Bürgerinformationssystem

Vorlage - 2010/IV/0952  

 
 
Betreff: Standorte und Organisation der künftig 5 Ortsämter
Status:öffentlichVorlage-Art:Informationsvorlage
fed. Senator/-in:1. OB, Roland Methling
2. S 2, Georg Scholze
Federführend:Amt für Management und Controlling Beteiligt:Stadtamt
    Finanzverwaltungsamt (vor 31.10.2018)
Beratungsfolge:
Bürgerschaft Kenntnisnahme

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

zurückgezogen am 26

zurückgezogen am 26.04.2010, da Beschlussvorlage Nr. 2010/BV/1102 zu Standorten der künftig 5 Ortsämter vorliegt !

 

Beschlussvorschriften:

§ 38 Abs. 3 KV M-V

 

bereits gefasste Beschlüsse:

0437/08-BV

 

Sachverhalt:

 

1.      Organisation der künftig fünf Ortsämter

Bei der Bildung der neuen Ortsamtsbereiche (2009/BV/0785) infolge der Beschlussfassung der Bürgerschaft zur Reduzierung der Anzahl der Ortsämter von 8 auf 5 (0437/08-BV) hat sich die Verwaltung von folgenden Kriterien leiten lassen:

 

-          Betreuung der annähernd gleichen Anzahl Einwohner/innen je Ortsamtsbereich;

-          Betreuung der annähernd gleichen Anzahl Ortsbeiräte je Ortsamtsbereich;

-          Gleichlautendes Aufgabenangebot;

-          möglichst zentrale und damit bürgernahe Lage im Ortsamtsbereich.

 

Nach der in diesem Sinne abgestimmten Vorzugsvariante sollen durch die Ortsamts- Bereiche (OA-Breiche) die Ortsteile und Ortsbeiräte wie folgt betreut werden:

 

OA- Bereich: Nordwest 1 -    Ortsbeiräte: 1, 2, 4, 7

 

OA- Bereich: Nordwest 2 -    Ortsbeiräte: 3, 5, 6 

 

OA- Bereich: West -              Ortsbeiräte: 8 -11

 

OA- Bereich: Mitte -               Ortsbeiräte: 12 -15

 

OA- Bereich: Ost -                 Ortsbeiräte: 16 – 19


 

Die Änderungen sehen konkret wie folgt aus:

 

 

Bisher gehörten die Ortsteile Warnemünde, Diedrichshagen, Markgrafenheide, Hohe Düne, Hinrichshagen, Wiethagen und Torfbrücke zum OA-Bereich Warnemünde. Die Ortsteile Groß Klein und Lichtenhagen gehörten zum OA- Bereich Groß Klein (Klenow Tor), die Ortsteile Schmarl und Evershagen zum OA- Bereich Evershagen sowie der Ortsteil Lütten Klein zum OA- Bereich Lütten Klein.

 

Den Ortsamtsbereich Nordwest 1 sollen nach Beschlussfassung der Bürgerschaft die Ortsteile Warnemünde, Diedrichshagen, Markgrafenheide, Hohe Düne, Hinrichshagen, Wiethagen, Torfbrücke, Groß Klein und Schmarl bilden.

 

Den Ortsamtsbereich Nordwest 2 sollen die Ortsteile Lichtenhagen, Lütten Klein und  Evershagen bilden.

 

Der OA- Bereich West soll gebildet werden aus den Ortsteilen Reutershagen, Hansaviertel, Gartenstadt/Stadtweide und dem Ortsteil KTV aus dem vorherigen OA -Bereich Mitte.

 

Der OA- Bereich Mitte soll gebildet werden aus den Ortsteilen Stadtmitte und Brinckmansdorf sowie Südstadt und Biestow.

 

Es können sich also nach der Beschlussfassung Änderungen in den Ortsamtsbereichen Nordwest 1, Nordwest 2, West und Mitte ergeben.

 

Sollte die Bürgerschaft am 17.03.2010 der Beschlussvorlage 2009/BV/0785 folgen, wird das neue Ortsamt „Nordwest 1“ die im Schreiben des Oberbürgermeisters an den Vorsitzenden des Ortsbeirates Warnemünde, Herrn Prechtel, vom 02.Juli 2009 zugesagten Sprechzeiten in Warnemünde organisieren. Personell kann eine zusätzliche Sprechzeit in Warnemünde nur am Mittwoch, dem bisherigen Schließtag in den Ortsämtern, abgesichert werden. Vorstellbar sind Öffnungszeiten von 09:00 Uhr bis 17:30 Uhr.

 

Je nach Personalstärke muss eine Mittagsschließzeit vorgesehen werden. Es ist vorgesehen, das komplette Leistungsspektrum anzubieten.


