Stellungnahme - 2019/AM/0276-01 (SN)

Sachverhalt:

1.        Ist der Bericht in der Ostsee-Zeitung vom 30.08.2019 zutreffend, wonach das Ortsamt West in Reutershagen in der KW 35 an allen Arbeitstagen und das Ortsamt Groß Klein am Donnerstag, den 29.08.2019 geschlossen blieben?

Die Angaben aus der OZ zu den Schließungen der Ortsämter in der 35. Kalenderwoche sind korrekt.

2.      Handelt es sich bei den o.g. Fällen um Einzelfälle oder sind es Normallfälle? Welche weiteren Ämter der Hansestadt Rostock blieben in der KW 35 unangekündigt geschlossen?

Schließungen von Ortsämtern sind keinesfalls der Normalfall und haben immer einen konkreten Grund (Renovierung, Serverausfall, unzureichende Personalstärke etc.). So lag der letzte vorherige Ausfall einer Öffnungszeit in einem Ortsamt im April 2019. Grundsätzlich werden alle Abweichungen von regulären Öffnungszeiten städtischer Ämter über die Medien und die stadteigenen Informationskanäle (HRO!-App, social media, ...) öffentlich angekündigt.

3.      Liegen dem Rathaus Überlastungsanzeigen aus den o.g. Ortsämtern vor? Wenn ja, seit wann und wie viele?

Der Abteilung Personal und Recht liegt aktuell eine Überlastungsanzeige aus dem Ortsamt vor. Parallel wurde vom Stadtamt mehrfach auf zeitweilige Personalengpässe hingewiesen.

4.      Die Wahlen und die damit zusammenhängende Bindung der Mitarbeiter der Ortsämter ist längst vorbei, die kalte Jahreszeit und die damit verbundene steigendes Risiko an Erkältungen hat noch nicht begonnen. Wie erklärt die Oberverwaltung die erhebliche Verschlechterung der Öffnungszeiten?

Derzeit ist keines der bestehenden Ortsämter  geschlossen. Es gibt auch keine Häufung von Schließungen, die sich im Sinne eines Trends als Verschlechterung bezeichnen ließe. Es kommt lediglich vereinzelt und im Abstand von Monaten (s. o.) zum Ausfall von Öffnungszeiten, wenn technische Gründe vorliegen oder wenn die temporäre Abwesenheit mehrerer Mitarbeiter*innen (wegen Urlaub, Fortbildung, Schwangerschaft, Personalratsarbeit, Kind krank, Krankheit, ...) unglücklich zusammenfällt.

5.      Die Vorsitzende des Personalrates der Stadtverwaltung, Frau Watzema, berichtet über grundsätzliche Probleme, wie „die viel zu lange dauernde Nachbesetzung von Stellen“. Melden die Ortsämter frühzeitig den Bedarf an Nachbesetzung an? Wie reagiert die Oberverwaltung darauf? Gibt es entsprechende Prozesse der Nachbesetzung? Wenn ja, wer sind die Verantwortlichen für Einhaltung der Prozessregeln? Wie lange dauern Nachbesetzungen vom Hinweis des Personalrates bis zur Einstellung?

Die Ortsämter melden den Bedarf zur Nachbesetzung rechtzeitig an. Die Verfahren werden in der Abteilung Personal und Recht fortlaufend bearbeitet. Die Dauer des Verfahrens folgt dabei v. a. gesetzlichen Vorgaben, kann sich aber z. B. auch durch nötige Abstimmungsprozesse oder durch zunächst interne Ausschreibungen, die erfolglos bleiben, verlängern. Eine nahtlose Stellenbesetzung bei Ausscheiden von Beschäftigten bleibt Zielstellung aller Beteiligten.

6.      Geschlossene Ortsämter verzögern die Bearbeitung der Vorgänge (Anliegen der Bürger) und steigern die Nacharbeitszeit. Wird die Nacharbeit in der regulären Arbeitszeit umgesetzt? Welches zusätzliche Personal wird zur Nacharbeit der offenen Vorgänge zusätzlich zu Verfügung gestellt? Wer trägt die Kosten?

Ein geschlossenes Ortsamt führt nicht zu mehr Arbeitsvolumen, sondern nur zu dessen zeitlicher Verlagerung. Dies muss dann nach Wiedereröffnung abgearbeitet werden, entweder innerhalb der regulären Arbeitszeit oder notfalls im Rahmen von Überstunden (die zu einem anderen Zeitpunkt in Freizeit ausgeglichen werden). Insofern entstehen durch die Schließung eines Ortsamtes keine zusätzlichen Kosten. Allerdings trägt die HRO wie jeder andere Arbeitgeber das Risiko, Mitarbeiter/innen auch dann bezahlen zu müssen, wenn diese zeitweilig keine Arbeitsleistung erbringen können.

7.      Welche und wie viele Meldungen in Bezug auf Mehrbelastungen des Personals der Ortsämter der Hansestadt sind der Oberverwaltung in diesem Jahr bekannt?

Seitens des Stadtamtes wurde die Gesamtsituation der Ortsämter am 27.06.2019 und am 13.11.2018 an die Dienststelle herangetragen.

8.      Besteht die Gefahr, dass wegen verschlossener Ortsämter bzw. wegen verzögerter Bearbeitung der Anliegen der Bürger Ansprüche aus Amtshaftung gegen die Hansestadt geltend gemacht werden bzw. Rechtsstreitigkeiten entstehen könnten?

Diese Gefahr besteht nicht, denn dringende Anliegen der Bürgerinnen und Bürger können in allen anderen geöffneten Ortsämtern erledigt werden.

9.      Wie gedenkt die Oberverwaltung mit welcher Zeitplanung die Funktionalität der Ortsämter wieder ordnungsgemäß herzustellen?

Die Funktionalität der Ortsämter ist gegeben. Auf einer Teilpersonalversammlung am 16. September 2019 ist gleichwohl zur Verbesserung der Situation festgelegt worden, die Fehlzeiten in den Ortsämtern im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements zu untersuchen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Darüber hinaus wird die Stellenbemessung der Ortsämter im Rahmen einer Organisationsuntersuchung überprüft.

Bei 7 von 44 Stellen laufen derzeit Stellenbesetzungsverfahren, davon zwei befristete Einstellungen als Vertretung für Schwangerschaft/ Mutterschutz. Weitere Mitarbeiterinnen werden 2020 altersbedingt ausscheiden. Hier hat eine Stellenwiederbesetzung Priorität.

Dr. Chris Müller-von Wrycz Rekowski