Stellungnahme - 2013/AN/4696-01 (SN)

Ausgangssituation:

Im Dezember 2011 wurde mit dem Bürgerschaftsbeschluss 2011/AN/2689 eine "Testphase  elektronische Sitzungsführung" beschlossen. Mit den Geschäftsführern der Fraktionen wurden im Januar 2012 folgende Anforderungen für die technische Austattung definiert:

·   Nutzung des Ratsinformationssystems Allris auf dem Tablet-PC

·   Alle sitzungsrelevanten Informationen stehen online zur Verfügung

·   Öffnen der integrierten PDF-Dokumente

·   Unterlagen müssen heruntergeladen werden können und offline zur Verfügung stehen

·   Eine Notizfunktion muss zur Verfügung stehen

Nach Recherchen und Untersuchungen durch die Abteilung IuK wurden Tablets mit dem Betriebssystem IOS (Apple) als am besten geeignet ermittelt (kein Öffnen der Allris-PDF-Dateien auf Android-Geräten möglich, Windows-Tablets waren nicht auf dem Markt).

Im April wurden iPad 2-Geräte mit Internetzugriff beschafft. Jedes Präsidiumsmitglied erhielt ein Gerät, die Fraktionen bis zu 8 Mitgliedern je 2 und Fraktionen mit mehr als 8 Mitgliedern  3 Geräte. Die Ausgabe der iPads erfolgte im Mai 2012. Um PDF-Dokumente anzusehen, offline zu speichern und mit Bemerkungen zu versehen wurde die kostenlose App “Adobe Reader“ empfohlen.

Der Personenkreis der Tester enthielt sowohl Personen, welche täglich mit einem PC arbeiten als auch Personen, die keinerlei Erfahrung mit PC oder Tablet hatten.

Für die Nutzer wurden Zugänge zum eMail-System der Stadtverwaltung bereitgestellt.

Im Mai 2013 wurde die Testphase mit den Nutzern ausgewertet.

Auswertung der Testphase:

Die Einarbeitungsphase war, aufgrund der einfachen Bedienbarkeit der Geräte, für die meisten Tester sehr kurz.

Sehr positiv bewertet wurden die Recherchemöglichkeiten zu jeder Zeit und an jedem Ort, sowohl im Internet als auch im Allris zu älteren Vorlagen als Vorbereitung für Bürgerschaftssitzungen und für politische Gespräche mit Rostocker Bürgern – eine bessere Vorbereitung in kürzerer Zeit ist möglich.

Sämtliche Vorlagen sind stets verfügbar und können z. B. auch während einer Bahnfahrt eingesehen werden. Man kann mit Hilfe des Tablet-PCs die Arbeitszeiten optimieren und Wartezeiten zum Arbeiten oder Lesen von Vorlagen nutzen. Das zeitaufwändige Sortieren der Papiervorlagen für die Sitzung entfällt.

Die Mailanbindung und Kalenderfunktion werden als großer Vorteil eingeschätzt. Mails können jederzeit und überall abgerufen und beantwortet werden. Termine können eingesehen, erstellt und koordiniert werden.

Für einen breiten Einsatz der Tablets-PC‘s  und der Nutzung des Ratsinformationssystems sind noch existierende Engpässe zu beseitigen (z.B. vor einer Bürgerschaftssitzung).

Aus diesem Grund soll für diesen Zweck ein neuer, leistungsfähigerer Server eingerichtet werden.

Sehr komplexe Anlagen, wie z.B. Bebauungspläne, lassen sich auf einem Tablet-PC nicht lesen. Das hängt nicht von der Größe der Datei an sich ab, so lässt sich z.B. der Entwurf zum Haushaltsplan mit 2.747 Seiten als Gesamtdokument durchaus lesen und durchsuchen, wenn auch mit einer etwas langsameren Geschwindigkeit als „normal“ große Dokumente.

Auch aus diesem Grund wurde empfohlen, nicht auf jegliches Papier zu verzichten, sondern größere Unterlagen, wie z.B. Haushaltsplan, Bebauungspläne weiterhin per Papier, in festgelegter Zahl, zu verteilen.

Empfehlung der Verwaltung

Die Testphase hatte auch aus Sicht der Verwaltung ein positives Ergebnis. Grundsätzlich können Tablets die Arbeit der Bürgerschaft, der Fraktionen und deren Geschäftsstellen positiv unterstützen.

In welchem Umfang der Einsatz von Tablet-PC’s zu einer Einsparung von Papier führt, konnte nicht erhoben werden, die Auswertung der Testphase zeigt jedoch, dass die Beteiligten hier eine klare Möglichkeit zur Aufwandsreduzierung in der Stadtverwaltung bei Vervielfältigungen und Verteilung von Vorlagen sehen.

An der Bereitstellung eines neuen Servers für das Ratsinformationssystem sowie weiterer Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit auch zu „Stoßzeiten“ wird durch die Verwaltung gearbeitet. Der neue Server wird termingerecht bereitgestellt werden.

Im Bürgerschaftssaal wird zukünftig WLAN bereitgestellt werden. Weitere Anforderungen sind bislang nicht definiert.

Die Fortführung des Projekts sollte als Umsetzungsprojekt erfolgen. Dabei sollte ein Ziel die weitere Reduzierung von für die Bürgerschaft bereitgestellten Druckerzeugnissen sein.

Die Kosten für die Bereitstellung von Tablet-PC`s betragen nach derzeitiger Kalkulation

einmalig 36.400 EUR. Diese sind im Entwurf zur Investitionsplanung berücksichtigt.

Weiterhin werden laufende Kosten (Verbindungsentgelte für mobiles Internet) in Höhe von 25.200 EUR pro Jahr im Ergebnishaushalt zu berücksichtigen sein.

in Vertretung