2.      Information zu den Standorten und Arbeitsplätzen

 

Ortsamtsbereich

Ortsteile / Ortsbeiräte

Standorte

Arbeitsplätze

Verlagerung von Arbeitsplätzen

Nordwest 1

1 bis 7, 9, 12
(Seebad Warnemünde, Rostock- Heide, Groß Klein, Schmarl)

A.-Tischbein-Straße 48

(KLENOW TOR)

Am Strom 59

(nur an Sprechtag(en)

 

1 Ortsamtsleiter/in

1 Ortsamtsleiter/in (bis 11/11)

2 Hauptsachbearbeiter/in

6 Sachbearbeiter/innen

dav. aus OA Lütten-Klein

1 Ortsamtsleiter/in

1 Sachbearbeiter/in (bis 10/2010)

 

 

Ortsbeiräte 1, 2, 4, 7

Nordwest 2

8, 10, 11
(Lichtenhagen, Lütten Klein, Evershagen)

H.-Fallada-Straße 1

1 Ortsamtsleiter/in

1 Hauptsachbearbeiter/in

6 Sachbearbeiter/innen

 

dav.aus OA Evershagen

1 Ortsamtsleiter/in

1 Hauptsachbearbeiter/in

3 Sachbearbeiter/innen

 

dav. aus OA Lütten-Klein

2 Sachbearbeiter/innen

1 Sachbearbeiter/in (bis 03/2011)

Ortsbeiräte 3, 5, 6

West

13 bis 16
(Reutershagen, Hansaviertel, Gartenstadt/Stadtweide, KTV)

Goerdelerstraße 53 (Reuterpassage)

1 Ortsamtsleiter/in

1 Ortsamtsleiter/in (bis 02/11)

1 Hauptsachbearbeiter/in

6 Sachbearbeiter/innen

dav. aus OA Südstadt

1 Ortsamtsleiter/in

 

Ortsbeiräte 8 bis11

Mitte

17 bis 20
(Südstadt, Biestow, Stadtmitte, Brinckmansdorf)

Neuer Markt 3 (Teilanmietung bis 12/2011)

 

Neuer Markt 1 (Haus  Nr. 33/34 ab 12/2011)

1 Ortsamtsleiter/in

2 Hauptsachbearbeiter/innen

11 Sachbearbeiter/innen

dav. aus OA Südstadt

1 Sachbearbeiter/innen (09/2010)

1 Sachbearbeiter/innen (12/2010)

 

 

Ortsbeiräte 12 bis 15

Ost

21 bis 31
(Dierkow-Neu, Dierkow-Ost, Dierkow-West, Toitenwinkel, Gehlsdorf, Rostock-Ost (OT 26-31)

J.- Nehru- Str. 33

1 Ortsamtsleiter/in

1 Hauptsachbearbeiter/in

6 Sachbearbeiter/innen

keine Umsetzungen erforderlich

Ortsbeiräte 16 bis 19

 


Wie aus der Tabelle 1 ersichtlich, werden künftig als Standorte vorgesehen:

 

OA Nordwest 1           Groß Klein, A.-Tischbein- Str. 48 (Klenow Tor)

OA Nordwest 2           Evershagen, Hans- Fallada- Str. 1

OA West                    Reutershagen, Goerdelerstraße 53 (Reuterpassage)

OA Mitte                      Stadtmitte, Neuer Markt 1 (Haus Nr. 33/34)

– bis 12/2011 ehem. Hauptpost

OA Ost                       Toitenwinkel, J.- Nehru- Str. 33

 

Mit dem Bürgerschaftsbeschluss 0437/08-BV wurde die Verwaltung im Rahmen der Haushaltskonsolidierung beauftragt, die derzeitig bestehenden acht Ortsämter auf künftig fünf Ortsämter zu reduzieren, wobei unter Fortführung des Konzeptes „Ortsamt 2000“ und unter Umsetzung der Ergebnisse der Konsolidierungsmaßnahmen insgesamt 43 Arbeitsplätze vorzuhalten sind. Dieser Prozess ist nur unter Beachtung der bestehenden Miet- und Nutzungsverhältnisse möglich.

 

Kerngedanke der Standortwahl ist die möglichst optimale Verteilung der Standorte, deren Festlegung ausschließlich in den Verantwortungsbereich der Verwaltungsleitung fällt und für die eine Beschlussfassung der Bürgerschaft im Gegensatz zur Festlegung der Ortsamtsbereiche nicht herbeizuführen ist (das ist aus dem Grunde auch mit dem Beschluss 0437/08- BV nicht festgeschrieben worden). Die Verwaltungsstandorte sind also unter dem Aspekt der Erreichbarkeit mit öffentlichen Nahverkehrsmitteln und der weitestgehenden Einordnung in eigene Immobilien bzw. einer Reduzierung von Mietkosten festzulegen.

