Informationsvorlage - 2019/IV/4432

bereits gefasste Beschlüsse:   Beschluss 2018/AN/4080 vom 14.11.2018

Sachverhalt:

Laut Beschluss Nr. 2018/AN/4080 vom 14.11.2018 wurde der Oberbürgermeister beauftragt, den Zugang zum Bürgerinformationssystem bürgerfreundlicher zu gestalten.

Hierzu sollte geprüft werden, ob:

a)      im Zusammenhang mit der im Frühjahr 2019 geplanten Umstellung der Software für das Bürgerinformationssystem auf ALLRIS Version 4 die Anschaffung der Software OParl (Offenes Parlament) sinnvoll ist oder

b)      eine andere Lösung bevorzugt wird.

Das Prüfergebnis ist der Bürgerschaft in ihrer Sitzung im März 2019 vorzulegen.

Aktuelle Situation:
 

Jedes Jahr gibt es ca. 50.000 Zugriffe auf das Bürgerinformationssystem der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Beschwerden über mangelnde Zugänglichkeit liegen weder in der Verwaltung noch im Anwenderkreis vor.

Die 2 aktuellen Hinweise zur Verbesserung der Bürgerfreundlichkeit aus den Reihen der Bürgerschaft/ Fraktionen, welche uns nach unserer Nachfrage erreicht haben, betreffen die Übersichtlichkeit der Mitgliedschaften und einer übersichtlichen Auflistung von Beschlüssen der Bürgerschaft. Die Möglichkeiten zur Verbesserung diesbezüglich innerhalb des bestehenden Systems werden derzeit geprüft.

Die Umstellung auf ALLRIS 4 wird derzeit vorbereitet. Neben vielen technischen Modernisierungen und Funktionserweiterungen wird es Verbesserungen in der Bedienbarkeit und Ergonomie des Verfahrens geben.

OPARL-Schnittstelle:
 

Der Einsatz der OPARL-Schnittstelle verändert weder die Zugänglichkeit noch die die Bürgerfreundlichkeit des Zugangs zu ALLRIS.
OPARL liefert lediglich die Möglichkeit, dass beliebige Dritte die Dokumente und Sitzungsinformationen maschinell auslesen können. Die weitere Verwendung der ausgelesenen Daten wird durch OPARL nicht beeinflusst.
Dazu hatte sich die Verwaltung bereits ablehnend positioniert.

Andere Lösungen:
 

Die Recherche der Verwaltung hat ergeben, dass Kommunen ihre Informationen und Dokumente aus der Kommunalpolitik in ihren Bürgerinformationssystemen (BIS) veröffentlichen.
So ist die als Alternative genannte Schweriner Plattform „brs-schwerin.de“ keine Plattform der Landeshauptstadt Schwerin, sondern wird durch eine Privatperson betrieben. Das Auslesen des kommunalen BIS erfolgt durch Screen Scaping (etwa „am Bildschirm schürfen“), ein Vorgehen, das häufig genutzt wird, wenn der Herausgeber (hier die Landeshauptstadt) kein Interesse am mechanisierten Abruf seiner Daten hat. Ähnliches gilt für die Plattform „politik-bei-uns.de“. Auch dies ist keine breite kommunale Initiative. Lediglich aus 12 Gebietskörperschaften/ Kommunen finden sich auf der Basis von OPARL veröffentlichte Dokumente, deren Vollständigkeit in Frage steht.

Prüfergebnis:
 

Mit der Umstellung auf ALLRIS 4 wird es eine vereinfachte Benutzung des BIS geben, ein Fokus liegt auf Barrierefreiheit und Responsiveness. So passt sich das Layout des Bürgerinformationssystems der Bildschirmgröße an und damit lassen sich die Informationen auch auf mobilen Geräten mit kleineren Bildschirmen, wie z.B. Smartphones,  gut lesen. In die Anwendung ist ein DocReader integriert, Vorlagen, Sitzungen und pdf-Dateien können vorgelesen werden, wenn dieses Feature aktiviert ist. Sollten konkrete Verbesserungsvorschläge bzw. Anpassungswünsche bezüglich der Funktionalität von Allris 4 eingehen, würden zunächst die im System bereits vorhandenen Möglichkeiten geprüft. Sollten diese nicht ausreichen, können die Wünsche an den Softwarehersteller weitergeleitet und gegebenenfalls in einer späteren Version umgesetzt werden. Allris wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Prüfung anderer, angesprochener Plattformen zur Veröffentlichung kommunalpolitischer Dokumente ergab, dass diese Lösungen weder eine breite Nutzung erfahren, noch ohne OPARL-Schnittstelle sinnvoll funktionieren. Sie sind im Sinne des Antrags also keine anderen Lösungen.

Die Verwaltung hält die weitere ausschließliche Verwendung von Allris als sinnvollste Lösung.
Deshalb empfehlen wir, zunächst den Einsatz von Allris 4 abzuwarten und dessen Möglichkeiten auszuschöpfen. Sollten diese nicht ausreichend sein, kann die Oparl-Schnittstelle dann jederzeit mit Beschluss der Bürgerschaft freigeschaltet werden, womit dann aber, wie in der Stellungnahme beschrieben, diese Daten beliebigen Dritten zur Veröffentlichung überlassen werden, ohne Einfluss auf die Auswahl und Richtigkeit der Veröffentlichung zu haben.

Roland Methling