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Sachverhalt:

 

Vorbemerkung:

Unabhängig von den hier nachfolgend vorgetragenen Hinweisen wird die Verwaltung unmittelbar nach Beschlussfassung in den Prozess der Umsetzung eintreten. Die Ausführungen sollen lediglich verdeutlichen, dass eine schnelle Umsetzung unrealistisch ist.

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Vorausgesetzt, das Gesetz, dessen Entwurf zur initiativen Einreichung dieser Angelegenheit geführt hat, wird zeitnah in Kraft treten, können aus der Verwaltung kurzfristig folgende, zu bedenkende, Informationen gegeben werden:

 

-         Das Antragsanliegen stellt darauf ab, dass jedes Gremium für sich selbst entscheidet, ob und wie es von der Möglichkeit digitaler Sitzungen Gebrauch machen will. Es bleibt nach Beschlussfassung durch die Bürgerschaft also abzuwarten, wie sich die insgesamt 44 Ausschüsse, Ortsbeiräte und weiteren kommunalen Gremien zu dieser Möglichkeit verhalten werden, um den tatsächlich erforderlichen, quantitativen Bedarf an räumlicher und technischer Ausstattung erheben zu können. Da die Sitzungen gem. Sitzungskalender den Erhebungszeitraum darstellen, kann es für die Verwaltung schwierig bis unmöglich werden den unter II. geforderten Bericht bereits vollumfänglich zur Märzsitzung der Bürgerschaft vorzulegen.

Ziel wird sein, die unterschiedlichen Szenarien schnellstmöglich zu beschreiben und in dem Zusammenhang den Standardbedarf für ein Gremium zu definieren. Problematisch ist dabei auch die uneindeutige Formulierung bezüglich der Beschlussfassung durch die Gremien, die offen lässt, ob von Sitzung zu Sitzung entschieden werden soll oder ob ebenfalls ein Grundsatzbeschluss für den zukünftigen, wiederholten Gebrauch genügt. Die erste Alternative würde die ständige physische Bevorratung allen erforderlichen Inventars für alle Gremien zur Folge haben, was tatsächlich unmöglich erscheint. Insofern wird der Antrag hier so gedeutet, dass auch die weiteren Gremien jeweils nur einen Grundsatzbeschluss fassen werden.

 

 

-         Für die Bürgerschaft kann festgehalten werden, dass die hardwareseitigen Voraussetzungen durch die vorhandenen Tablets teilweise vorliegen. Fraglich ist, ob die zur Verfügung stehenden Datenvolumen, welche mit den Simkarten vorhanden sind, den Bedarf an Datenvolumen für eine Videositzung abdecken können. Hier wird sehr wahrscheinlich die Erhöhung dieser Volumen, verbunden mit finanziellem Mehraufwand, zu vollziehen sein. 

 

-         Für die sachkundigen EinwohnerInnen sowie Mitglieder der Orts- und weiteren Beiräte, die nicht Mitglied der Bürgerschaft sind, wäre Hardware vollständig neu anzuschaffen, sofern die Bereitschaft zur Nutzung und/ oder die Eignung privater Endgeräte nicht vorhanden sind. Die Bedarfsfeststellung kann nur über Einzelabfragen nach positiver Beschlussfassung in den jeweiligen Gremien erfolgen.

 

-         Die technische Umsetzung ist selbstverständlich möglich und je nach gewählter Variante mit unterschiedlich hohem finanziellen und personellen Aufwand verbunden. Die rechtssichere Umsetzung wird insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz, den Öffentlichkeitsgrundsatz sowie die Wahrung der Rede- und Stimmrechte erheblichen, zeitlichen Aufwand darstellen, um nicht in solchen Sitzungen gefassten Beschlüssen leichtfertig Angriffsfläche bezüglich Widersprüchen und anderen Arten der Intervention zu bieten.

Zur Wahrung der Einheitlichkeit, welche den Gremienmitgliedern auch Sicherheit in der Anwendung vermitteln soll, sollte nur ein beschriebenes Verfahren je Ausgangssituation entwickelt werden, welches zentral vermittelt und dezentral angewandt wird.

 

-         Fest steht, dass dieser Auftrag der Übernahme einer neuen Aufgabe gleichzustellen ist und dafür mit dem Antrag kein zusätzliches Personal in den beteiligten Fachbereichen zur Verfügung gestellt wird.

Mindestens im Amt für Digitalisierung und IT ist die Hinzuziehung externer Dienstleister unumgänglich, weil dort in besonders hohem Maße Ressourcen zur Aufrechterhaltung der Arbeistfähigkeit der Verwaltung während der Corona-Pandemie gebunden sind. Darüber hinaus werden insbesondere Hybridlösungen ständige, technische Betreuung vor, während und nach der Sitzung bedingen.

 

Ähnlich verhält es sich sowohl im Büro der Präsidentin der Bürgerschaft als auch im Fachbereich Sitzungsdienst.

 

Insofern bedürfte es nach erster Einschätzung einer Unterbrechung des Sitzungsrhythmus, welche personelle Ressourcen sowohl zur Ausarbeitung als auch zur Umsetzung inklusive Einführung, MitarbeiterInnenschulung und Einweisung der Gremienmitglieder genutzt werden kann.

Aktuell zeichnet sich dafür nur die sitzungsarme Zeit während der Sommerferien ab, welche jedoch hinter dem Ablaufdatum 16.06.2021 für die zu beschließende Ausnahmeregelung liegt.

 

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Finanzielle Auswirkungen:

Können erst beziffert werden, wenn der Bedarf wie beschrieben festgestellt ist.

 

Mit der Anschaffung von Videokonferenzsystemen werden Lizenzgebühren fällig werden. Zuzüglich entsteht außerplanmäßiger Aufwand für die Anschaffung der erforderlichen Hardware, sowohl für die Mitglieder als auch für die Konferenzräume und das zur technischen Betreuung einzusetzende Personal.

 

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Claus Ruhe Madsen

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