürgern auch online anzubieten. Mit dem Onlinezugangsgesetz OZG wurden diese Anstrengungen normiert und es wurde für Bund und Länder zur Verpflichtung gemacht, alle Verwaltungsleistungen bis Ende des Jahres 2022 online anzubieten. Dies schließt auch die Kommunen, die für den Vollzug der meisten dieser Verwaltungsleistungen zuständig sind, als Teil der Länder mit ein. Die Ausweitung der Online-Services der Rostocker Stadtverwaltung ist Teil dieses laufenden Prozesses und wird mit hoher Priorität verfolgt. Das Vorgehen der öffentlichen Hand ist dabei arbeitsteilig, d.h. andernorts entwickelte IT-Lösungen werden flächendeckend ausgerollt und danach – falls nötig – auf die örtlichen rechtlichen Besonderheiten hin angepasst und an die internen Fachverfahren angebunden.

 

Im Zuge dessen sind inzwischen 50 Verwaltungsdienstleistungen online verfügbar und im Servicebereich der städtischen Homepage übersichtlich und leicht zugänglich dargestellt.

 

Hierbei haben insbesondere die im letzten Jahr bereitgestellte Verfahrenserneuerung im Stadtamt, die Bereitstellung von verfahrensgebundenen Onlinediensten (Urkunden, Meldeauskünfte incl. Bezahlverfahren, iKfz) und vor allem die Ausweitung der Onlineterminverwaltung erheblich zur Entzerrung und Steuerung des Besucherverkehrs in Zeiten der Pandemie beigetragen. Damit wurde ein geordnetes Homeoffice in Bereichen mit Kundenkontakt erst ermöglicht.

 

Eine Übersicht der aktuell laufenden Projekte hinsichtlich Digitalisierung ist dieser Informationsvorlage als Anlage beigefügt.

 

Zusammengefasst lässt sich insofern feststellen, dass die coronabedingten Handlungserfordernisse und die daraufhin vorgenommene Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen verwaltungsintern zu einer deutlichen Dynamisierung im Bereich der Digitalisierung und der Nutzung digitaler und webbasierter IT-Technologie und Kommunikation geführt haben. Für einen großen Teil der Belegschaft sind mobiles Arbeiten, die Nutzung gemeinsamer IT-Plattformen und die Teilnahme an Webkonferenzen damit binnen eines Jahres zur Normalität ihre Arbeitsalltags geworden. Im Ergebnis ist es – nicht zuletzt dank des außerordentlichen Engagements zahlreicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Querschnitts- und den Fachämtern – der Rostocker Stadtverwaltung gelungen, trotz der pandemiebedingten Einschränkungen und Herausforderungen die eigene Arbeitsfähigkeit aufrecht zu erhalten und alle für die Bürgerinnen und Bürger wesentlichen eigenen Dienstleistungen weiterhin zu erbringen.

 

 

Folgende Beschaffungsmaßnahmen wurden auszugsweise durch die Stadtverwaltung in 2020/21 durchgeführt.

 

Corona spezifische Beschaffung:

 

1. Meetingsoftware: 12.000 EUR pro/Jahr (100 Lizenzen) zzgl. Kostenlose Online-Meetingprodukte
2. Für mobiles Arbeiten beschaffte 370 Notebooks: 259.000 EUR
3. Kosten für Lizenzen VPN: 8.000 EUR (VPN = Virtual Private Network = Software für sicher Verbindung)
4. Kosten für Kameras: 24.000 EUR
5. Kosten für Virtualisierungslizenzen: 22.000 EUR

 

 

Neben der coronabedingten Beschaffung von IT-Sachmitteln erfolgte parallel auch im Rahmen laufender Ersatzbeschaffung ein Umstieg auf mobile IT-Technik:

 

1. 553 Notebooks: 387.000 EUR
2. 10 Virtualisierungsserver: 290.000 EUR (in Bearbeitung)
3. Virtualisierungslizenzen: 500.000 EUR (in Bearbeitung)     

 

Finanzielle Auswirkungen:    keine     

 

 

 

 

 

Claus Ruhe Madsen