Informationsvorlage - 2020/IV/1547

Sachverhalt:

 

Die Bürgerschaft der Hanse- und Universitätsstadt Rostock hat in der Bürgerschaftssitzung am 09. September 2020 mit Beschluss 2020/AN/1178 festgelegt, dass zur Sitzung der Bürgerschaft am 21. Oktober 2020 ein Bericht vorzulegen ist, der den Grad und Umfang der coronabedingten Homeoffice-Tätigkeit der Verwaltung, die daraus gesammelten Erfahrungen sowie die derzeitigen Schlussfolgerungen für die zukünftige Ausgestaltung des Arbeitens im Homeoffice bzw. des mobilen Arbeitens darlegt.

 

In Umsetzung des durch die Bürgerschaft beschlossenen PERMAKOs, insbesondere des Personalmanagementzieles „Hervorheben und steigern der Attraktivität der Stadtverwaltung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock als bestehende und künftige Arbeitgeberin bzw. Dienstherrin, verbunden mit dem Handlungsfeld 4.1 „… dafür Sorge tragen, dass Beschäftige leistungsfähig, gesund und motiviert bleiben ..“, haben der Personalrat und der Oberbürgermeister am 13. März 2020 die Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ gezeichnet.

 

Die Dienstvereinbarung ermöglicht das Arbeiten an mobilen Endgeräten (Laptops, Tablets usw.) außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte. Vollbeschäftigte können in Abstimmung mit den unmittelbaren Vorgesetzten unkompliziert bis zu 8 Stunden in der Woche außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte arbeiten.Teilzeitbeschäftigte können bis zu einem Fünftel ihrer arbeitsvertraglich vereinbaren wöchentlichen Arbeitszeit mobil arbeiten.

 

Die Verwaltung stellt unter Beachtung der datenschutz- und haushaltsrechtlichen Bestimmungen mobile Geräte zur Verfügung und richtet den geschützten Zugang und die verschlüsselte Übertragung ein.

 

Zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ verfügten 180 Beschäftigte von 1.800 Büroarbeitsplätzen über mobile Endgeräte. Zu Beginn der Coronapandemie wurden aus dem gebildeten Coronabudget sofort weitere 110 Laptops gekauft und zur Sicherung der Arbeitsfähigkeit an die Ämter verteilt.

 

Für die Umsetzung des Medienentwicklungsplanes an Schulen waren bereits ganze Klassensätze mobiler Endgeräte beschafft worden.

 

 

Da die Schulen komplett geschlossen waren, wurden weitere 231 Laptops ausgeliehen und ebenfalls für mobiles Arbeiten in der Verwaltung eingesetzt. D.h. 521 mobile Geräte konnten von Ende März 2020 an für das mobile Arbeiten eingesetzt werden. Die Rückführung der Schullatops begann im Juli d.J. und wurde Mitte August abgeschlossen.

 

Durch die bestehende Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie auch die im Lockdown eingesetzten privaten Endgeräte wurde die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung gesichert, alle notwendigen Dienstleistungen gegenüber Einwohnerinnen und Einwohnern und Unternehmen erbracht.

 

Wie in vielen Bereichen des gesellschaftlichen Lebens in der Hanse- und Universitätsstadt Rostock beschleunigten die Rahmenbedingungen der Coronapandemie unterschiedlichste digitale Prozesse und veränderten die Arbeit in der Verwaltung.

 

Online-Terminvergaben, erste online Dienstleistungen der Verwaltung über das Serviceportal des Landes Mecklenburg-Vorpommern, Video- oder Telefonkonferenzen sowie regelmäßiges mobiles Arbeiten wurden durchgeführt.

 

In Abstimmung mit der Personalvertretung wurde das mobile Arbeiten – jetzt Corona-Arbeiten – nach Genehmigung auf bis zu 16 Stunden bis zum 31. Dezember 2020 ausgeweitet.

