Beschlussvorlage - 2020/BV/1671

Beschlussvorschlag:
 

1. Der Erweiterung der freiwilligen Mitgliedschaft beim Kommunalen Versorgungsverband Mecklenburg-Vorpommern zum Zwecke der Bearbeitung und Festsetzung der Beihilfe für die aktiven Verwaltungsbeamt*innen der HRO wird zugestimmt.

 

2. Der Übertragung der Heilfürsorgebearbeitung für die Beamt*innen der Berufsfeuerwehr der HRO an den Kommunalen Versorgungsverband Mecklenburg-Vorpommern wird zugestimmt. 

 

Beschlussvorschriften:
§ 22 Abs. 2 und Abs. 5 KV MV 

 

 

Sachverhalt:

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock (HRO) ist beim Kommunalen

Versorgungsverband Mecklenburg-Vorpommern (V M-V)Pflichtmitglied kraft Gesetzes. Das betrifft die Aufgabe „Versorgung der Ruhestandsbeamt*innen“ (Pensionen u.a., der V M-V fungiert vergleichbar einer Rentenkasse).

Darüber hinaus ist die HRO bereits freiwilliges Mitglied, und zwar für die Aufgabe „Beihilfegewährung für die Ruhestandbeamt*innen der HRO“ (der V M-V fungiert vergleichbar einer Krankenkasse).

 

Die Aufgaben „Beihilfe für die aktiven Verwaltungsbeamt*innen“ (ca. 160) sowie „Freien Heilfürsorge (HFS) für die aktiven Beamt*innen der Berufsfeuerwehr“ (ca. 320) erfüllt die HRO derzeit noch selbst mit zwei Mitarbeiterinnen im Hauptamt im Umfang von 1,3 VbE. Alle anderen Kommunen des Landes Mecklenburg-Vorpommern haben diese Aufgabe
für ihre aktiven Beamt*innen bereits an den V M-V übertragen.

Der V M-V finanziert seine Tätigkeit durch Umlagen der Kommunen (es gilt, wie bei Renten- und Krankenkassen das Solidarprinzip). Die Umlage für das Jahr 2019 betrug 2.100,- Euro/Beamt*in.

In dieser Umlage sind sowohl die tatsächlichen Kosten für die Auszahlung der Beihilfe als auch die Personal- und Sachkosten der Beihilfestelle beim V M-V enthalten (Umlage-Überschüsse werden jährlich zurückerstattet).

 

Gründe für die Übertragung dieser Aufgaben (Beihilfe/HFS) an den V M-V sind:

(1) Die medizinische Entwicklung erfordert immer komplexere und kompliziertere medizinische Fachkenntnisse, die Beihilfe- und Heilfürsorgevorschriften werden immer spezieller. Dieses Wissen haben nur hierfür speziell ausgebildete (z.B. Sozialversicherungsfachleute) bzw. geschulte sowie in dieser Tätigkeit langjährig erfahrene Sachbearbeiter*innen. Eine qualitativ adäquate Vertretung bzw. ein personeller Ersatz ist nicht möglich.

Das Risiko, dass Beihilfe/HFS an Beamte nicht mehr gewährt werden kann, wenn das Personal ausfällt, ist extrem hoch. Abwesenheiten infolge Krankheit, Urlaub usw. führen aktuell bereits zu Verzögerungen, was bei derart sensiblen Bereichen nicht gut ist. Die HRO ist als Dienstherr ihren Beamt*innen gegenüber und deren Familien im Rahmen der Fürsorge verpflichtet, die Absicherung der Krankenvorsorge zu gewährleisten – dies kontinuierlich. Die Verwaltungsbeamt*innen gehen mit der Bezahlung der z.T. hohen Rechnungssummen für die medizinischen Leistungen in Vorleistung die im Nachhinein gestellten Beihilfeanträge müssen auch stets zeitnah bearbeitet und die Rechnungsbeträge erstattet werden. Wenn die Antragsbearbeitung nicht in einem zeitlich angemessenen Zeit-raum erfolgt, hat das für die Beamt*innen finanziell negative, oft durchaus existentielle Folgen. Hierdurch können Härtefälle bei Beamt*innen entstehen und in der Folge auch zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. Oft musste sich die Verwaltung mit Abschlagszahlungen bemühen, was den Verwaltungsaufwand erhöht und deshalb perspektivisch weiter verzögert. Darüber hinaus führt eine längere Bearbeitungszeit zu einer allgemeinen Unzufriedenheit bei den Beamt*innen.

 

(2) Aktuell Handlungsbedarf hervorrufend ist folgender Umstand: Auch die Beihilfesachbearbeitung ist gesetzlich vorgeschrieben zu digitalisieren. Es wird erforderlich, Fachverfahren einzuführen, ohne Aufgabenverlagerung auf den V M-V auch in der Beihilfestelle der HRO.

