Stellungnahme - 2019/AM/4344-01 (SN)
Grunddaten
- Betreff:
-
Anfrage von Uwe Flachsmeyer (Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN)
Umsetzungsstand Digitalisierung und E-Government in der Stadtverwaltung
- Status:
- öffentlich (Vorlage freigegeben)
- Vorlage freigegeben:
- 06.02.2019
- Vorlageart:
- Stellungnahme
- Federführend:
- Hauptamt
- Fed. Senator/in:
- OB, Roland Methling
- Welche der ca. 575 Verwaltungsleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes sind für die Hanse- und Universitätsstadt Rostock relevant und welche sind davon bereits umgesetzt und somit online verfügbar?
Die 575 OZG Leistungen stellen eine zusammenfassende Leistungsgruppierung dar, somit ist die Anzahl der tatsächlichen Verwaltungsleistungen wesentlich höher. Am Beispiel Führerschein wird der Umfang gut erkennbar:
So werden aus einer OZG Leistung Führerschein für uns als ausführende Verwaltung 10 bis 12 Verwaltungsleistungen, die entsprechend digitalisiert werden müssen. Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock als kreisfreie Stadt hat im Vollzug die Leistungen im übertragenen Wirkungskreis sowie eigene Leistungen zu erfüllen. Pauschal wird die Aussage getroffen, dass die Kommunen ca. 75% aller Verwaltungsleistungen zu erbringen haben.
Aktuell sind die Online-Leistungen der Hanse- und Universitätsstadt Rostock im Internet abrufbar unter: http://rathaus.rostock.de/de/rathaus/online_services/258104
Es sind die Leistungen der Stadtbibliothek, das Wunschkennzeichen, KFZ, Online Anhörung, Fundbüro, Online Termine Standesamt, Migrationsamt usw.
2. Für welche weiteren Leistungen ist keine vorherige gesetzliche Änderung notwendig und sind somit bereits jetzt rechtlich umsetzbar?
Im Projekt Prioritätenplan der Hanse- und Universitätsstadt Rostock - abgeschlossen 2016 - wurden die weiteren Digitalisierungsmaßnahmen für die nächsten Jahre priorisiert. Bei diesem Projekt wurden u.a. auch die Möglichkeiten der Digitalisierung untersucht. Im Ergebnis wurden die Top 20 zu modernisierenden Leistungsbündel identifiziert. Ein wesentliches Ergebnis aus den OZG Digitalisierungslaboren ist genau diese Aufgabe, Digitalisierungshemmnisse zu identifizieren und ggf. Gesetzesänderungen anzustoßen. Diese Aufgabe ist bundesweit in Bearbeitung. Auch ohne diese Ergebnisse abzuwarten, ist schon jetzt auf der Grundlage des Prioritätenplanes die Arbeitsplanung Digitalisierung bis in das Jahr 2022 in der Hanse- und Universitätsstadt Rostock fortgeschrieben.
3. Wie viele und welche Leistungen sollen in Rostock bis 2022 umgesetzt sein?
Wir haben uns zum Ziel gestellt, pro Jahr 10 bis 15 Verwaltungsleistungen im oben genannten Kontext online zur Verfügung zu stellen. Aktuell sind die Verwaltungsleistungen Gewerbeanmeldung, Gewerbeabmeldung, Gewerbeummeldung, Ausnahmegenehmigung Parken erteilen, ändern, Ersatz liefern in der Umsetzung und sollen zum 01.04.2019 online geschaltet werden. Das Servicekonto (Bürgerkonto) wird dort bereits in die Antragsstellung intergiert sein. Im Verlauf des Jahres 2019/2020 werden weitere Online Anträge umgesetzt wie: Hundesteuer, Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis für die Durchführung einer Veranstaltung auf öffentlichem Verkehrsgrund, Antrag auf Gestattung eines vorübergehenden Gaststättenbetriebes, Antrag zum Betrieb eines Gaststättenbetriebes, Anmeldung einer Versammlung / Versammlung unter freiem Himmel, Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis (§29 Abs2. StVO) für die Durchführung eines Umzuges auf öffentlichen Straßen, Antrag einer Ausnahmegenehmigung zur Bewilligung von Parkerleichterungen für besondere Gruppen schwerbehinderter Menschen. Des Weiteren, setzen wir auf Kooperation und Arbeitsteilung im Land M-V. Dazu ist die Etablierung von Standards und Gewährleistung der Übertragbarkeit der Projektergebnisse eine Grundvoraussetzung, OZG zu bewältigen. Ein digitalisierter Verwaltungsprozess in einer Kommune einmal erstellt, soll mit minimalen Aufwänden in den anderen Kommunen zum Einsatz kommen können. Dazu ist der Einsatz der E-Government Basiskomponenten und standardisierter Verfahren notwendig.
4. Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind derzeit für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes zuständig und wie vielen Vollzeitäquivalenten entspricht dies?
Der E-Governmentbereich wurde mit dem Stellenplan 2018/2019 durch vier neue Stellen gestärkt, um die Digitalisierung und OZG-Umsetzungsbegleitung in der Hanse- und Universitätsstadt Rostock zu gewährleisten. In Summe stehen ab dem 01. April 2019 5,3 VZÄ zur Verfügung. Geplant ist die Zusammenführung der Bereiche E-Government und E-Akte zu einer Stabstelle Digitalisierung/Modernisierung, da die Modernisierungsprojekte nur sinnvoll im Zusammenhang zu betrachten sind.
5. Wird die Hanse- und Universitätsstadt Rostock die gesetzliche Vorgabe einhalten und ihre Akten ab 1.1.2020 elektronisch führen?
Die Einführung der elektronischen Akte und Vorgangsbearbeitung erfolgt in der Stadtverwaltung Rostock nach einem Stufenplan, der mit der Einführungsstrategie im Jahr 2017 erarbeitet und beschlossen wurde.
Demnach wurde im III. Quartal 2017 mit der Erarbeitung von folgenden Grundsatzdokumenten begonnen:
- Konzept ausfallsicherer Betrieb
- Schulungs- und Multiplikatorenkonzept
- Metadatenkonzept
- Überprüfung der Aktenplan- und Ablagestruktur
- Rechte und Rollenkonzept
- Konzept zur Aussonderung von Akten und Dokumenten
- Speicherung von Dokumenten entsprechend des Schutzbedarfes
Diese Konzepte regeln allgemeine Grundsätze und finden in allen Teilprojekten Anwendung.
Zum gleichen Zeitpunkt wurde das Projekt elektronischer Posteingang gestartet, das als Basis für jedes weitere Teilprojekt eine besondere Wichtigkeit hat.
Die Pilot-Teilprojekte „Seminarverwaltung“ und „Objektakte OE 67“ (Amt für Stadtgrün, Naturschutz und Landschaftspflege) starteten im Frühjahr 2018.
Alle drei Projekte werden voraussichtlich im Jahr 2019 abgeschlossen. Das weitere Rollout in entsprechenden Teilprojekten erfolgt ab dem III. Quartal 2019.
Die flächendeckende Einführung in der Stadtverwaltung Rostock ist bis 2027 geplant.
6. Wenn nicht: für welche Verwaltungsbereiche wird die Umstellung auf elektronische Akten bis 1.1.2020 voraussichtlich umgesetzt sein? Wie sieht der Zeitplan für die Umstellung der übrigen Verwaltungsbereiche aus?
In der Anlage befindet sich die Planungsübersicht für den Bereich Digitalisierung/Modernisierung bis 2021. Nach dieser Planung werden folgende Bereiche bis zum 01.01.2020 auf die elektronische Aktenführung umgestellt:
- Team E-Akte, OE 10 (Hauptamt)
- Seminarverwaltung 10.42 (SG Aus- und Fortbildung)
- Grünflächendatei OE 67 (Amt für Stadtgrün, Naturschutz und Landschaftspflege=
- elektronischer Posteingang – Pilot 10.2 (Abt. IuK)
- Steuern und Abgaben
- Gewerbeangelegenheiten
- Verkehrsbehördliche Anordnungen und Genehmigungen, Bewohnerparken
7. Welche Verwaltungsbereiche sind bereits jetzt auf elektronische Aktenführung im Sinne des E-Government-Gesetzes umgestellt?
Das Team E-Akte und die Mitarbeiter der Abteilung IuK bearbeiten ihre Sachakten bereits in der elektronischen Akte.
Da das Teilprojekt elektronischer Posteingang erst im Jahr 2019 fertig gestellt wird, erfolgt die Postverteilung noch auf dem herkömmlichen Weg und wird vorübergehend dezentral eingescannt. Die Abteilung IuK ist als Pilotprojekt für die elektronische Posteingangsbearbeitung vorgesehen.