 

Im August hatten die Beschäftigten der Stadtverwaltung Rostock, für die die Dienstvereinbarung  24 "Mobile Arbeit“ gilt, die Möglichkeit, ihre Erfahrungen der letzten Monate kundzutun. Fast 40% der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dem Aufruf gefolgt und haben den Onlinefragebogen beantwortet.

Nun liegen die Ergebnisse vor:

Über 75% sind zufrieden mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens im Allgemeinen und rund 9 von 10 Befragte wollen auch zukünftig mobil arbeiten. Wenn mobiles Arbeiten nicht oder nur bedingt möglich ist, liegt es vor allem am fehlender Zugriff auf Akten und Dokumente, fehlenden technischen Möglichkeiten und an einer generellen Unvereinbarkeit mit Arbeitsaufgaben wie bspw. Publikumsverkehr.
 

Einig sind sich die Beschäftigten, dass es für mobiles Arbeiten Vertrauen und ein hohes Maß an Eigenverantwortung bedarf. Auch die Aussagen „mobiles Arbeiten unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie“ und „mobiles Arbeiten schafft Freiräume“ erhielten eine hohe Zustimmung.

Der Fragebogen enthielt auch einen Part, der sich explizit an Beschäftigte mit Führungsverantwortung richtete. 131 Führungskräfte haben die Fragen zur Arbeitsorganisation und den Vor- und Nachteilen der mobilen Arbeit beantwortet. Zum überwiegenden Teil wurden die Arbeitsinhalte für die mobile Arbeit im Vorfeld mit den Führungskräften abgestimmt und Arbeitsergebnisse ausgewertet. 64% sehen (zumindest teilweise) Mehraufwand durch mobiles Arbeiten, aber nur ein kleiner Teil der Führungskräfte schätzt die Umsetzung der Führungsverantwortung beim mobilen Arbeiten als nicht möglich ein. Weitere Ergebnisse der Befragung befinden sich in der Präsentation im Intranet.

 

Zu den Haupteindrücken der Umfrage, was soll zukünftig geändert werden, gehörten u.a.

 

• die bedarfsgerechte Ausstattung mit Technik (Laptops, Diensthandy, Bildschirme etc.)
   
• Zeitanteile für mobiles Arbeiten erhöhen
   
• Ausbau technischer Zugriffsmöglichkeiten – wie E-Akte, DMS oder stabile VPN-Verbindung

 

• Vorantreiben der Digitalisierung der Verwaltung – hier ganzheitlicher Ansatz
   

Erste Schlussfolgerungen aus den mobilen „Corona-Arbeiten“ sind:

 

• Beschaffung weiterer 390 mobiler Endgeräte noch in 2020
   
• 2021 Anschaffung weiterer 500 mobiler Endgeräte
   
• Aufrüstung des Rechenzentrums durch PC-Virtualisierung. Bisher wurde mobil auf den PC im Büro zugegriffen, künftig ist es möglich, mit beliebigen Endgeräten auf „seinen“ virtualisierten PC zuzugreifen.
  
  Die virtuellen PCs laufen auf zentralen Servern im Rechenzentrum. Noch im Haushaltsjahr 2020 stehen zur Beschaffung von 10 Servern und 1.200 Citrix Virtualisierungalizenzen Mittel in Höhe von 650 TEUR zur Verfügung. (800 Lizenzen wurden bereits gekauft.)

 

Durch die Beschäftigten des Rechenzentrums wird in den nächsten Monaten die Umstellung der virtualisieren PCs und Fachanwendungen (170) auf die neue Technologie vorgenommen.

 

Die Arbeitsgruppe „Zukünftige Ausgestaltung von Homeoffice“ nimmt unter Leitung des Hauptamtes am 03. November 2020 ihre Tätigkeit auf.

 

 

in Vertretung

 

 

 

Dr. Chris Müller-von Wrycz Rekowski

Erster Stellvertreter des Oberbürgermeisters

und Senator für Finanzen, Digitalisierung und Ordnung