 

Die Feuerwehrbeamt*innen erwarten zudem zeitnah die Einführung einer Krankenversicherungskarte (die die derzeitige „Zettelwirtschaft“ jedoch nicht abschafft, sondern nur ergänzt). Bisher werden Behandlungsscheine ausgegeben, mit denen die ärztlichen Leistungen über die Kassen- und Kassenzahnärztliche Vereinigung abgerechnet werden (überschaubare Kosten für die Beschaffung der Behandlungsscheine
ca. 200 €/Jahr.                  

                                         

Soll eine sinnvolle - und für die HRO nutzbringende, die „Zettelwirtschaft“ beendende - Krankenversicherungskarte eingeführt werden, muss diese Karte auch im sog. Workflow eine digitale Abrechnung der ärztlichen Leistungen ermöglichen. Ein solches Fachverfahren und folgende Prozessabläufe müssen zeit- und kostenaufwendig konzipiert werden. Im Kern müsste die HRO die Sachmittel für eine elektronische Krankenkarte beschaffen, wie bei gesetzlich Krankenversicherten.

 

Die Konzeption und Umsetzung eines solchen Fachverfahrens selbst erfordert zunächst über einen längeren Zeitraum Mehraufwand (Sach/-Personalaufwand und Mehrkosten). Erforderliche Schritte und Maßnahmen wären z.B.:

-Antrag auf Genehmigung bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung,

-danach Vereinbarung mit Kassenärztlicher Vereinigung (KÄV)schließen,

-Ausschreibungsverfahren für die Kartenproduktion nach VOL,

-Musterkarten erstellen lassen bei Herstellerfirma und erneute Genehmigung bei KBV einholen,

-beim GKV-Spitzenverband Einverständniserklärung einholen,

-Datenschutzbeauftragte beteiligen (Verfahrensverzeichnis nach DSG M-V, Risikoanalyse, Sicherheitskonzept ect. erstellen),

-Mitbestimmungsverfahren bei der Personalvertretung durchführen,

-nach Vorliegen aller Genehmigungen bei KBV,GKV-Spitzenverband, KÄV: Datenübermittlung der Heilfürsorgeberechtigten an die Herstellerfirma.

Nach Einführung der elektronischen Krankenkarte wird sich der Verwaltungs- und Kostenaufwand für die HRO deutlich erhöhen. Nur ein Beispiel: Bei Veränderungen der personenbezogenen Daten (Name, Wohnanschrift)der Feuerwehrbeam*innen muss eine neue Karte hergestellt werden. Ebenso bei neuen Verbeamtungen bzw. in die HRO versetzten Beamt*innen. Dadurch entstehen laufende Kosten für die Karten in Höhe von ca. 1.000 €/Jahr.

 

Wenn man ein solches Fachverfahren für die HFS (und nicht nur für die Beihilfe) einführen will, stellt sich folgendes Problem: Es gibt derzeit kein marktgängiges Fachverfahren (Software usw.). Ein Fachverfahren müsste erst entwickelt werden. Die Kosten für die Softwareentwicklung und Einführung können derzeit nur geschätzt werden; es bedürfte für konkrete Aussagen einer tieferen und aufwändigeren Prüfung; die Kosten würden aber im mindestens fünfstelligen EURO-Bereich liegen.

 

Derzeit ist nicht abschätzbar, ob der dann digitalisierte Prozess zu Einsparungen von Personal und anderen Sachmitteln führen könnte (wobei die oben angesprochene Vertretungsfrage zu beachten wäre). 

 

Fazit:        

                                                         

1. Bei weiterer Bearbeitung der Beihilfe und HFS in der Beihilfestelle der HRO ist mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand für die Einführung der Digitalisierung und mit hohen Kosten für die Beschaffung und Unterhaltung der Fachverfahren einschließlich einer elektronischen Krankenkarte für die Feuerwehrbeamt*innen zu rechnen.

 

2. Es besteht permanent, bereits aktuell, das latente Risiko des (teilweisen) Ausfalls der Bearbeitung der Beihilfe und HFS.

 

3. Aufgrund zunehmender Komplexität und Kompliziertheit kann der zunehmende medizinische und fachliche Sachverstand in der bestehenden Struktur nicht sichergestellt werden.

 

Lösungsansatz:

 

Die vorstehenden Faktoren haben die Verwaltung veranlasst, zu prüfen, ob die Erweiterung der freiwilligen Mitgliedschaft beim V M-V zum Zwecke der Bearbeitung der Beihilfe für die aktiven Verwaltungsbeamt*innen sowie der Übertragung der Bearbeitung der HFS eine Alternative für die HRO darstellen kann.