 

Unter diesen Prämissen wurden durch das Amt für Management und Controlling ab Mai 2009  unter Beteiligung des Eigenbetriebes "Kommunale Objektbewirtschaftung und –entwicklung“ die Möglichkeiten analysiert und eine entsprechende Standortwahl erarbeitet.

Dieser Vorschlag sichert gleichzeitig eine uneingeschränkte Verfügbarkeit von Standorten in den Ortsamtsbereichen und steht in Übereinstimmung mit den Ergebnissen (Vorzugsvariante C) des Abstimmungsprozesses zwischen dem Senator Herrn Scholze, den Vorsitzenden der Ortsbeiräte und den Ortsamtsleiterinnen und –leitern über die Zuordnung der Ortsbeirats- zu den Ortsamtsbereichen vom 28. Oktober 2009.

 

Insbesondere im Bereich Nordwest war es erforderlich, dieses ausgedehnte Gebiet sowohl in seiner nord-südlichen als auch der ost-westlichen Ausdehnung zu beplanen. Mit der Standortwahl Groß Klein im nord-östlichen Bereich sowie Evershagen im süd-westlichen Bereich wird diesem weitestgehend entsprochen; mit der Einordnung im Objekt Hans-Fallada-Str. 1 kann damit kurzfristig ein verwaltungseigenes Objekt genutzt werden.

 

Dem Ergebnis des Standortkonzeptes folgend wurde durch die Verwaltung festgelegt, den  Mietvertrag im Objekt Henrik-Ibsen-Straße 30 ohne Kündigung zum 31.03.2010 zu beenden; eine Nachverhandlung wird nicht mehr erfolgen. Die Betreuungsaufgaben für den Ortsteil
Evershagen werden künftig vom Standort Hans-Fallada-Str. 1 aus wahrgenommen.

Im Objekt Hans-Fallada-Str. 1 werden auf der Grundlage des beschlossenen Stellenplanes 2009 insgesamt 7 Arbeitsplätze vorgehalten.

 

Darüber hinaus wurde der Mietvertrag für den Bauteil 6 in der Warnowallee 30 zu Ende Mai 2010 gekündigt; eine befristete Weiterführung über diesen Zeitpunkt hinaus ist nicht vorgesehen. Die Betreuungsaufgaben für den Ortsteil Lütten Klein werden künftig ebenfalls vom Standort Hans-Fallada-Str. 1 aus wahrgenommen.

 

Damit wird dem Auftrag der Bürgerschaft aus dem Haushaltssicherungskonzept gefolgt, nach dem die Verwaltungsstandorte künftig weitestgehend in eigene Objekte einzuordnen sind, um Verwaltungskosten zu sparen. Die Entscheidung zur Beendigung des Mietvertrages für das Objekt Henrik-Ibsen-Straße 30 (Vertragsende ohne Kündigung zum 31.03.2010) bzw. Kündigung des Objektes Warnowallee 30 (Kündigungsfrist zum 31.05.2010) ergibt sich aus dem Vorgenannten und wurde intern den Ortsamtsleiterinnen und Ortsamtsleitern, der Leitung des Stadtamtes und dem zuständigen Senator Herrn Scholze zur Kenntnis gegeben.

 

Mit der Neuordnung der Standorte, insbesondere im Bereich Nordwest, ergeben sich zum Teil größere Umzüge, deren Ausgaben nach derzeitigem Stand betragen:

 

Ausgaben (in TEUR)

Zeitraum

2010 bis 2014

2010

2011

2012

2013

2014

Umzugskosten ca.

20.000

8.000

0

12.000

0

0

 

 

Dabei ist berücksichtigt, dass Arbeitsplätze (AP) an folgenden Objekten umzusetzen sind:

1. Freizug H.-Ibsen-Str. 33    7 AP    zum 31.03.2010        in  Objekt H.-Fallada-Str. 1

2. Freizug Warnowallee 30    8 AP    zum 31.05.2010        in  Objekt H.-Fallada-Str. 1 bzw.

 A.-Tischbein-Str. 48 (nur zus. AP)

 

Nach derzeitigem Stand ergeben sich nachfolgende Einsparungen:

 

Die Ermittlung o.g. Ergebnisse erfolgte auf der Basis nachfolgender Ausgangswerte:

 

-          Umzugskosten – Pauschale von 1.000 Euro je Arbeitsplatz (inkl. Endreinigung und Rückbau)

-          Sachkosten – Pauschale von 2.500 Euro je Arbeitsplatz (Hasiko 2010-2013)

-          Personalkosten Pauschale von 49.000 Euro lt. Ansatz 2009 -(durchschnittliche Brutto-Personalkosten im Bereich der Örtsämter)

 

 

Einsparung (in Tausend Euro) durch Wegfall von Stellen im Laufe des jeweils vorhergehenden Jahres

