Beschlussvorlage - 2015/BV/1223

Beschlussvorschlag:

Die Zustimmung zur Leistung überplanmäßiger Aufwendungen im Ergebnishaushalt 2014 im Deckungskreis 5803 Wartungsverträge Hard- und Software in Höhe von insgesamt 63.244,96 EUR wird erteilt.

Beschlussvorschriften:

§ 6 Abs. 3 Nr. 11 Hauptsatzung der Hansestadt Rostock

Sachverhalt:

unabweisbar:

Die aktive Rechnungsabgrenzung (aRap) ist eine Leistungsforderung. Sie entsteht, wenn ein Aufwand des neuen Jahres bereits im alten Jahr eine Ausgabe darstellt.

Eine Rechnungsabgrenzung (RAP) ist notwendig, um den Erfolg eines Unternehmens selbst dann periodengerecht ermitteln zu können, wenn Geschäftsvorfälle mehrere Buchungen erfordern und diese unterschiedlichen Rechnungsperioden betreffen. Dies ist zum Beispiel regelmäßig dann der Fall, wenn die Lieferung und Leistung einerseits und die Zahlung andererseits nicht periodengleich stattfinden. Die Rechnungsabgrenzung ist also die buchhalterische Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge einer Rechnungsperiode, deren entsprechende (Gegen-) Leistungen erst in einer späteren Periode erfolgen werden. Rechnungsabgrenzungsposten stellen eine Art Verbindlichkeit bzw. Forderung dar.

Nach der sehr späten Erlaubnis des Rechnungsprüfungsamtes im Haushaltsjahr 2015, durften die im Haushaltsjahr 2013 automatisch gebildeten Rechnungsabgrenzungsposten mittels eines automatischen Rückbuchlaufs in der Software ProDoppik für das Haushaltsjahr 2014 den Aufwands- bzw. Ertragskonten zugeordnet werden.

Es wurden erst alle Erträge gebucht und später die Aufwendungen. Es werden alle Einzelbuchungen im Aufwand dargestellt, die aufgrund des zu niedrigen Ansatzes bisher nicht im Ist gebucht werden konnten. Das betrifft diverse Produkte im Sachkonto 56243010 Wartungsverträge Hard- und Software.

unvorhersehbar:

H+H informierte die Hansestadt im Januar 2015 über die Problemlösungen zu den fehlerhaften RAP- Läufen seit 2012. Die Ursache sind Stornierungen für Eingangsrechnung sowie Ausgangsrechnungen. Wurden Rechnungen mit automatischer Abgrenzung mit dem Buchungsschlüssel Ausgangs-/Eingangsrechnungs-Gutschrift aus den Aufwands- bzw. Ertragskonten storniert, wurde der automatisch gebildete RAP von H+H unberücksichtigt stehengelassen und führte zu falschen Beständen im Ursprungsjahr sowie zu falschen Aufwänden bzw. Erträgen im Folgejahr. Diese Fehler wurden ermittelt und in 2012 und 2013 korrigiert. Durch diese Veränderungen werden im HH-Jahr 2014 im DK 5803 im Konto 56243010 Wartungsverträge Hard- und Software insgesamt 63.244,96 EUR benötigt.

Finanzielle Auswirkungen:

Der Mehrbedarf im Ergebnishaushalt 2014 in Höhe von 63.244,96 EUR in diversen Produkten im Deckungskreis 5803 - Wartungsverträge Hard- und Software wird gedeckt in gleicher Höhe durch Minderaufwendungen bei den Transportkosten 11401.56380000.

Teilhaushalt: 10

Produkt: diverse/56243010                                          Bezeichnung: Wartung Hard- und Software

Bezug zum Haushaltssicherungskonzept:

Es besteht kein direkter Bezug zum Haushaltssicherungskonzept.

Roland Methling