 

Die nachfolgende Darstellung zeigt die Kostengegenüberstellung sowie die Vorteile für die HRO bei Abgabe der Beihilfe und HFS:

 

1. Beihilfe - Vergleich der Pauschale für die Bearbeitung der Beihilfe/Beamt*in
   in € (Jahr 2019 - 160 Verwaltungsbeamt*innen)

 

 

 

 

 

 

 

	HRO	V M-V	Differenz V M-V/ HRO
Personal- und Nebenkosten	52.942 €	66.000 €	+ 13.058 €
Verwaltungspauschale/ Beamt*in	331 €	413 €	+ 82 €
zzgl. Auszahlungsbetrag Beihilfe	270.000 €	270.000 €
Personal- und Nebenkosten zzgl. Auszahlungsbetrag Beihilfe	322.942 €	336.000 €	+ 13.058 €
Pauschale Gesamt/Beamt*in	2.018 €	2.100 €	+ 82 €/Beamt*in

 

 

2. HFS - Vergleich der Pauschale für die Bearbeitung der HFS/ Beamter*in in € (Jahr 2019 - 320 Feuerwehrbeamt*innen)

 

Berechnung der HFS mit Abgabe der Beihilfeberechnung an den V M-V

	HRO	V M-V	Differenz V M-V/ HRO
Personal- und Nebenkosten	34.348 €	32.000 €	- 2.348 €
Verwaltungspauschale/ Beamt*in	107 €	100 €	-         7 €/Beamt*in

 

Den Mehrkosten bei Abgabe der Beihilfe und HFS stehen bei Beibehaltung dieser Aufgaben in der HRO die Kosten für die Einführung der elektronischen Krankenkarte und der Fachverfahren gegenüber:

 

1. Elektronische Krankenkarte für Feuerwehrbeamt*innen:

-        einmalig für die Erstbeschaffung:   3.500,- €

-        jährliche Kosten für neue Karten:   1.000,- €/Jahr  

2. Geschätzte Kosten für die Fachverfahren:

-        Anschaffung und Einführung der Verfahren:         15.000,- €

-        Laufende Kosten für Wartung und Pflege:      1.500,- €/Jahr

-         

Die Kosten für das Antragsverfahren und die Einführung der elektronischen Krankenkarte wurden nicht konkret ermittelt. Schätzungsweise ist jedoch mit mindestens 200 Arbeitsstunden und einer Gesamtdauer von ca. 1 Jahr zu rechnen.

 

Gegenüberstellung von Mehraufwand bei Abgabe der Beihilfebearbeitung und HFS an den V M-V und Ausgaben bei Verbleib bei der HRO

	HRO	V M-V	Differenz V M-V/ HRO pro Jahr
Personal- und Nebenkosten für die Bearbeitung der Beihilfe	52.942 €	66.000 €	+ 13.058 €
Personal- und Nebenkosten für die Bearbeitung der HFS	34.348 €	32.000 €	- 2.348 €
Fortbildungskosten für Personal	3.500 €		- 3.500 €
Fachverfahren und elektronische Krankenkarte	2.500 €		- 2.500 €
Personal- und Nebenkosten Gesamt	93.290 €	98.000 €	+ 4.710 €/Jahr
Einmalige Kosten für Einführung Fachverfahren und elektronische Krankenkarte (Software)	18.500 €

 

 

Fazit:

1. Durch die Abgabe der Beihilfe- und Heilfürsorgebearbeitung an den

 V M-V entsteht ein Mehraufwand in Höhe von 4.710 €/Jahr.

 

2. Der Mehraufwand von 4.710 €/Jahr fällt bei Betrachtung der Gesamtkosten für die Beihilfe und Heilfürsorge von 336.000 €/Jahr für 480 Beamte sehr gering aus.                                           

 

3. Das für die Beihilfebearbeitung bisher eingesetzte Personal wird umgesetzt bzw. mit derzeit vakanten Aufgaben betraut (nicht besetzte Stellen(-anteile)

 

4.  Die nichtmonetären, organisatorischen Einflüsse und Risiken sind vor allem:

 

- durch die kontinuierlich steigenden Qualitätsanforderungen ungenügende Sicherstellung der Aufgabenerledigung

- unsichere Gewährleistung einer flexiblen Vertretbarkeit

- Aneignung, Bewahrung und Weitergabe des Wissens in diesem Spezialgebiet ist permanent (latent) gefährdet

- die anstehenden Digitalisierungserfordernisse bei der Beihilfestelle sind mit einem erheblichen zeitlichen Mehraufwand verbunden, ohne derzeit eine Aussage zum dauerhaften Nutzen treffen zu können

 

Schlussfolgerung:

 

In Abwägung aller Aspekte ist - trotz des (geringen) finanziellen Mehraufwandes - die Erweiterung der freiwilligen Mitgliedschaft um die Aufgaben „Beihilfe und HFS für aktive Beamt*innen“ der zweckmäßigste Weg für die Verwaltung der HRO.

 

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Teilhaushalt: 10

 

Produkt:   11201      Bezeichnung:   Personal

 

ggf. Investitionsmaßnahme Nr.:   Bezeichnung:

 

Haushalts-jahr	Konto / Bezeichnung	Ergebnishaushalt		Finanzhaushalt
		Erträge	Auf- wendungen	Ein-zahlungen	Aus-zahlungen
2021	51110000-Versorgungsaufwendungen Beamte		4.710		4.710

 

 

X

Die finanziellen Mittel sind Bestandteil der zuletzt beschlossenen Haushaltssatzung.

 

Weitere mit der Beschlussvorlage mittelbar in Zusammenhang stehende Kosten:

 

X

liegen nicht vor.

 

werden nachfolgend angegeben

 

 

 

 

 

Claus Ruhe Madsen