Darüber hinaus werden in einigen Bereichen die Akten mit Hilfe von Fachverfahren elektronisch geführt, hierzu gehören die Bußgeldstelle, die Führerscheinstelle, die Zulassungsstelle und der Bereich Ortsämter/Einwohnerangelegenheiten. Hier handelt es sich um sogenannte Fallakten.
8. Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind derzeit im Team E-Akte für die Umstellung auf elektronische Aktenführung tätig und wie vielen Vollzeitäquivalenten entspricht dies?
Für das Gesamtprojekt sind zwei Projektleiter eingesetzt worden. Der technische Projektleiter ist zu 60 Prozent für das Projekt tätig und der Abteilung IuK, Sachgebiet Anwendungsverfahren zugeordnet. Die fachlich organisatorische Projektleiterin ist mit drei weiteren Mitarbeiterinnen in einer Stabstelle dem Abteilungsleiter IuK direkt unterstellt. Die Arbeitszeit beträgt 3,875 Vollzeitäquivalenten (VzÄ). Mit den Anteilen des technischen Projektleiters ergeben sich 4,475 VzÄ. Für das Haushaltsjahr 2019 ist eine weitere Stelle zur Besetzung vorgesehen.
9. Welche weiteren Vorgaben des E-Government-Gesetzes M-V sind für Rostock
bislang nicht umgesetzt?
Alle weiteren Vorgaben des E-Government-Gesetzes M-V sind in Umsetzung oder bereits umgesetzt. So wurde im Jahr 2018 mit dem Aufbau eines bürgerorientierten Servicebereiches im Internet begonnen. Hier werden standardisierte Informationen über die Verwaltungsleistungen und Onlinedienste angeboten. Im ersten Halbjahr 2019 wird dieser Bereich mit weiteren nutzerorientierten Informationen angereichert (Bürgerlagen, Unternehmenslagen), alles nach Anforderungen § 2-3 E-GovG. E-Payment wird bereits im Standesamtswesen, im Urkunden Portal sowie I-KFZ Bereich eingesetzt, § 4. Der § 5 wird aktuell im Projekt HRO@Business umgesetzt. Im Bereich Geodienste ist die HRO schon seit Jahren deutschlandweit führend mit den Projekten Open Data und Klarschiff.
10. Welche Investitionen in digitale Infrastruktur sind für die Umsetzung des E-Government-Gesetztes MV und des OZG noch nötig( Software Hardware)?
Die OZG Umsetzung bedarf in erster Linie Ressourcen für die Koordinierung, Abstimmung, Gewährleistung der Übertragbarkeit von Projektergebnissen und für die Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Umsetzung des OZG kann grundsätzlich auf mehreren Wegen mit unterschiedlichen Integrationstiefen erfolgen.
Ein Schwerpunkt wird die Umsetzung der Digitalen Verwaltungsprozesse auf technischer Grundlage der E-Government-Basisdienste der M-V-Plattform sein. Diese beinhaltet wesentliche Kompetenten wie die Infodienste, Servicekonto, Antragsstellung, Fallmanagement, Formularserver, E-Payment-Komponente, Geschäftsprozessmanagement-Plattform usw. Diese werden im Land M-V kooperativ finanziert (Kommune über FAG) vom DVZ betrieben und gemeinsam von Land und Kommunen weiterentwickelt. Das Projekt HRO@Business hat hier eine wesentliche Rolle übernommen, die kommunalen Anforderungen im Sinne der OZG-Umsetzung an diese Komponenten im Gesamtkonzept zusammenzutragen. Mit diesem generalisiertem System lassen sich nach Fertigstellung der Prototypen (geplant 1.4.2019), sehr viele Verwaltungsprozesse digitalisieren.
Ein zweiter Weg ist die Einführung von geeigneten Online Modulen von leistungsfähigen Softwarehäusern. Viele Firmen sind aktuell dabei, diese Module zur produktreife zu entwickeln.
Die Digitalisierung wird in der Projektphase Geld kosten. Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist bemüht, hier dem kooperativen Ansatz zu folgen und das Land M-V in die Pflicht zu nehmen, hier auch mehr finanzielle Verantwortung zu übernehmen.
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