HANSESTADT ROSTOCK		Nummer
DER OBERBÜRGERMEISTER		0437/08-BV
Beschlussvorlage		Amt
		20,32
Beschlussvorschriften		Datum
§§ 22 und 43 KV M-V		24.07.2008
Gremium	Sitzungstermin	Genehmigungsvermerk
Bürgerschaft	15.10.2008 16:00	I, gez. Methling
Beratungsfolge	Sitzungstermin	federführend
Ortsbeirat Reutershagen (8) Ortsbeirat Evershagen (6) Ortsbeirat Kröpeliner Tor-Vorstadt (11) Ortsbeirat Biestow (13) Ortsbeirat Südstadt (12) Ortsbeirat Hansaviertel (9) Ortsbeirat Stadtmitte (14) Ortsbeirat Markgrafenheide, Hohe Düne, Hinrichshagen, Wiethagen, Torfbrücke (2) Ausschuss für Stadt- und Regionalentwicklung, Umwelt und Ordnung Ortsbeirat Dierkow-Ost, Dierkow-West (17) Ortsbeirat Schmarl (7) Ortsbeirat Seebad Warnemünde, Diedrichshagen (1) Ortsbeirat Gartenstadt-Stadtweide (10) Ortsbeirat Toitenwinkel (18) Ortsbeirat Lütten Klein (5) Ortsbeirat Gehlsdorf-Nordost (19) Ortsbeirat Brinckmansdorf (15) Ortsbeirat Dierkow-Neu (16) Ortsbeirat Groß Klein (4) Finanzausschuss Hauptausschuss Ortsbeirat Lichtenhagen (3)	12.08.2008 18:00 12.08.2008 18:00 13.08.2008 19:00 13.08.2008 19:00 14.08.2008 18:30 19.08.2008 18:00 20.08.2008 19:00 27.08.2008 18:00   28.08.2008 17:00     02.09.2008 18:30 02.09.2008 19:00 02.09.2008 19:00   04.09.2008 18:00 04.09.2008 18:30 04.09.2008 18:30 08.09.2008 19:00 09.09.2008 18:30 09.09.2008 19:00 16.09.2008 18:30 18.09.2008 17:00 23.09.2008 17:00 30.09.2008 18:30	II, gez. Scholze
Gegenstand		beteiligt
Projektauftrag zur Umsetzung des Bürgerschaftsbeschlusses Nr. 0817/07-BV vom 19.12.2007 - Haushaltsicherungskonzept 2008-2011, Hier: Seite 17 – Punkt 2.3.1 Die Ortsämter

 

bereits gefaßte Beschlüsse	zu ändernde Beschlüsse	aufzuhebende Beschlüsse
0738/05-BV, 0552/07-BV 0817/07-BV

 

Beschlussvorschlag

Die Bürgerschaft der Hansestadt Rostock beauftragt den Oberbürgermeister mit der Durchführung folgender Maßnahmen: 1. Die Anzahl der Ortsämter ist von zurzeit 8 Ortsämtern auf zukünftig 5 Ortsämter unter Beachtung der Kündigungsfristen der bestehenden Mietverträge (s. Tabelle 2) und der personalwirtschaftlichen Situation zu reduzieren.   2. Die Arbeit der Ortsämter ist auf Grundlage des Konzeptes „Ortsamt 2000" fortzuführen.   3. Im nächsten Stellenplan sind die auf der Grundlage des Konzeptes "Ortsamt 2000" benötigten 43 Stellen abzubilden.   4. Die Hauptsatzung und die Ortsbeiratssatzung sind an die Änderung der Struktur der Ortsämter anzupassen.

 

finanzielle Auswirkungen

Miet- und gebäudebezogene Sachkosteneinsparung in Höhe von ca. 200 T€

 

Begründung

Im Bericht des LRH zum Ergebnis der überörtlichen Prüfung der Hansestadt Rostock 2005/2006 wird unter Tz. 401 ausgeführt, dass sich die Vielzahl der Ortsämter kostensteigernd auswirkt, da das erforderliche Mengengerüst im „Massengeschäft“ zur Stellenauslastung nicht vorhanden ist. Die Reduzierung der Ortsämter wurde bereits in früheren Prüfungen des Landesrechnungshofes gefordert.

 

Der monetäre Projektauftrag des Haushaltssicherungskonzeptes 2008 bis 2011 bezüglich der Transfer- und Sachkosteneinsparung in den Ortsämtern ist sowohl für 2009 als auch für 2010 ff. mit einer noch zu erbringenden Differenz zum Sollergebnis 2010 ff. in Höhe von 17.734 EUR vorfristig erfüllt.

