Beschlussvorlage - 2017/BV/2756

Beschlussvorschlag:

Die Zustimmung zu außerplanmäßigen investiven Auszahlungen in Höhe von 28.000 EUR im Finanzhaushalt 2017 wird für folgendes Produktkonto erteilt:

25202.78571000 Auszahlungen für bewegliche Sachen des Anlagevermögens über der Wertgrenze von 410 EUR Pos. 4 Möbel und Einrichtungsgegenstände

Die Deckung erfolgt in Höhe von 28.000 EUR aus der Bildung eines investiven Haushaltsausgaberestes im Teilhaushalt 73 Deckungskreis 8733 Produktkonto 78532000 Maßnahme 73533012014128 Pos. 4 Löschwasserteich Nienhagen.

Beschlussvorschriften: § 6 Abs. 4 Hauptsatzung

bereits gefasste Beschlüsse: -

Sachverhalt:

Die Baumaßnahme „Erdgeschoß Stadtarchiv“ wurde vom Hauptamt (10) und dem Eigenbetrieb KOE (88) zusammen mit dem Architekturbüro Albers ab dem 15.11.2016 geplant. Die finanzielle Untersetzung der Planungen wurde dem Archiv der Hansestadt Rostock (47) am 27.2.2017 übergeben, mit der Aufforderung, außerplanmäßige Auszahlungen in einer Gesamthöhe von 28.000,00 Euro zu beschaffen, die in das Projekt eingebunden werden müssen, das zwischen dem 1.7. und dem 30.8.2017 umgesetzt werden wird. Die besagte Baumaßnahme im Archiv ist aus Effektivitätsgründen Teil der Baumaßnahme „Historisches Rathaus und Neues Haus“. Wenn sie so nicht stattfände, müsste sie neu separat geplant werden, weil das baulich mit ihr verbundene Stadthaus bereits renoviert wurde.

Das Stadtarchiv wurde seinerzeit nicht berücksichtigt, trotz mehr als sichtbaren Bedarfs (der verschlissene textile Fußbodenbelag im Öffentlichkeitsbereich beispielsweise stammt aus dem Jahr 1996). Durch eine Neuplanung für das Archiv würde sich die Maßnahme mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit um mehrere Jahre, wenn nicht Jahrzehnte verschieben.

Generell hatte OE 47, wie dargestellt, also keine Gelegenheit, notwendige Finanzen zur Beschaffung von Spezialmöbeln in reguläre Haushaltsplanungen einzuordnen. Auch ist es OE 47 nicht möglich, die Baumaßnahmen terminlich so zu verändern, dass die während bzw. zum unmittelbaren Abschluss der Baumaßnahmen benötigten Möbel und Einrichtungsgegenstände (die teilweise eingebaut werden) dann auch zur Verfügung stehen, wenn tatsächlich gebaut wird.

Im Zuge der geplanten Baumaßnahmen muss das Stadtarchiv für ca. 4 Monate geschlossen werden. Die Archivalien des Erdgeschosses werden verpackt und eingelagert, auch die wiederverwendbaren Spezialmöbel werden ausgebaut und eingelagert. Diese Tätigkeiten müssen durch Auftragsarbeit erledigt werden (z.B. Umzugsfirma) und verursachen Kosten. Sollten die Baumaßnahmen ohne eine Neumöblierung stattfinden, müsste das Erdgeschoss des Archivs auf mehr als 60 % der Fläche erneut vollständig beräumt werden, wenn die Möbel geliefert werden. Während der Bauzeit ist das Archiv für Stadtverwaltung und für Bürger nicht nutzbar Eine Schließung ist generell problematisch. Mehrfachschließungen in Folgejahren über längere Zeiten halten wir im Interesse der Rechtewahrung für Bürger und der Arbeitsfähigkeit der Stadtverwaltung für grundsätzlich nicht geraten, für Stipendiaten stellen Mehrfachschließungen in kürzeren Abständen ggf. gar eine unbillige Härte dar.

