Informationsvorlage - 2020/IV/0809

Sachverhalt:

Projektauftrag:

In der Abteilung Unterhaltsangelegenheiten und Kindertagesförderung gibt es gegenwärtig für den Bereich Kita/Kindertagespflege ein Sachgebiet mit 11 Mitarbeiter*innen, die vorrangig in der Leistungsgewährung tätig sind (Berechtigungsscheine, Übernahme von Verpflegungskosten, Zahlbarmachung der Leistungen an freie Träger etc.) und ein Fachteam mit 4 Mitarbeiter*innen (Erlaubnisverfahren Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege, Mitwirkung bei Leistungs-, Entgelt und Qualitätsentwicklungsvereinbarungen, fachliche Grundsatzfragen etc.), das dem Abteilungsleiter direkt unterstellt ist.

Im Rahmen einer Organisationsuntersuchung durch das Prozessbüro des Hauptamtes wurde im Zeitraum von Mai bis Dezember 2019 die Vielzahl der komplexen Aufgabenstellungen, deren Praktikabilität und Effizienz in der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation analysiert.

Anlass dafür war insbesondere die aktuelle Entwicklung zur Veränderung des Kindertagesförderungsgesetzes (KiföG M-V) auf Landesebene, aus der zwangsläufig neue fachliche Anforderungen aber auch veränderte Aufgabenprofile und Arbeitsabläufe abzuleiten waren.

Es bestand der Bedarf, eine Aufgaben- und Strukturanalyse im Sinne von Aufgabenkritik hinsichtlich der Effektivität und Effizienz in der aktuellen Situation in Verbindung mit der Vorbereitung auf die zu erwartenden neuen rechtlichen Voraussetzungen vorzunehmen.

Ein wichtiges Ziel bestand weiter darin, vorhandene Ressourcen effektiv und effizient zu nutzen und eine fortschreibungsfähige Stellenbemessung durchzuführen, um den Fachaufgaben im Bereich Kita noch besser gerecht werden zu können.

Zum Abschluss der Organisationsuntersuchung wurden Optimierungspotentiale aufgedeckt und unter Beteiligung der Fach- und Führungskräfte Vorschläge für eine bessere Organisation und Struktur innerhalb der Abteilung „Unterhaltsangelegenheiten und Kindertagesförderung“ erarbeitet. Mit diesem Prozess erfolgte eine gute Vorbereitung auf neue rechtliche Anforderungen wie z.B. die beitragsfreie Kindertagesbetreuung ab 2020.

Im Ergebnis des arbeitsorganisatorischen Untersuchungsprozesses wurde eine Vielzahl an Maßnahmen festgelegt, die nun in gemeinsamer Verantwortung von Hauptamt und Amt für Jugend, Soziales und Asyl umzusetzen sind.

Maßnahmen:

1. Es erfolgt eine Anpassung der Aufbauorganisation und die Einführung einer neuen Struktur für die Bereiche Kita/Kindertagespflege mit zukünftig zwei Sachgebieten innerhalb der Abteilung:

-         Die Sachbearbeitung wird weiterhin im bestehenden Sachgebiet, das künftig „Leistungen Kindertagesförderung“ heißen wird, realisiert.

-         Die Tätigkeiten des bisherigen Fachteams werden gebündelt in einem zweiten Sachgebiet „Fachaufsicht Kindertagesförderung“.

Die neue Struktur soll durch eine entsprechende Organisationsverfügung zum 01.07.2020 in Kraft treten. Im Rahmen der Modifikation des Aufgabenprofils erfolgt eine Anpassung der Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen.

2. Die Analyse des Stellenbedarfs ergab:

-         Im Sachgebiet „Leistungen Kindertagesförderung“ sollen künftig 5,0 Vollzeitäquivalente (VzÄ) plus Sachgebietsleiter*in statt bisher 10,5 VzÄ tätig sein. Die Abteilung „Personal und Recht“ erhält den Auftrag, einen Plan zur Umsetzung von Mitarbeiter*innen auf andere Stellen innerhalb der Stadtverwaltung zu erarbeiten.

-         Für das neue Sachgebiet „Fachaufsicht Kindertagesförderung“ ist ein Personalbedarf von 6,0 VzÄ plus Sachgebietsleiter*in statt bisher 4,0 VzÄ errechnet worden. Die erforderlichen neuen Stellen werden aus dem Pool der frei werdenden Stellen des anderen Sachgebietes zur Verfügung gestellt.

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3. Für das Sachgebiet „Leistungen Kindertagesförderung“ erfolgt bis zum 30.09.2020 eine Evaluierung, da dann die Übergangsphase beendet ist und konkrete realistische Angaben hinsichtlich der Anzahl der Fälle und Bearbeitungsdauern nach dem neuen KiföG M-V bestehen. In der Folge kann die Stellenbemessung noch konkreter gefasst werden.

4. Sämtliche übergeordnete Themen wie Zuarbeiten, Presseanfragen, Stellungnahmen, Öffentlichkeitsarbeit, Erstellen von Informationsmaterial etc. sind nicht mehr durch alle Mitarbeiter*innen wahrzunehmen, sondern durch die Sachgebietsleitungen.

5. Den Mitarbeiter*innen des Bereiches Betriebserlaubnisverfahren und Fachberatung Kindertagesförderung soll künftig ein Anwendungsverfahren zur Verfügung gestellt werden. Idealerweise erfolgt eine Anbindung an die vorhandene Software Kinder- Einrichtungs-Verwaltung (KEV).

6. Im Rahmen der Schnittstellenproblematik zur Abteilung „Finanzen und Controlling“ wird eine Prozessaufnahme und Optimierung hinsichtlich der Investitionsplanung und des Verfahrens zur Entscheidung über Investitionsanträge erfolgen.

Zusammenfassend schätze ich ein, dass dies ein erster wichtiger Schritt ist, die fachliche Entwicklung im Leistungsfeld Kindertagesförderung weiter voran zu bringen. Es bleibt die Notwendigkeit, als Leistungsträger künftig mehr mit den Leistungserbringern im Fachdiskurs zu sein und pädagogische Prozesse sowie Abrechnungsmodalitäten einrichtungsbezogen stärker zu eruieren. Durch dieses Herangehen kann frühzeitig die Fachaufsicht beratend tätig werden mit dem Ziel, eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende qualitative Leistungserbringung zu gewährleisten und das Wohl der Kinder in den Kindertageseinrichtungen und in Kindertagespflege zu jeder Zeit sicher zu stellen.

Steffen Bockhahn

Senator für Jugend und Soziales,

Gesundheit, Schule und Sport