Zeitraum

2010-2014

2010

2011

2012

2013

2014

ca. Personalkosten

514.500

171.500

122.500

171.500

24.500

24.500

ca. Mietkosten

129.538

16.428

51.370

61.740

0

0

ca. Sachkosten

(IT-Kosten sind enthalten)

22.500

7.500

7.500

7.500

0

0

 

Anzahl der vorgesehenen Umzüge von vorhandenen Arbeitsplätzen im Bereich Ortsämter

Zeitraum

2010

2011

2012

2013

2014

Anzahl

8

0

12

0

0

 

Anzahl der Arbeitsplätze

 

Anzahl

 

Arbeitsplätze

Stellen

VbE

2009

52

56

53,25

2010

49

52

49,75

2011

46

49

47,25

2012

43

45

43,75

2013

43

44

43,25

2014

43

43

42,75

 

Mietkostenentwicklung

 

Mietkosten Jahr 2009
( Summe Kaltmiete + Betriebskosten) 

357.190

Mietkosten Jahr 2010 
( Summe Kaltmiete + Betriebskosten)

340.762

Mietkosten Jahr 2011 
( Summe Kaltmiete + Betriebskosten)

289.392

Mietkosten Jahr 2012 
( Summe Kaltmiete + Betriebskosten)

227.652

Mietkosten Jahr 2013 
( Summe Kaltmiete + Betriebskosten)

227.652

Mietkosten Jahr 2014 
( Summe Kaltmiete + Betriebskosten)

227.652

 

Im Vergleich Ausgaben zu Einsparungen ergeben sich nachfolgende Einsparungen:

 

 

Einsparung (In Tausend Euro)

Zeitraum

2010 bis 2014

2010

2011

2012

2013

2014

Summe

646.538

187.428

181.370

228.740

24.500

24.500

 

Mit dem Konzept „Ortsamt 2000“ wurde ein Prozess eingeleitet, die zum damaligen Zeitpunkt in verschiedenen Organisationseinheiten angebotenen bürgerorientierten Aufgaben zu bündeln und sowohl kostenoptimal als auch ortsnah anzubieten. In diesem Konzept wurden neben der Aufgaben- und Personaloptimierung die örtliche Situation und Entwicklungsmöglichkeiten geprüft.

 

Die Einrichtung von Großraumbüros war in der Projektphase Gegenstand der Diskussionen, fand aber keinen Eingang in das Konzept und ist somit keine Grundsatzvorgabe für die Verwaltung. Für alle zur Ansiedlung der Ortsämter genutzten Objekte werden unabhängig davon bestehende Voraussetzungen für die Ausbildung von Großraumbüros geprüft und nach Maßgabe der baulichen und finanziellen Möglichkeiten vorbereitet - so wie gegenwärtig die geplante Sanierung im Objekt Neuer Markt Haus 33/34 für das Ortsamt Mitte ein entsprechendes Raumkonzept bieten wird.

 

Im konkreten Fall Hans-Fallada-Straße 1 ist auf Grund des Gebäudes (tragende Zwischenwände) eine kostengünstige bauliche Veränderung zur Ausbildung eines Großraumbüros nicht gegeben. Neben 4 Räumen mit Einzel- und zwei Räumen mit Doppelarbeitsplätzen ist ein Arbeitsraum für die Ortsamtsleitung und ein gesonderter Warteraum mit über 21 m² vorgesehen.

Wohl wissend, dass die Wartesituation nicht optimal gelöst werden kann, werden unter dem Gesichtspunkt der Haushaltskonsolidierung Verwaltungsleistungen in einem der Stadt gehörenden Objekt angeboten mit den Möglichkeiten, die uns die angespannte Haushaltssituation bietet.

 

 

Eine erneute Fremdanmietung an einem Standort mit Großraumbüro an zentraler Stelle, z. B. in Lütten Klein, ist auf Grund  der haushalterischen Zwänge leider nicht möglich.

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

Finanzielle Auswirkungen:

 

im aktuellen Jahr:

Haushaltsstelle

Betrag

VMH

VWH

Anmerkung

 

 

 

 

 

Ausgaben:

8.000

 

x

Mehrausgaben

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Einnahmen:

195.428

 

x

Minderausgaben

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Verbindung zum aktuellen Haushaltssicherungskonzept:

 

für 4 Folgejahre:

Haushaltsstelle

Betrag

VMH

VWH

Anmerkung

 

 

 

 

 

Ausgaben:

 

 

 

 

2011

-

 

X

Mehrausgaben

2012

 12.000

 

X

-„-

2013

-

 

X

-„-

2014

-

 

X

-„-

Einnahmen:

 

 

 

 

2011

181.370

 

X

Minderausgaben

2012

240.740

 

X

-„-

2013

  24.500

 

X

-„-

2014

  24.500

 

x

-„-

 

 

 

 

 

Roland Methling