Ursache der zwingenden Verbindung von Möbelbeschaffung und Baumaßnahme ist die Modernisierung der beiden Lesesäle, wovon einer räumlich mit dem Eingangsbereich des Archivs eine Einheit bildet.

Dazu werden dringend Tische mit einem Elektroanschluss benötigt, die beschafft werden müssen. Ihre Größe und Bauart ist derzeit nicht bekannt. (Es handelt sich nicht um herkömmliche Tische; sie müssen beispielsweise eine gepolsterte Tischfläche haben, um Archivalien bei ihrer Nutzung zu schonen. Andersfalls entstünden in wenigen Jahren immer wieder erneut Kosten für ihre Restaurierung.) Sie müssen in Korrespondenz mit dem Platzangebot des Raumes nach arbeitsschutz- und arbeitssicherheitsrechtlichen Vorgaben (frei zugängliche Notausgänge, normierte Fluchtwege, Ausleuchtung u.a.m.) aufgestellt werden. An ihrem Stellplatz müssen die Tische mit im Fußboden verlegten Elektroleitungen verbunden werden können. Auch diese Verbindungen müssen den arbeitsschutz- und arbeitssicherheitsrechtlichen Vorschriften entsprechen. Wenn nicht bekannt ist, welche Tische beschafft werden, kann nicht bestimmt werden, wo sie stehen werden (bzw. stehen müssen), so dass auch keine Verlegung von Elektrokabeln in den Fußböden vorgenommen werden können. Werden die Möbel also nach Abschluss der Baumaßnahme beschafft, müssen die Fußböden der Lesesäle erneut aufgenommen werden, was erhebliche Zusatzkosten verursachen wird.

Im Archivwesen werden wie in allen anderen Bereichen der Stadtverwaltung Arbeiten mittels elektronischer Lösungen durchgeführt. Diese elektronischen Lösungen müssen auch allen Besuchern des Hauses zugänglich sein, andernfalls können die Effektivierungsmöglichkeiten der Computertechnik nicht zur Entfaltung gebracht werden. Kann jeder Besucher des Archivs selbständig in dessen Datenbanksysteme recherchieren, sinkt der Personalaufwand des Archivs zur Betreuung der Besucher; verkürzt sich die Verweilzeit der Besucher im Archiv, durch das schnelle Auffinden gewünschter Informationen durch Computereinsatz, kann die Zahl der vorzuhaltenden Arbeitsplätze im Archiv verringert werden. Wenn die Besucher für ihre Arbeiten ihre eigenen Computer verwenden, können Investitionen zur Ausstattung der Arbeitsplätze des Archivs mit Computern verhindert werden. Damit die Besucher ihre eigenen Computer einsetzen können, müssen die Arbeitsplätze mit einer Stromversorgung versehen werden, die nach arbeitsschutz- und arbeitssicherheitsrechtlichen Vorgaben – im Arbeitstisch - installiert ist.

Andernfalls werden die Besucher nicht ihre eigenen Geräte einsetzen, weshalb Effektivierungspotenziale für OE 47 sich reduzieren bzw. wegfallen werden.

Durch Baumaßnahmen, durch die Neuverlegung von Zuleitungen u.a.m. verändern sich nahezu im gesamten Erdgeschoß des Archivs die Raumsituation bzw. die Nutzungsbedürfnisse. Alte Möbel passen nicht mehr an den neuen Platz bzw. sie entsprechen nicht mehr der neuen Nutzungsüberlegung. Natürlich dient der Einsatz von zu beschaffenden Spezialmöbeln in den anderen Bereichen des Erdgeschosses des Stadtarchivs im vollen Umfang dem Fitmachen der Archivarbeit für die (technischen) Anforderungen des 21. Jahrhunderts. Unser Haus ist in dieser Sache seit langem trotz intensiven Mühens in Rückstand geraten, ein weiterer Verzug ist aus unserer Sicht weder in der Stadtverwaltung noch beim Bürger vermittelbar.