 

Die perspektivische Zusammenlegung von Ortsämtern und Neuordnung von Stellen sichert unter Beachtung der personalwirtschaftlichen Situation das Fortbestehen der Ortsämter mit bürgernahem und bürgerfreundlichem Ansatz.

 

Nach der Grundsatzbeschlussfassung zur Struktur der Ortsämter durch die Bürgerschaft sind durch die Verwaltung alle weiteren erforderlichen Maßnahmen einzuleiten und umzusetzen.

 

 

 

Roland Methling

Erläuternde Ausführungen

 

1.      Information zur Beschlusserfüllung

Der monetäre Projektauftrag des Haushaltssicherungskonzeptes 2008 bis 2011 (Punkt 2.3.1) bezüglich der Transfer- und Sachkosteneinsparung in den Orts­ämtern (OÄ) ist entsprechend der Beschlusslage ausgehend vom Jahre 2005 sowohl für 2009 als auch für 2010 ff. mit einer noch zu erbringenden Differenz zum Sollergebnis 2010 ff. in Höhe von 17.734 EUR vorfristig erfüllt (s. Tabelle 1). Das Ergebnis der Sachkostenanalyse, die aus der Kosten- und Leistungsrechnung des Stadtamtes resultiert, ergibt eine Einsparung in Höhe von 482.266 EUR für den Zeitraum 2005 bis 2007.

Diese Einsparung beinhaltet noch keine Aufgabe von Standorten der Ortsämter, die aber aufgrund der personalwirtschaftlichen Situation, also anhand der natürlichen Fluktuation durch altersbedingtes Ausscheiden von Beschäftigten in den nächsten Jahren, unumgänglich ist. An Standorten mit einer Zweier- oder Dreierstellenbesetzung kann keine optimale Aufgabenerfüllung und Absicherung der Öffnungszeiten gewährleistet werden.

Daher ist der begonnene Projektauftrag durch die PAG „Ortsämter“ unter folgenden Prämissen fortzuführen:

 

2.      Konzept „Ortsamt 2000“

Die Geschäftsführung und Betreuung der 19 Ortsbeiräte und deren Ausschüsse obliegen den Ortsämtern derzeit mit einer Gesamtzahl von 57 Stellen. Das Konzept „Orts­amt 2000“ mit der jetzigen Aufgabenerfüllung in den vier Säulen:

-                      Einwohneraufgaben (Pass- und Meldewesen),

-                      Service- Aufgaben,

-                      Geschäftsführung Ortsbeiräte,

-                      Konfliktmanagement

hat sich aus Sicht der Bevölkerung, des politischen Raumes sowie der Verwaltung der Hansestadt Rostock bewährt.

 

3.      Gesamtstellenbedarf

Der anhand von Fallzahlen und mittleren Bearbeitungszeiten errechnete künftige Gesamtstellenbedarf aller Ortsämter zusammen für die Aufgabenerfüllung in den genannten vier Säulen beläuft sich auf 43 Stellen. Die im Stellenplan 2008 Teil 1 basierend auf dem Untersuchungsergebnis der Firma VEBERAS Consulting GmbH abgebildeten 33,5 VbE sind nicht ausreichend, um alle Aufgaben gemäß „Ortsamt 2000“ abzusichern, sondern reichen maximal für die Erledigung der pflichtigen Einwohneraufgaben.

 

4.      Zusammenlegung von Ortsämtern

Die Hansestadt Rostock hat mit dem Konzept „Ortsamt 2000“ einen Weg beschritten, Dienstleistungen der Verwaltung

bürgernah                     - durch flächendeckend angeordnete Ortsämter und

bürgerfreundlich - durch Zusammenfassung häufig nachgefragter Leistungen

anzubieten. Um ein Mindestmaß an Bürgernähe und -freundlichkeit zu wahren und trotzdem notwendige haushaltskonsolidierende Effekte unter Berücksichtigung der personalwirtschaftlichen Situation in den Ortsämtern zu erreichen, ist eine Zusammenlegung von Ortsämtern erforderlich. Die bestehenden acht Ortsämter werden mittelfristig unter Einhaltung der Kündigungsfristen der Objekte und Bezugszeitpunkte ggf. neuer Objekte zu fünf neuen Ortsämtern mit veränderten Ortsamtsbereichen zusammengelegt:

 