Im Jahre 2018 wird die Hansestadt Rostock Gastgeber des 88. Deutsche Archivtages sein und bis zu 800 Archivare aus Deutschland, den deutschsprachigen Ländern und anderen Nachbarländern Deutschlands begrüßen. Zu den Standardprogrammpunkten dieses Bundeskongresses gehören Führungen durch die örtlichen Archive. Das hiesige Universitätsarchiv ist vor zwei Jahren umfassend modernisiert worden und wird sich im besten Licht präsentieren. Das Stadtarchiv (der Oberbürgermeister hat den Verband der deutschen Archivarinnen und Archivare e.V. als Veranstalter des Kongresses nach Rostock eingeladen) wird sich entweder noch im Charme der 1990er Jahre zeigen, mit altmodischen, unpraktischen, durch Gebrauchspuren gekennzeichneten Einrichtungsgegenständen, zerschlissenen Fußböden, abblätternder Farbe an offenen Heizungsrohrleitungen und Türen sowie mit fleckigen Wänden und teilweise beschädigten Tapeten. Oder das Stadtarchiv wird sich halbfertig präsentieren, mit frischen Farben an den Wänden, aber alten Möbeln. Schließlich - und das läge am ehesten nahe, gelänge es, die notwendigen Auszahlungen für das Haushaltsjahr 2018 tatsächlich noch zu beschaffen (die Planungen dafür sind u.W. bereits abgeschlossen) - wird das Stadtarchiv wahrscheinlich während der Kongresszeit (September) geschlossen werden müssen, weil dann die Möbel geliefert und die zu ihrem Einbau notwendigen Baumaßnahmen stattfinden werden.

Für die Investitionsmaßnahme Nr. 4725202201400119 Mobiliar und Einrichtungen Pos. 4 Möbel werden benötigt:

Deckungskreis: 8472

Produktkonto:

Investitionstätigkeit:

1.              Berechnung der Gesamtaufwendungen/-auszahlungen

Begründung der vorgesehenen Mehraufwendungen/-auszahlungen

unabweisbar:

Das aus vier Maßnahmen bestehende Gesamtprojekt ist mit der zentralen Baumaßnahme verbunden, ohne die Investitionen können große Teile des Sanierungsprojektes nicht oder nicht so umgesetzt werden. Vermutlich müsste daraufhin die Baumaßnahme im Archivgebäude zurückgestellt werden. Einzelne dieser Maßnahmen sichern zudem die Zukunftsfähigkeit der Archivarbeit in der Hansestadt Rostock für die Verwaltung und die Bürger. Sollten sie jetzt nicht umgesetzt werden können, würde das Fachamt weiteren Boden bei der Einführung von Datenverarbeitungsprozessen in der Benutzerbetreuung verlieren.

unvorhersehbar:

Zum Zeitpunkt der Planung des Haushaltes 2017 war die Höhe der Investitionstätigkeit auf Grund fehlender Planungsunterlagen nicht bekannt.

2.              Nachweis der Deckung durch Minderaufwendungen bzw. -auszahlung

Produktkonto:

Begründung der Minderaufwendungen bzw. -auszahlung

Die finanziellen Mittel von insgesamt 28.000,00 EUR werden als Deckung für die Möblierung und Modernisierung des Erdgeschosses des Stadtarchivgebäudes zur Verfügung gestellt. Bei der Bildung der Haushaltsausgabereste 2016 wurden die dafür benötigten finanziellen Mittel in das Haushaltsjahr 2017 übertragen und stehen somit als Ausgabeermächtigung für die außerplanmäßige Auszahlung zur Verfügung.

Finanzielle Auswirkungen:

Teilhaushalt:              47 Archiv der Hansestadt Rostock

Produkt:               25202 Stadtarchiv

Teilhaushalt:              73 Amt für Umweltschutz

Produkt:               53301 Kommunale Wasserversorgung

Bezug zum zuletzt beschlossenen Haushaltssicherungskonzept:

kein Bezug