OA- Bereich	Ortsamt	Ortsteile	Nr. der Ortsteile	Ortsbeirat (OBR)	Anzahl Stellen
Nordwest 1	OA 1	Warnemünde, Rostock-Heide, Lütten Klein, Evershagen	1 bis 7, 10, 11	1, 2, 5, 6	8
Nordwest 2	OA 2	Lichtenhagen, Groß Klein, Schmarl	8, 9, 12	3, 4, 7	7
West:	OA 3	Reutershagen, Hansaviertel, Gartenstadt/Stadtweide, KTV	13 bis 16	8, 9, 10, 11	8
Mitte	OA 4	Südstadt, Biestow, Stadtmitte, Brinckmansdorf	17 bis 20	12, 13, 14, 15	12
Ost:	OA 5	Dierkow-Neu, Dierkow-Ost, Dierkow-West, Toitenwinkel, Gehlsdorf, Rostock-Ost (OT 26-31)	21 bis 31	16, 17, 18, 19	8

 

Damit ist die Betreuung von Ø 4 Ortsbeiräten je Ortsamt und der Einzugsbereich von Ø 40.000 Einwohnern je OA- Bereich abgesichert.

 

 

5.      Auswirkungen der „5 Standorte Ortsämter“- Variante

 

-          Fristgerechte Abmietung der Objekte:

Die Abmietung der aufzugebenden Standorte von drei Ortsämtern kann unter Einhaltung der Kündigungsfristen im Laufe des Jahres 2010 erfolgen. Unter wirtschaftlichen Prämissen und der personellen Zuordnung ist die Verlängerung des Mietvertrages am Standort, eine Neuanmietung bzw. ein notwendiger Neubau zu prüfen. Die Realisierung der Variante ist aus kostenspezifischer Sicht erst im Laufe des Jahres 2010 optimal. Eine zeitliche Realisierung im Jahr 2009 ist mit zusätzlichen Mietkosten der aufzugebenden Standorte der OÄ verbunden.

 

-          Konzept „Ortsamt 2000“:

Die Grundidee und das Leistungsspektrum des „Ortsamtes 2000“ (pflichtige EWO- Aufgaben, OBR- Betreuung, Service-Aufgaben und Konfliktmanagement) bleibt mit der unveränderten Qualität der Aufgabenerfüllung weiter bestehen. Quantitativ können sich eventuell längere Warte- bzw. Bearbeitungszeiten auf Grund einer verringerten Ortsamtszahl ergeben.

 

-          Personalwirtschaftliche Situation:

Die Aufgabenerledigung soll mit einem Stellenumfang von 43 Stellen ausgeführt werden.        

 

Die OBR/Ausschüsse sind zu selbständigerem Arbeiten mit entsprechendem Technikeinsatz zu befähigen.

 

6.      Einspareffekte durch Standortentwicklung der Ortsämter

Einspareffekte können durch Aufgabe von Verwaltungsstandorten (s. Tabelle 2) und der damit verbundenen Reduzierung von Mietkosten und gebäude- und personalbebezogenen Sachausgaben erzielt werden.

 

 

 

Tabelle 2

 

Darstellung der aktuellen Vertragsverhältnisse zu Verwaltungsstandorten 

                                                                                                                                

Lfd. Nr	Ortsamt	Sitz	Eigentümer	Vertragsende	Kü-Frist	Stadtbereich
1	Warnemünde	Warnemünde, Alexandrinenstr 119 a.	Tourismus (KOE)	unbefristet		Warnemünde, Rostock-Heide
2	Groß-Klein/ Lichtenhagen	Groß Klein, A.- Tischbein- Str. 47/48	fremd	01.12.2010	12 Mon.	Lichtenhagen,Groß Klein
3	Lütten Klein	Lütten Klein, Warnowallee 30	fremd	unbefristet	6 Mon.	Lütten Klein
4	Evershagen/ Schmarl	Evershagen, Henrik- Ibsen- Str. 29/30	fremd	31.03.2010	12 Mon.	Evershagen, Schmarl
5	Reutershagen/ Hansaviertel/ Gartenstadt	Reutershagen, Goerdelerstr. 53	fremd	15.05.2010	12 Mon.	Reutershagen, Hansaviertel, Gartenstadt/ Stadtweide
6	KTV/ Stadtmitte/  Brinckmansdorf	Stadtmitte, Neuer Markt 3	fremd	31.01.2010		KTV, Stadtmitte, Brinckmansdorf
7	Südstadt/ Biestow	Südstadt, Ch.- Darwin- Ring 6	fremd	15.12.2016	12 Mon.	Südstadt, Biestow
8	Dierkow/ TW/ Gehlsdorf/ NO	Toitenwinkel, J.- Nehru- Str. 33	KOE			Dierkow Neu, -Ost, -West, TW, Gehlsdorf, Rostock-Ost